Hiện nay, nhiều cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng để dễ dàng hơn trong việc quản lý tài liệu, hàng hóa. Vậy kho lưu trữ chuyên dụng là gì? Thiết kế, setup cho kho lưu trữ như thế nào? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Kho lưu trữ chuyên dụng là gì?
Kho lưu trữ chuyên dụng là công trình xây dựng bao gồm: khu vực kho bảo quản tài liệu, xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu vực hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu phục vụ công chúng.
Kho lưu trữ chuyên dụng
Yêu cầu trong kho lưu trữ chuyên dụng
Một số yêu cầu chung trong kho lưu trữ chuyên dụng:
– Địa điểm, kết cấu:
+ Phải đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, hàng hóa lưu trữ. Kho phải được đặt ở vị trí thuận tiện cho giao thông, vận chuyển, thuận tiện đi lại. Có địa thế cao, thoát nước nhanh, địa chất ổn định.
+ Không bố trí kho lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng, tầng áp mái
+ Tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ
+ Nền kho phải được xử lý bằng phẳng, chống mối, chịu được ma sát
+ Kết cấu chắc chắn, phòng chống đột nhập
+ Tường kho phải có độ chịu lửa cấp 1 theo tiêu chuẩn quy định của Nhà nước
– Về diện tích:
+ Bảo đảm đủ diện tích để bảo quản hồ sơ, tài liệu
+ Có đất dự phòng để mở rộng khi cần thiết
Diện tích kho cần đảm bảo đủ
– Về môi trường:
+ Bảo đảm các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng,… phù hợp
+ Xử lý bụi và khí độc, đảm bảo sự thông thoáng
– Thiết kế hợp lý phù hợp với quy trình nghiệp vụ lưu trữ cũng như các loại hình tài liệu
– Đáp ứng các yêu cầu về mỹ quan của công trình văn hoá
– Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy
– Hệ thống điện trong kho lưu trữ chuyên dụng phải tuyệt đối an toàn
Hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng
Khu vực kho bảo quản tài liệu
– Kho bảo quản tài liệu bố trí thành khu vực riêng, có lối ra vào độc lập.
– Mỗi kho bảo quản tài liệu có diện tích tối đa không quá 200m2 gồm: diện tích các giá để tài liệu, diện tích lối đi giữa các hàng giá, lối đi trong kho,…
– Hướng cửa kho tránh hướng Tây.
– Tải trọng sàn tối thiểu là 1700 kg/m2 (sử dụng giá cố định) hoặc 2400 kg/m2 nếu sử dụng giá di động.
– Tường kho lưu trữ chuyên dụng phải có độ chịu lửa cấp 1 theo tiêu chuẩn quy định của Nhà nước.
– Mái: thiết kế 2 lớp: lớp trong đổ bê tông cốt thép chắc chắn, lớp ngoài bằng vật liệu cách nhiệt. Giữa hai lớp mái có chiều cao tối thiểu 1m tạo lưu không khí thông thoáng.
– Cửa ra vào và cửa thoát hiểm phải được làm bằng vật liệu chống cháy, có chiều rộng tối thiểu 1m.
– Giá kệ để tài liệu chắc chắn, bố trí gọn gàng.
– Trang bị các thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu trong kho gồm: camera quan sát; thiết bị báo động; thiết bị báo cháy, thiết bị chống đột nhập, tủ đựng tài liệu được thực hiện theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định; máy điều hoà nhiệt độ và máy hút ẩm;…
Các khu vực khác
Các khu vực khác bao gồm:
– Khu xử lý nghiệp vụ lưu trữ ( gồm phòng tiếp nhận tài liệu , Phòng chỉnh lý tài liệu, phòng tu bổ, phục chế tài liệu …)
– Khu hành chính ( Gồm các phòng làm việc hành chính, Phòng họp, Phòng khách, Phòng bảo vệ an ninh…)
– Khu lắp đặt các thiết bị kỹ thuật gồm các phòng lắp đặt hệ thống: điều hòa trung tâm; thiết bị theo dõi, giám sát, kiểm soát tình trạng bảo vệ,…
– Khu vực phục vụ công chúng, gồm: Phòng đọc, Phòng bảo quản tạm tài liệu, Phòng hội nghị, Phòng trưng bày, triển lãm tài liệu… Bố trí tại vị trí thuận tiện để phục vụ độc giả, có diện tích phù hợp, có hệ thống cách âm, thông gió, đủ ánh sáng, Có các thiết bị để sử dụng tài liệu nghe nhìn, có tủ để đồ dùng cá nhân của độc giả phía ngoài gần lối ra vào phòng…
Tổng diện tích sàn của khu xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật tối thiểu bằng 50% tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu. Khu vực phục vụ công chúng tối thiểu bằng tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu.
