Các bước trong quy trình quản lý kho Logistics và giải pháp tối ưu

Trong chuỗi Logistics, quản lý kho hàng được coi là khâu quan trọng nhất vì nó ảnh hưởng đến tiến độ và trải nghiệm trực tiếp của khách hàng đối với thương hiệu. Cho nên, mỗi doanh nghiệp cần có Quy trình quản lý kho Logistics để đạt được hiệu suất kinh doanh cao.

Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng là việc tổ chức, sắp xếp, giám sát công việc lưu kho hàng hóa để chờ xuất. Thông qua hoạt động quản lý kho này, doanh nghiệp có thể cập nhật tình hình kinh doanh, chất lượng, số lượng hàng tồn kho chính xác.

Quản lý kho hàng

Khi quy trình quản lý kho Logistics, kho nhà máy sản xuất được thực hiện cụ thể, rõ ràng sẽ giúp việc vận hành xuất nhập hàng hóa trong kho được diễn ra liên tục. Tính ổn định được duy trì sẽ giúp hoạt động phân phối, sản xuất trên thị trường không bị đứt gãy.

Không chỉ thế, việc quản lý kho hàng logistics nếu được thực hiện khoa học sẽ giúp tăng sự an toàn trong bảo quản hàng hóa. Chúng giúp tận dụng tốt cơ sở vật chất từ đó có thể tiết kiệm chi phí đầu tư, về lâu dài còn giúp tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Quy trình quản lý kho Logistics

Quy trình quản lý kho hàng Logistics bao gồm 6 bước chuẩn hóa, được tiến hành tuần tự, vừa tiết kiệm chi phí, vừa tối ưu không gian lưu trữ trong kho:

Nhận hàng: Sử dụng xe nâng, băng truyền tự động

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho đó là nhận hàng. Một quy trình nhập kho đạt chuẩn cần đảm bảo khâu nhận hàng đúng chuẩn (đúng mặt hàng, đúng số lượng, đúng thời điểm). Nếu không thực hiện đúng chuẩn sẽ kéo theo nhiều hệ lụy:

• Mặt hàng nhập kho không đạt chuẩn sẽ gây tốn diện tích không gian kho. Hơn nữa, sản phẩm sau này khó sàng lọc, dễ xảy ra sai sót khi đưa đến tay khách hàng.
• Số lượng hàng không đúng sẽ khiến việc quản lý kho bị động, không sắp xếp kịp không gian, làm xáo trộn kế hoạch lưu kho cho những dòng sản phẩm khác.
• Thời điểm không đúng sẽ không có người phụ trách nhập kho, không có không gian trống.

>>> Bạn đọc quan tâm: Các loại xe nâng hàng trong kho được sử dụng phổ biến nhất

Chuyển vào kho: Sử dụng xe nâng

Sau khi nhận hàng, bước tiếp theo sẽ là vận chuyển hàng hóa vào kho. Khi đó, sẽ cần sự trợ giúp của xe kéo để việc vận chuyển dễ dàng, không tốn thời gian.

Sử dụng xe nâng trong kho

Hàng hóa vận chuyển vào kho sẽ được để ở những khu vực theo tính toán trước. Các mặt hàng cùng chủng loại sẽ để ở chung một khu vực, để sẵn sàng cho việc lưu kho.

Lưu trữ: Sử dụng giá kệ, phần mềm quản lý để phân bổ, bố trí hàng hóa

Sau khi nhận hàng, bước tiếp theo là lưu kho (vận chuyển hàng hóa vào kho). Theo đó, hàng hóa cần được sắp xếp vào kho sao cho gọn gàng, khoa học, hợp lý để vừa tiết kiệm không gian, vừa đảm bảo an toàn, xuất nhập kho dễ dàng.

Bước lưu kho thường bị xem nhẹ nhưng lại là bước giúp tăng hiệu quả trong quản lý kho hàng. Khi xếp dỡ hàng hóa cần xếp các sản phẩm cùng loại trên 1 ngăn/ tầng kệ để không mất thời gian cũng như hạn chế nhầm lẫn.

Tùy vào từng loại hàng hóa với trọng lượng khác nhau mà sử dụng giá kệ chứa hàng cho phù hợp. Hiện nay, giá đỡ trong kho có rất nhiều mẫu mã, kích thước phổ biến như kệ trung tải, kệ Selective, kệ Drive in,…. là những mẫu kệ đang được sử dụng phổ biến hiện nay.

