Trong chuỗi Logistics, quản lý kho hàng được coi là khâu quan trọng nhất vì nó ảnh hưởng đến tiến độ và trải nghiệm trực tiếp của khách hàng đối với thương hiệu. Cho nên, mỗi doanh nghiệp cần có quy trình quản lý kho Logistics để đạt được hiệu suất kinh doanh cao. Cùng Kệ công nghiệp VNT đi sâu tìm hiểu về các bước trong quy trình này gồm những gì sau đây.
Tại sao cần quản lý kho logistics
Quản lý kho logistics là một quá trình phức tạp, bao gồm việc tổ chức, kiểm soát và theo dõi tất cả các hoạt động liên quan đến việc lưu trữ, di chuyển và phân phối hàng hóa trong kho. Một hệ thống quản lý kho hiệu quả là yếu tố cốt lõi để đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Quản lý kho hàng
Khi quy trình quản lý kho logistics được thực hiện cụ thể, rõ ràng sẽ giúp việc vận hành xuất nhập hàng hóa trong kho được diễn ra liên tục. Tính ổn định được duy trì sẽ giúp hoạt động phân phối, sản xuất trên thị trường không bị đứt gãy.
Không chỉ thế, việc quản lý kho hàng logistics nếu được thực hiện khoa học sẽ giúp tăng sự an toàn trong bảo quản hàng hóa. Chúng giúp tận dụng tốt cơ sở vật chất từ đó có thể tiết kiệm chi phí đầu tư, về lâu dài còn giúp tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
6 bước cơ bản trong quy trình quản lý kho logistics
Quy trình quản lý kho hàng Logistics bao gồm 6 bước chuẩn hóa, được tiến hành tuần tự, vừa tiết kiệm chi phí, vừa tối ưu không gian lưu trữ trong kho:
Nhận hàng
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho đó là nhận hàng. Một quy trình nhập kho đạt chuẩn cần đảm bảo khâu nhận hàng đúng chuẩn (đúng mặt hàng, đúng số lượng, đúng thời điểm). Nếu không thực hiện đúng chuẩn sẽ kéo theo nhiều hệ lụy:
- Mặt hàng nhập kho không đạt chuẩn sẽ gây tốn diện tích không gian kho. Hơn nữa, sản phẩm sau này khó sàng lọc, dễ xảy ra sai sót khi đưa đến tay khách hàng.
- Số lượng hàng không đúng sẽ khiến việc quản lý kho bị động, không sắp xếp kịp không gian, làm xáo trộn kế hoạch lưu kho cho những dòng sản phẩm khác.
- Thời điểm không đúng sẽ không có người phụ trách nhập kho, không có không gian trống.
Chuyển vào kho
Sau khi nhận hàng, bước tiếp theo sẽ là vận chuyển hàng hóa vào kho. Khi đó, sẽ cần sự trợ giúp của xe kéo để việc vận chuyển dễ dàng, không tốn thời gian.
Sử dụng xe nâng trong kho
Hàng hóa vận chuyển vào kho sẽ được để ở những khu vực theo tính toán trước. Các mặt hàng cùng chủng loại sẽ để ở chung một khu vực, để sẵn sàng cho việc lưu kho.
>>> Bạn đọc quan tâm: Các loại xe nâng hàng trong kho được sử dụng phổ biến nhất
Lưu trữ
Sau khi nhận hàng, bước tiếp theo là lưu kho (vận chuyển hàng hóa vào kho). Theo đó, hàng hóa cần được sắp xếp vào kho sao cho gọn gàng, khoa học, hợp lý để vừa tiết kiệm không gian, vừa đảm bảo an toàn, xuất nhập kho dễ dàng.
Bước lưu kho thường bị xem nhẹ nhưng lại là bước giúp tăng hiệu quả trong quản lý kho hàng. Khi xếp dỡ hàng hóa cần xếp các sản phẩm cùng loại trên 1 ngăn/ tầng kệ để không mất thời gian cũng như hạn chế nhầm lẫn.
Tùy vào từng loại hàng hóa với trọng lượng khác nhau mà sử dụng giá kệ chứa hàng cho phù hợp. Hiện nay, giá đỡ trong kho có rất nhiều mẫu mã, kích thước phổ biến như kệ trung tải, kệ Selective, kệ Drive in,…. là những mẫu kệ đang được sử dụng phổ biến hiện nay.
Sử dụng giá kệ, phần mềm quản lý để phân bổ, bố trí hàng hóa
Lấy hàng
Khi có đơn hàng cần giao, nhân viên phụ trách sẽ đến kho để lấy hàng. Đây là bước tưởng đơn giản nhưng lại không dễ dàng, chỉ cần nhầm lẫn một chút (chẳng hạn lấy nhầm hàng) là có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Cho nên, quy trình lấy hàng cần rất cẩn thận, tỉ mỉ, hãy dành thời gian tìm kiếm, kiểm tra chính xác đúng chủng loại hàng hóa trước khi đóng gói. Nếu làm tốt quy trình này, doanh nghiệp có thể tiết kiệm lên đến 55% tổng chi phí vận hành kho.
