Logistics là gì ? Quy trình hoạt động và các hình thức quản trị của Logistics

Vài năm trở lại đây, thuật ngữ Logistics được sử dụng phổ biến tại thị trường Việt Nam. Vậy Logistics là gì? Quy trình hoạt động và các hình thức quản trị của Logistics như thế nào? Những thông tin này sẽ được cung cấp qua bài viết dưới đây.

Logistics là gì?

Logistics là gì? Nguồn gốc của logistics

• Khái niệm Logistics

Có nhiều khái niệm về Logistics, theo Hội đồng quản trị logistics Hoa Kỳ  thì “Logistics là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát dòng di chuyển và lưu kho những nguyên vật liệu thô của hàng hóa trong quy trình, những hàng hóa thành phẩm và những thông tin liên quan từ khâu mua sắm nguyên vật liệu đến khi được tiêu dùng, nhằm thỏa mãn yêu cầu của người tiêu dùng”. 

Có thể hiểu đơn giản hơn, Logistics là một chuỗi nhiều hoạt động xoay quanh hàng hóa như: đóng gói, bao bì, lưu trữ hàng hóa, kho bãi, bảo quản, vận chuyển hàng hóa,… 

• Nguồn gốc của Logistics

Trong lịch sử, thuật ngữ logistics bắt nguồn từ các cuộc chiến tranh cổ đại giữa các đế chế Hy Lạp và La Mã. Lúc đó, người lính mang danh hiệu “Logistikas” có nhiệm vụ là cung cấp, vận chuyển, phân phát vũ khí cũng như các nhu yếu phẩm đến các điểm để đảm bảo điều kiện cho bộ đội hành quân an toàn.

Vai trò của “logistics” càng được khẳng định trong chiến tranh thế giới thứ 2, nhất là trong cuộc chiến tranh của Mỹ, Đức,… nhiều ứng dụng logic đã được phát triển và vẫn được sử dụng cho đến ngày nay, mặc dù một số thay đổi để phù hợp hơn với tình tình thị trường hiện tại. 

Logistics có những hoạt động cụ thể nào?

Hiện nay, các dịch vụ của Logistics đã được mở rộng ra rất nhiều, trong đó phải kể đến những bộ phận cơ bản như sau:

• Dịch vụ chăm sóc khách hàng: Các doanh nghiệp sẽ được tư vấn về quy trình dịch vụ Logistics đã chọn.
• Hoạt động dự báo nhu cầu của khách hàng tiềm năng: Nhiệm vụ của bộ phận này là thống kê các doanh nghiệp có thể có nhu cầu tìm đến dịch vụ Logistics. 
• Hoạt động bốc xếp và xử lý hàng hóa: Hàng hóa của các đơn vị được vận chuyển bốc xếp lên container, đóng gói theo quy định.
• Hoạt động kiểm soát kho bãi và tình trạng lưu kho. 
• Hoạt động vận chuyển hàng hóa, vật liệu.
• Dịch vụ vận tải liên quan đến giấy tờ, thủ tục hải quan, và kế hoạch bốc dỡ hàng hóa của đơn vị. 

>>> Tham khảo: Dịch vụ kho bãi Logistics và lưu trữ hàng hóa

Các hoạt động của Logistics

Quy trình hoạt động của dịch vụ Logistics

Hoạt động chính trong dịch vụ của logistics là xuất khẩu và nhập khẩu. Vì thế dưới đây, chúng tôi sẽ đề cập đến  quy trình logistics chúng của hoạt động này. Về cơ bản, quy trình này sẽ bao gồm 8 khâu chủ chốt cần liệt kê:

• Bước 1: Đầu tiên cần xin báo giá từ nhà nhập khẩu hay xuất khẩu hoặc tự tìm hiểu qua các kênh thông tin khác nhau.
• Bước 2: Lấy booking và phải xác nhận bill. Bill này sẽ cung cấp thông tin cho doanh nghiệp bao gồm: ngày, giờ, cảng và địa điểm nhận hoặc đưa hàng đến. 
• Bước 3: Chuẩn bị giấy tờ cần thiết liên quan đến nhập/xuất khẩu. Phí công ty Logistics sẽ thông báo cho khách hàng chuẩn bị. 
• Bước 4: Làm thủ tục xuất/nhập khẩu hàng, bao gồm xuất trình giấy tờ, chứng từ liên quan đến lô hàng cho hải quan, nộp thuế.
• Bước 5: Đưa hàng lên/xuống cảng
• Bước 6: Gửi hướng dẫn lập bill cho đơn vị liên quan
• Bước 7: Nhận lại bill gốc và tiến hành gửi bill cho nhà xuất/nhập khẩu.
• Bước 8: Lưu lại hồ sơ xuất/nhập khẩu để phòng các vấn đề ngoài ý muốn xảy ra.

