Hàng tồn kho là gì? Giải pháp quản lý hàng tồn kho thông minh

Trong kinh doanh, sản xuất hay dùng đến thuật ngữ hàng tồn kho. Vậy hàng tồn kho là gì, hàng tồn kho bao gồm những gì? Cách xử lý hàng tồn kho thế nào cho hiệu quả? Tất cả những băn khoăn trên sẽ được chia sẻ qua bài viết dưới đây. 

Xem thêm:

• Ưu điểm và hạn chế của nguyên tắc quản lý kho FIFO
• Gợi ý 5 phần mềm quản lý kho nhà hàng hiệu quả

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho được coi là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà công ty hoặc doanh nghiệp sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Cụ thể, hàng tồn kho là những tài sản sau:

– Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường.

– Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;

– Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Hàng tồn kho bao gồm những gì?

Xét về chủng loại hàng hóa, thì hàng tồn kho bao gồm:

– Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;

– Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;

– Sản phẩm dở dang chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm). 

– Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;

– Chi phí dịch vụ dở dang.

Hàng tồn kho gồm hàng hóa mua và để bán

Xét theo đặc điểm hàng hóa thì hàng tồn kho được phân loại như sau:

– Nguồn vật tư: các loại đồ dùng văn phòng, dầu, nhiên liệu, bóng đèn và những thứ tương tự. Những loại hàng này cần dùng quá trình sản xuất.

– Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, đã được gửi đi gia công chế biến hoặc đã mua rồi và đang trên đường về.

– Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng để sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành rồi nhưng chưa nhập kho thành phẩm. 

– Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh đã hoàn thành sau quá trình sản xuất.

Thành phẩm hoàn chỉnh sau sản xuất cũng có thể là hàng tồn kho

>> Tham khảo: Chi phí hàng tồn kho bao gồm những gì?

Một số cách xử lý hàng tồn kho thông minh

Theo dõi, kiểm soát hàng hóa đều đặn

Theo dõi kiểm soát hàng hóa hiện nay

Với những loại hàng tồn kho thì bắt buộc người quản lý phải sát sao trong việc kiểm kê hàng hóa, xem hàng tồn là những mặt hàng nào, hạn sử dụng ra sao để phân loại hàng và có kế hoạch để xử lý kịp thời.

Bên cạnh đó, việc kiểm tra, kiểm soát hàng tồn kho còn giúp bạn kịp thời cập nhật sản phẩm mới đúng lúc với số lượng hợp lý.

Lên chương trình để thanh lý hàng tồn

Thanh lý hàng tồn

Một trong những cách xử lý hàng tồn kho phổ biến nhất và cũng hiệu quả nhất với hầu hết mọi sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh là lên chương trình giảm giá để thanh lý bằng nhiều hình thức khác nhau.

Mặc dù giảm giá hoặc khuyến mại thì doanh thu từ sản phẩm thu về sẽ thấp nhưng thời gian tiêu thụ hàng sẽ nhanh hơn, tránh hết hạn dùng sẽ thâm hụt quá nhiều chi phí. 

Bán với giá thanh lý rẻ hơn giá ban đầu hoặc khuyến mãi (tặng kèm khi mua sản phẩm khác, mua 1 tặng 1, mua 2 tặng 1,…) cũng là một hình thức để đẩy nhanh hàng hóa có date ngắn hạn hoặc hàng tồn quá lâu.

Sử dụng làm quà tặng để bán hàng combo

Đây cũng là một trong những hình thức để đẩy hàng tồn tiêu thụ nhanh hơn. Thay vì giảm giá trực tiếp, có thể tận dụng hàng tồn kho để làm quà tặng. 

Ví dụ: Combo 2 gói mì chính, tặng 1 gói bột canh, combo mua 2 bịch xà phòng tặng 1 bịch nước xả,…

Bán hàng ký gửi

Mở rộng kênh bán hàng bằng cách liên kết với những cửa hàng khác và ký gửi hàng bán giúp bạn nhanh chóng giải quyết hàng tồn kho của mình. 

Bán hàng ký gửi

Lưu ý: Với những hàng tồn kho, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng về hạn sử dụng đảm bảo hàng vẫn đạt chất lượng tốt nhất để cung cấp đến khách hàng. Tuyệt đối, không tặng kèm sản phẩm kém chất lượng sẽ tập phản ứng ngược cho chương trình ưu đãi. 

Giải pháp hạn chế hàng tồn kho hiệu quả

Trên thực tế, việc giữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng gây khó khăn. Cần cân đối để giữ một lượng hàng tồn phù hợp với tình hình kinh doanh. Nên biết khi nào cần áp dụng chương trình giảm giá để đẩy đi, khi nào cần giữ lại.