Đóng gói
Sau khi lấy hàng, hàng hóa sẽ được đóng gói theo đơn để thuận tiện cho việc giao hàng. Tùy mỗi dòng sản phẩm mà có tiêu chí đóng gói riêng, chẳng hạn hàng dễ vỡ cần bọc lót kỹ càng; hàng thực phẩm cần bao bì đóng gói an toàn với sức khỏe; hàng là chất lỏng cần đặt đúng chiều để không bị đổ ra ngoài khi di chuyển….
Đóng gói cẩn thận để nếu chẳng may có sai sót, đơn hàng có thể hoàn trả về mà không phải nhận những lời phàn nàn của khách hàng.
Đóng gói là một khâu trong quy trình quản lý kho Logistics, nó cần được kết hợp với quy trình kiểm kê xuất kho, kiểm tra chất lượng kho hàng, cân đối số lượng hàng hóa từng ngày. Trong đóng gói, cung cấp dữ liệu, cần tính toán bổ sung số lượng hàng hóa bù đắp vào kho vào thời điểm thích hợp.
Vận chuyển
Khâu cuối cùng trong quản lý kho logistics đó là vận chuyển. Sau khi đóng gói, hàng hóa sẽ được đưa ra kho, cho lên xe vận chuyển đến tay khách hàng. Khâu vận chuyển cần đảm bảo an toàn, vì quá trình di chuyển trên đường có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa.
Những khó khăn và giải pháp trong quản lý kho logistics
Những thách thức
- Cần có hệ thống quản lý linh hoạt để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
- Doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến để duy trì lợi thế cạnh tranh.
- Khách hàng ngày càng đòi hỏi, yêu cầu phải giao nhận hàng hóa nhanh chóng.
- Các loại chi phí như chi phí nhân công, điện năng, bảo trì thiết bị… ngốn rất nhiều chi phí vận hành của doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp về logistics gặp rất nhiều khó khăn trong quản lý kho
Giải pháp tối ưu
- Cần đánh giá và xác định các điểm mạnh, điểm yếu cũng như cơ hội cải thiện trong hệ thống kho logistics hiện tại.
- Tìm kiếm và lựa chọn các giải pháp công nghệ, áp dụng quy trình phù hợp với quy mô và đặc thù của doanh nghiệp.
- Đào tạo đội ngũ nhân viên về các kỹ năng quản lý kho, sử dụng phần mềm và thiết bị.
- Thường xuyên đánh giá hiệu quả của hệ thống và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để tối ưu quy trình.
>>> Nhấn để xem: Những sai lầm khi thiết lập kho hàng logistics hiện nay
Cách quản lý kho logistics hiệu quả
Ứng dụng phần mềm trong quản lý
Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho WMS sẽ giúp bạn theo dõi hàng tồn kho chính xác, giúp quản lý các dơn hàng hiệu quả, tăng tốc độ cũng như thời gian xử lý đơn hàng, giảm thiểu sai sót. Có thể kết nối phần mềm quản lý kho với các hệ thống ERP, CRM để quản lý một cách toàn diện.
Ứng dụng phần mềm trong quản lý kho
Tối ưu hóa quy trình nhập xuất kho
Doanh nghiệp nên loại bỏ các bước không cần thiết, giúp đơn giản hóa quy trình quản lý. Ứng dụng công nghệ mã vạch để tăng tốc độ xử lý đơn hàng trong kho. Sắp xếp và phân loại hàng hóa theo các nhóm để dễ dàng quản lý và tìm kiếm.
Áp dụng 5S trong quản lý kho
Áp dụng phương pháp 5S bao gồm:
- Sàng lọc: Loại bỏ những vật dụng không cần thiết trong kho.
- Sắp xếp: Sắp xếp hàng hóa theo một hệ thống logic, dễ tìm kiếm.
- Sạch sẽ: Giữ gìn kho sạch sẽ, ngăn nắp.
- Săn sóc: Kiểm tra và bảo dưỡng các thiết bị, công cụ thường xuyên.
- Săn sóc: Thực hiện các hoạt động trên một cách thường xuyên.
Bảo quản và kiểm kê hàng hóa định kỳ
Đảm bảo các điều kiện bảo quản hàng hóa trong kho như nhiệt độ, độ ẩm, kệ kho logistics để hàng hóa. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra, kiểm kê hàng hóa thường xuyên để đối chiếu số liệu thực tế với phần mềm có chênh lệch không, phát hiện sớm các sai sót, hư hỏng về hàng hóa.
Với quy trình quản lý kho logistics đạt chuẩn sẽ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ, thời gian và chi phí vận hành. Đây là một trong những khâu quan trọng mỗi doanh nghiệp cần lưu ý. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu về sản phẩm giá kệ kho hàng chất lượng, thông minh cho kho logistics có thể liên hệ với kệ công nghiệp VNT để được tư vấn, báo giá.
Liên hệ:
- Kệ công nghiệp VNT
- Điện thoại: 0978 755 579
- Email: info@kecongnghiep.vn
- Website: https://kecongnghiep.vn
Tôi là Nguyễn Linh – Tôi đã có kinh nghiệm hơn 5 năm tư vấn setup giá kệ công nghiệp, kệ kho hàng. Tôi hy vọng những kiến thức mà mình chia sẻ có thể giúp mọi người xây dựng được hệ thống kho bãi hiệu quả, tối ưu diện tích và chi phí.
