Quản lý hàng tồn kho là gì? Các phương pháp quản lý hiệu quả

Để giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu kho, gây lãng phí, thất thoát hàng hóa, nâng cao năng lực cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng nhất thì xây dựng quy trình quản lý hàng tồn kho là điều bắt buộc. Ở bài viết này, Kệ công nghiệp VNT sẽ chia sẻ cách hữu ích giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Quản lý hàng tồn kho là gì? Tại sao phải quản lý hàng tồn kho?

Quản lý hàng tồn kho bao gồm các công việc như lập kế hoạch, tổ chức, sắp xếp, kiểm soát và bảo quản hàng hóa trong kho. Công việc này rất quan trọng và cần được thực hiện liên tục. Quản lý hàng tồn kho tốt có thể giúp doanh nghiệp bảo quản hàng hóa an toàn, tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu đáng kể.

Quản lý hàng tồn kho là bước quan trong không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào

Bạn cần thực hiện quy trình với các bước cơ bản như sau: Quản lý mã hàng hóa → Quản lý khi hàng hóa được nhập vào kho → Hoạt động xuất kho khi cần thiết.

Tại sao cần phải quản lý hàng tồn kho?

Hàng tồn kho của doanh nghiệp là một trong những tài sản quý giá nhất. Trong bán lẻ, sản xuất, dịch vụ thực phẩm,… thì đầu vào và thành phẩm của một công ty là cốt lõi của hoạt động kinh doanh. Do đó, việc thiếu hàng tồn kho có thể cực kỳ bất lợi cho các hoạt động sản xuất hoặc xuất hàng khi cần thiết.

Theo đó, cần phải quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả nhất để kho hàng luôn cân bằng phục vụ tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đôi khi nó quyết định đến các kế hoạch khác trong việc sản xuất và điều chuyển hàng hóa. Dưới đây là một số lý do hàng đầu giải thích cho việc tại sao doanh nghiệp phải quản lý hàng tồn kho:

– Hạn chế tình trạng thiếu hụt hay thừa hàng hóa

– Giảm được chi phí hàng tồn kho, tăng biên độ lợi nhuận đáng kể

– Giúp xử lý hàng lỗi, hỏng nhanh hơn

– Rút gọn lại quy trình, giúp hàng hóa được luân chuyển trơn tru hơn

– Dễ dàng hơn cho việc quản lý, tránh thất thoát hàng hóa

– Giúp quản lý các số liệu kinh doanh chính xác hơn

Quản lý tồn kho tốt giúp doanh nghiệp tối ưu được nhiều lợi ích

Các phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả hiện nay

Phương pháp FIFO (First In First Out) 

FIFO là phương pháp hàng hóa nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Phương pháp này phù hợp với những mặt hàng có thời gian sử dụng ngắn, dễ bị hư hỏng.

Với phương pháp FIFO doanh nghiệp của bạn có thể tham khảo loại kệ lưu trữ hàng tồn Selective là phù hợp nhất cho kho hàng áp dụng quản lý hàng tồn theo phương thức này.

Phương pháp LIFO (Last In First Out)

LIFO là phương pháp mà hàng hóa được nhập kho sau sẽ được xuất kho trước. Phương pháp này phù hợp với các loại hàng hóa có giá trị tăng theo thời gian, cần tồn kho lâu dài.

Với phương pháp LIFO doanh nghiệp của bạn có thể tham khảo loại kệ lưu trữ hàng tồn Double Deep là phù hợp nhất cho kho hàng áp dụng quản lý hàng tồn theo phương thức này.

Phương pháp trung bình cộng

Với phương pháp này thì giá trị hàng tồn kho được tính bằng giá trung bình cộng của tất cả các lô hàng nhập kho. Phương pháp này thường được áp dụng cho những loại hàng hóa có giá trị ổn định.