Sử dụng giá kệ, phần mềm quản lý để phân bổ, bố trí hàng hóa

Lấy hàng: Sử dụng thiết bị, công nghệ hỗ trợ

Khi có đơn hàng cần giao, nhân viên phụ trách sẽ đến kho để lấy hàng. Đây là bước tưởng đơn giản nhưng lại không dễ dàng, chỉ cần nhầm lẫn một chút (chẳng hạn lấy nhầm hàng) là có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Cho nên, quy trình lấy hàng cần rất cẩn thận, tỉ mỉ, hãy dành thời gian tìm kiếm, kiểm tra chính xác đúng chủng loại hàng hóa trước khi đóng gói. Nếu làm tốt quy trình này, doanh nghiệp có thể tiết kiệm lên đến 55% tổng chi phí vận hành kho.

Đóng gói: Sử dụng máy móc, thiết bị hỗ trợ

Sau khi lấy hàng, hàng hóa sẽ được đóng gói theo đơn để thuận tiện cho việc giao hàng. Tùy mỗi dòng sản phẩm mà có tiêu chí đóng gói riêng, chẳng hạn hàng dễ vỡ cần bọc lót kỹ càng; hàng thực phẩm cần bao bì đóng gói an toàn với sức khỏe; hàng là chất lỏng cần đặt đúng chiều để không bị đổ ra ngoài khi di chuyển…. Đóng gói cẩn thận để nếu chẳng may có sai sót, đơn hàng có thể hoàn trả về mà không phải nhận những lời phàn nàn của khách hàng.

Đóng gói là một khâu trong quy trình quản lý kho Logistics, nó cần được kết hợp với quy trình kiểm kê xuất kho, kiểm tra chất lượng kho hàng, cân đối số lượng hàng hóa từng ngày. Trong đóng gói, cung cấp dữ liệu, cần tính toán bổ sung số lượng hàng hóa bù đắp vào kho vào thời điểm thích hợp.

Vận chuyển: Sử dụng phần mềm trong vận chuyển, theo dõi hàng hóa

Khâu cuối cùng trong quản lý kho logistics đó là vận chuyển. Sau khi đóng gói, hàng hóa sẽ được đưa ra kho, cho lên xe vận chuyển đến tay khách hàng. Khâu vận chuyển cần đảm bảo an toàn, vì quá trình di chuyển trên đường có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa.

Quản lý kho cần lưu ý những gì?

Nâng cao chất lượng quản lý kho hàng logistics cũng chính là nâng cao chất lượng vận hành toàn chuỗi cung ứng. Từ những bài học kinh nghiệm cũng như sự cải thiện từ công tác quản lý kho của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước, dưới đây là những lưu ý quan trọng, mang đến những gợi mở giải pháp quản lý kho hiệu quả mà mỗi doanh nghiệp chắc chắn sẽ cần đến:

• Thống nhất quy chuẩn làm việc với đối tác: Không gian giới hạn kho, thời gian giao hàng, những thỏa thuận về trường hợp không đạt yêu cầu sẽ xử lý như thế nào, những vấn đề phát sinh…
• Sắp xếp không gian lưu trữ khoa học, mỗi chủng loại hàng hóa cần bố trí ở khu vực lưu trữ chung để thuận tiện cho việc lấy hàng, quản lý hàng hóa.
• Cải tiến cách thức lấy hàng nhằm tiết kiệm không gian thời gian. Hãy phân chia nguồn nhân lực một cách phù hợp để họ có thể chủ động làm công việc của mình nhằm tiết kiệm nhân công, tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành kho.
• Ứng dụng công nghệ quản lý kho tiên tiến nhằm đảm bảo đạt hiệu quả cao nhất trong quy trình quản lý kho logistics. 
• Từng biến động lưu trữ bảo quản hàng hóa như ký hiệu lưu kho, vị trí lưu kho kèm theo những yêu cầu đặc thù (nhiệt độ, độ ẩm, trọng lượng, giá trị hàng hóa…); các văn bản xuất nhập kho, hoàn trả hàng, biểu mẫu báo cáo….

>>> Nhấn để xem: Top 05 giải pháp lưu trữ kho thông minh, hiệu quả

Với quy trình quản lý kho Logistics đạt chuẩn sẽ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ, thời gian và chi phí vận hành. Đây là một trong những khâu quan trọng mỗi doanh nghiệp cần lưu ý. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu về sản phẩm giá kệ kho hàng chất lượng, thông minh có thể liên hệ với kệ công nghiệp VNT để được tư vấn, báo giá.

Liên hệ:

• Kệ công nghiệp VNT
• Điện thoại: 0942 083 698
• Email: kecongnghiepvnt@gmail.com
• Website: https://kecongnghiep.vn