Các hình thức quản trị của Logistics

Hiện nay, Logistics được phân chia thành 4 hình thức quản trị chính, viết tắt là 1P, 2P, 3P, 4P. Chữ P là từ viết tắt của Party để phân chia số lượng các bên liên quan tham gia vào hình thức quản trị Logistics đó.

• 1PL Logistics – First Party Logistics:

Là hình thức có sự tham gia của một bên. Tức là doanh nghiệp sản xuất là người tự đứng ra chịu trách nhiệm tất cả các hoạt động từ lưu trữ, vận chuyển đến phân phối hàng hóa đến nơi tiêu thụ cuối cùng.

• 2PL Logistics – Second Party Logistics:

2PL là hình thức có sự tham gia của hai bên vào hoạt động quản trị. Doanh nghiệp sản xuất vừa là người thực hiện quy trình Logistics, nhưng đồng thời vừa thuê ngoài dịch vụ Logistics. 

• 3PL Logistics – Third Party Logistics:

Ở hình thức này, doanh nghiệp sẽ chủ động thuê ngoài dịch vụ Logistics. Đơn vị thuê ngoài có thể thực hiện mọi hoạt động Logistics hoặc một vài hoạt động theo thỏa thuận giữa các bên với nhau.

• 4PL Logistics – Fourth Party Logistics:

Đây là hình thức mà doanh nghiệp sẽ thuê dịch vụ Logistics thực hiện tất cả các hoạt động từ lưu trữ, vận chuyển cho đến phân phối hàng hóa. 

Ví dụ về Logistics 

Ví dụ công ty may mặc sử dụng dịch vụ Logistics để sản xuất và phân phối quần áo trong nước và nước ngoài, giao hàng tận nơi, đến shop bán hàng của các đại lý bán buôn, bán lẻ để thu hồi sản phẩm (hư hỏng, lỗi, hàng thanh lý,…). 

• Công việc hàng ngày phải làm

Việc hàng ngày mà họ phải làm là: làm hợp đồng, đặt mua vải, chỉ, cúc, khóa, đinh, dây v.v… ở trong – ngoài nước (ở nhiều địa điểm khác nhau).

Công việc vận hành hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng sẽ có những đơn hàng theo lịch trình lập trước gửi cho các công ty logistics đến giờ này, ngày này, tháng này công ty may sẽ cần bao nhiêu hàng hóa (vải, cúc, khóa,…).

Căn cứ theo đơn đặt hàng Công ty may, công ty Logistics sẽ trao đổi và lên kế hoạch ngày nào thì nhập cái gì trước để đảm bảo hàng hóa đúng tiến độ sản xuất của Công ty May mà lại không mất nhiều chi phí lưu kho.

• Lưu ý

– Chẳng hạn Công ty may bắt buộc phải nhập nguyên phụ liệu gấp để kịp về sản xuất,thì Công ty Logistics sẽ phải đưa ra phương án tối ưu cho khách hàng và phải tham gia sâu hơn vào công việc sản xuất kinh doanh của Công ty may. 

– Sau khi hàng sản xuất thì công ty vận tải sẽ lên kế hoạch đóng đơn nào, đi đâu trước, có thể có hàng lẻ, hàng bộ,…

– Hàng chuyển đến cảng đích rồi việc của công ty logistics lại tiếp tục làm thủ tục hải quan, chuyển hàng đến kho phân phối, cửa hàng, hoặc đại lý,…

Công ty logistics có thể thu tiền, ghi lại báo cáo lượng hàng tiêu thụ, hàng tồn, hàng đổi, bảo hành, yêu cầu chuyển thêm hàng vào ngày mai,… cho Công ty may để từ đó Công ty may sẽ có kế hoạch sản xuất, phân phối hàng hóa hợp lý.

Như vậy, bài viết trên đã tổng hợp tất cả các vấn đề cơ bản về Logistics như: Logistics là gì? Quy trình hoạt động và các hình thức quản trị của Logistics,… Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn có thêm thông tin về dịch vụ Logistics.