Tư vấn thiết kế, setup cho kho lưu trữ chuyên dụng
– Thiết kế, setup cho kho lưu trữ chuyên dụng, bạn cần chú ý đến tất cả những yếu tố đã nhắc đến ở phần trên. Bao gồm địa điểm, kết cấu, diện tích, những yêu cầu thiết kế riêng cho mỗi khu vực…
– Bên cạnh đó, để hoàn thiện kho lưu trữ chuyên dụng, cần phải mua sắm các trang thiết bị như kệ sắt kho hàng, hộp, bìa đựng tài liệu, trang thiết bị kỹ thuật bảo quản, trang thiết bị vận chuyển; thiết bị báo động, báo cháy, phòng chống cháy, phòng chống ẩm; hệ thống điều hòa không khí, hệ thống camera quan sát,…
– Bố trí giá kệ kho để tài liệu: Giá kệ lưu trữ có thể xếp thành các hàng song song. Mỗi hàng giá không dài quá 10m. Có thể đặt vuông góc với cửa sổ, cách mặt tường khoảng từ 0,4 – 0,6m. Lối đi giữa các hàng giá kệ từ 0,7- 0,8m, lối đi giữa hai đầu giá từ 1,2 -1,4m.
– Phương pháp sắp xếp trong kho lưu trữ: Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ; xếp tài liệu lên giá; xếp đặt giá kệ gọn gàng trong kho. Chi tiết cách sắp xếp chúng tôi cũng đã có bài viết mà bạn đọc có thể tham khảo tại đây.
Kệ kho lưu trữ VNT setup cho khách hàng
Hiện nay, sử dụng hệ thống giá kệ kho là phương án tối ưu được các doanh nghiệp lựa chọn để giải phóng bớt “gánh nặng lưu trữ”, tối ưu không gian. Đồng thời bảo quản hồ sơ, hàng hóa tốt hơn và thuận tiện khi cần truy vấn, kiểm kê. Một số loại giá kệ phù hợp cho kho lưu trữ chuyên dụng, có thể kể đến như: Kệ V đa năng, kệ hạng trung, kệ tay quay.
Nếu còn bất cứ điều gì băn khoăn về kho lưu trữ chuyên dụng, bạn có thể liên hệ với Kệ công nghiệp VNT theo hotline: 0942 083 698 để được tư vấn chi tiết hơn.
Là đơn vị uy tín nhiều năm trong lĩnh vực sản xuất và lắp đặt kệ kho hàng, kệ công nghiệp VNT đã hỗ trợ giúp hàng triệu khách hàng setup kho hàng an toàn và hiệu quả. Miễn phí tư vấn, khảo sát mặt bằng trực tiếp; miễn phí lên bảng thiết kế mặt bằng nhà kho. Cùng với đó, Kệ công nghiệp VNT cũng tư vấn giúp bạn chọn mẫu kệ kho phù hợp với không gian nhà kho lưu trữ chuyên dụng và setup kho hàng gọn đẹp, tối ưu công năng. Để được tư vấn thiết kế, setup vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây.
Liên hệ:
- Kệ công nghiệp VNT
- Điện thoại: 0942 083 698
- Email: kecongnghiepvnt@gmail.com
- Website: https://kecongnghiep.vn/
Tôi là Nguyễn Linh – Tôi đã có kinh nghiệm hơn 5 năm tư vấn setup giá kệ công nghiệp, kệ kho hàng. Tôi hy vọng những kiến thức mà mình chia sẻ có thể giúp mọi người xây dựng được hệ thống kho bãi hiệu quả, tối ưu diện tích và chi phí.