Phương pháp phân loại hàng tồn kho theo giá trị

Đây là một trong những phương pháp quản lý hàng tồn kho cưc kì hiệu quả. Nó cho phép doanh nghiệp tập trung vào những sản phẩm đem lại giá trị cao, tối ưu được nguồn lực và chi phí. Hàng tồn kho được phân loại thành ba nhóm dựa trên giá trị hàng hóa, bao gồm:

• Nhóm A: Hàng hóa chiếm tỷ lệ giá trị hàng tồn kho cao nhất (trên 70%-80%), nhưng tỷ lệ mặt hàng lại thấp (khoảng 10%-20%).
• Nhóm B: Hàng hóa có giá trị trung bình (khoảng 10%-25%), chiếm tỷ lệ mặt hàng khoảng 20%-30%.
• Nhóm C: Hàng hóa có giá trị thấp nhất (dưới 5%-10%), nhưng chiếm tỷ lệ mặt hàng cao nhất (khoảng 50%-70%).

Mã hóa vật tư/hàng hóa

Việc mã hóa vật tư/hàng hóa sẽ tránh được việc trùng lặp, sai sót trong quá trình quản lý hàng tồn kho. Xây dựng mã hàng có rất nhiều cách thức khác nhau, tuy nhiên cần phải đảm bảo hai nguyên tắc cơ bản sau:

• Bắt buộc mô tả đặc tính sản phẩm và thống nhất cách đặt tên sản phẩm để việc sử dụng bộ mã trở nên hiệu quả hơn.
• Cần có bước khảo sát và tổng hợp các thông tin một cách bài bản và toàn diện về vật tư/ hàng hóa, phân loại và lập danh sách vật tư/ hàng hóa theo các tiêu thức phù hợp với yêu cầu quản lý. Ngoài ra cần chú ý quy ước mã hoá để đảm bảo bộ mã thống nhất và có thể mở rộng, đồng thời giúp sử dụng để thuận tiện trong việc áp dụng các mã mới hoặc cho người mới sử dụng.

Gắn mã vật tư, hàng hóa để dễ dàng kiểm soát, quản lý hàng tồn

Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu

Xác định được mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc nhập hàng về nhiều hơn mức cần thiết hoặc nhập kho quá ít không đủ phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Từ do gây ra hậu quả như giảm doanh thu, việc sản xuất bị trì trệ.

Mức tồn kho tối đa, tồn kho tối thiểu sẽ được thiết lập theo từng mặt hàng và được điều chỉnh trong một khoảng thời gian nhất định, nhất là với ngành hàng kinh doanh thời vụ.

Sắp xếp vật tư/hàng hóa trong kho khoa học

Thường thì các doanh nghiệp sẽ sắp xếp vật tư/ hàng hóa theo vị trí, đây là cách khoa học, thuận tiện và hợp lý. Mỗi loại vật tư/ hàng hóa cần được phân loại để chứa vào những khu vực phù hợp trong kho giúp dễ dàng quản lý kho hàng hiệu quả. Để sắp xếp hàng hóa một cách khoa học thì các doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống kệ kho chứa hàng để lưu trữ.

Có hai phương pháp sắp xếp hàng hóa như sau:

• Sắp xếp vị trí cố định (fix location): đây là phương pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí.
• Sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): đây là phương pháp không cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu như A1, A2, A3, B1, B2, B3,… và được hiển thị trên sơ đồ kho.

Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Cần phải thực hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ để xem số liệu thực tế và sổ sách có khớp nhau hay không. Đồng thời khi kiểm kê, những loại hàng hóa hỏng hóc, hết hạn sẽ bị phát hiện kịp thời. Công việc này giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn hiệu quả và chính xác. Các doanh nghiệp nên thực hiện 6 tháng/lần để đảm bảo kho hàng được quản lý tốt nhất.

Kiểm kê, theo dõi hàng tồn kho định kì

Lưu ý: Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, bạn cần phải biết được:

• Tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý là bao nhiêu?
• Cách kiểm soát lượng hàng tồn như thế nào?
• Diện tích kho hàng có đủ điều kiện chứa số lượng hàng hóa như vậy không?
• Chi phí quản lý trong thời gian hàng tồn kho có phù hợp không?
• Chi phí cơ hội của việc quản lý hàng tồn kho?