Dưới đây là một số giải pháp hạn chế hàng tồn kho hiệu quả mà bạn cần tham khảo để giữ cho số lượng hàng tồn kho hợp lý, phù hợp với cửa hàng nhà mình:

• Ngay từ đầu hãy có chiến lược nhập hàng, sản xuất hàng hợp lý và cần làm được điều này, bạn cần phải nghiên cứu thị trường tiêu dùng một cách cẩn thận và kỹ lưỡng. 
• Theo dõi doanh số bán hàng ngày/ hàng tháng của từng sản phẩm để lên kế hoạch nhập hàng, lưu kho và giải quyết hàng tồn kho hợp lý và đúng thời điểm.
• Không nên nhập những mặt hàng có thời hạn quá ngắn, tránh việc tồn đọng nhiều khi chưa được tiêu thụ hết.
• Cần thường xuyên kiểm tra, kiểm để để theo dõi hạn sử dụng của sản phẩm.

> Tham khảo: Các mô hình quản lý hàng tồn kho tiêu biểu hiện nay

Cách bảo quản và lưu trữ hàng tồn kho

Để hàng hóa có thể giữ nguyên chất lượng bên trong, bao bì bên ngoài cũng như những tính chất của chúng cần có quy trình bảo quản hàng hóa thật chuẩn. Bao gồm:

• Kiểm tra số hàng trong kho

Kiểm tra số hàng trong kho là một trong những khâu quan trọng để chúng ta có cách bảo quản hàng hóa tốt nhất. Khi kiểm tra số hàng trong kho, bạn nên kiểm tra số lượng hàng hóa còn tồn lại xem có sản phẩm hết hạn hay chưa, hiện tại có những mặt hàng nào ví dụ lương thực, thực phẩm hay hàng gia dụng…..được sắp xếp như thế nào, có chồng lấn với nhau không, nếu có thì bạn có cách khắc phục sớm để tránh các thiệt hại đáng tiếc. 

• Phân loại hàng hóa còn lại trong kho

Phân loại hàng hóa nghĩa là bạn sẽ phân ra số lượng, tính chất, mức độ hàng hóa

Khi các loại hàng hóa được phân chia rõ ràng thì năng suất làm việc của nhân viên sẽ cao hơn. Kiểm hàng trong kho hàng hóa phải được phân loại theo mẫu mã, kích thước sản phẩm và xếp ngay ngắn thì người kiểm kho sau sẽ làm việc dễ dàng hơn.

Phân loại hàng hóa

• Kiểm tra lại tất cả số lượng hàng hóa tồn kho

Để dễ dàng kiểm soát được số lượng hàng tồn kho, bạn nên sử dụng các phần mềm chuyên dụng để kiểm soát được số lượng hàng tồn trong kho dễ dàng hơn. Bạn thống kê các hàng hóa cũng như mã hàng vào một file để dễ kiểm tra sau này.

• Kiểm tra môi trường, vệ sinh trong kho

Môi trường trong kho ảnh hưởng rất lớn đến hàng hóa. Hàng hóa giữ được lâu và đảm bảo đúng chất lượng ban đầu hay không là một phần nhờ môi trường thông thoáng và sạch sẽ, phù hợp với mỗi loại hàng hóa.

Vì vậy phải thường xuyên kiểm tra kho, cho nhân viên thường xuyên dọn dẹp kho, từ các bề mặt ở ngoài tới các khu vực khuất trong kho có bị ẩm, ngấm nước hay không.

• Sử dụng giá kệ lưu trữ hàng hóa trong kho

Đa số các doanh nghiệp, công ty hiện nay đều trang bị cho nhà kho, phân xưởng của mình một hệ thống giá kệ kho hàng để lưu trữ hàng hoá. Nhân viên sẽ kiểm hàng và phân loại các mặt hàng khác nhau thành từng loại và sắp xếp hàng hóa lên kệ. Giá kệ giúp hàng hóa trong kho tránh để sát mặt đất, từ đó hạn chế ẩm thấp, hư hỏng với khí hậu nóng ẩm của Việt Nam.

Ngoài ra, khi sử dụng giá kệ mọi hàng hóa được kiểm kho và lưu kho một cách chuyên nghiệp, dễ dàng hơn trong quá trình vận chuyển, xuất nhập hàng ra khỏi kho mà không tốn nhiều thời gian cho doanh nghiệp, công sức của thủ kho và công nhân.

Tổng kết: Bài viết đã làm rõ các vấn đề về hàng tồn kho là gì, hàng tồn kho bao gồm những gì? Đồng thời đưa ra một số cách xử lý hàng tồn kho và giải pháp hạn chế hàng tồn. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn có thêm kiến thức để quản lý hàng tồn kho hiệu quả. 

>> Xem thêm: Các mô hình quản lý hàng tồn kho tiêu biểu cho doanh nghiệp