>> Tham khảo: Các mô hình quản lý hàng tồn kho tiêu biểu hiện nay

Sử dụng công nghệ để quản lý hàng tồn

Công nghệ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc kiểm soát hàng tồn kho. Các phần mềm hỗ trợ quản lý kho (WMS) cung cấp các công cụ theo dõi, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý nhập xuất kho tự động, hỗ trợ thông tin chi tiết về lượng hàng tồn kho, tình trạng hàng hóa, vị trí hàng hóa, …

Phần mềm quản lý hàng tồn Sapo

Phân tích dữ liệu và dự báo nhu cầu

Phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp đưa ra dự báo nhu cầu chính xác. Doanh nghiệp cần thu thập, phân tích các dữ liệu về lượng hàng hóa bán ra, giá bán, doanh thu, sản phẩm bán chạy để đưa ra dự báo cho doanh nghiệp về lượng hàng tồn kho hiệu quả.

Đào tạo nâng cao chuyên môn cho nhân viên quản lý hàng tồn kho

Nhân viên quản lý hàng tồn kho là những người trực tiếp làm việc với hàng hóa trongk ho. Do đó, cần thường xuyên cho đội ngũ này tham gia đào tạo, nâng cao kỹ năng chuyên môn phục vụ cho công việc.

Doanh nghiệp cần tổ chức các khóa đào tạo, cập nhật kiến thức, kỹ năng mới về quản lý hàng tồn kho cho nhân viên. Đồng thời, tạo điều kiện để họ tiếp cận, ứng dụng các công nghệ quản lý hàng tồn kho hiện đại, tối ưu hóa hiệu quả công việc.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các mô hình quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực và thời gian cho việc quản lý các sản phẩm quan trọng, mang lại nhiều lợi nhuận, giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.

Ứng dụng hệ thống kệ kho hàng trong quản lý hàng tồn kho

Trong quản lý hàng tồn kho, để thực hiện và dễ dàng trong quá trình mã hóa, sắp xếp, kiểm kê,… thì kho hàng cần phải được xây dựng chuyên nghiệp với hệ thống kệ kho hàng đảm bảo chứa hàng hóa khoa học nhất.

Việc sắp xếp hàng hóa gọn gàng, ngăn nắp và rõ ràng tạo điều kiện thuận lợi quá trình kiểm kê hàng tồn kho dễ dàng hơn. Hiện nay một số loại kệ kho hàng đa dạng mẫu mã, kệ công nghiệp đang được ứng dụng rất hiệu quả trong các kho vật tư/hàng hóa như:

• Kệ v lỗ đa năng
• Kệ trung tải
• Kệ Selective
• Kệ Double Deep
• Kệ Drive in
• Kệ Con lăn
• Kệ tay đỡ
• Kệ sàn
• Kệ di động,…

Hàng tồn kho được sắp xếp gọn gàng, khoa học trên giá kệ

Lựa chọn lắp đặt loại kệ kho hàng nào là tùy thuộc vào chủng loại hàng hóa, tải trong kho hàng, tần suất xuất/nhập và mật độ lưu trữ hàng hóa. Lựa chọn loại kệ kho phù hợp góp phần giúp quản lý hàng hóa nói chung và quản lý hàng tồn kho hiệu quả và tiết kiệm nhất.

Hiện nay, kệ công nghiệp VNT là đơn vị sản xuất kệ kho hàng chất lượng cao cấp tại Việt Nam hiện nay. VNT đã setup hàng nghìn nhà kho cho khách hàng trên toàn quốc với mức chi phí rẻ nhất.

VNT với 2 nhà máy sản xuất công suất cực lớn tại miền Bắc và miền Nam, sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng về số lượng và chất lượng, đặc biệt là tiến độ lắp đặt. VNT đủ năng lực cung ứng kệ kho hàng đáp ứng 100% khách hàng trong nước và  xuất khẩu ra thị trường quốc tế (Mỹ, châu Âu, Đông Nam Á,…).

Để được tư vấn về quản lý hàng tồn kho cũng như lắp đặt các mẫu kệ kho hàng tốt nhất. Vui lòng liên hệ Hotline 0978 755 579, VNT sẽ tư vấn tận tâm và đưa ra giải pháp phù hợp cho khách hàng.

Hoặc bạn cũng có thể liên hệ với Kệ công nghiệp VNT qua:

• Địa chỉ: Tam Hiệp, Phúc Thọ, Hà Nội
• Email: info@kecongnghiep.vn