Hàng tồn kho hay hàng lưu kho là những nguyên vật liệu, sản phẩm,… đang được doanh nghiệp lưu trữ trong kho. Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là giải pháp cân bằng rủi ro cho doanh nghiệp nhằm tránh thiếu hụt hàng dự trữ hoặc hàng không bị tồn đọng quá mức cho phép. Dưới đây là một số cách quản lý hàng tồn kho được áp dụng phổ biến hiện nay dành cho các doanh nghiệp.
Quản lý hàng tồn kho là việc kiểm soát chặt chẽ quá trình đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Hàng tồn kho có thể là nguyên liệu thô, linh kiện, hàng hóa bán thành phẩm, thành phẩm,…
Quản lý hàng tồn kho là bước quan trong không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào
Bạn cần thực hiện quy trình như sau: Quản lý mã hàng hóa → Quản lý khi hàng hóa được nhập vào kho → Hoạt động xuất kho khi cần thiết.
Hàng tồn kho của công ty là một trong những tài sản quý giá nhất. Trong bán lẻ, sản xuất, dịch vụ thực phẩm,… thì đầu vào và thành phẩm của một công ty là cốt lõi của hoạt động kinh doanh. Do đó, việc thiếu hàng tồn kho có thể cực kỳ bất lợi cho các hoạt động sản xuất hoặc xuất hàng khi cần thiết.
Theo đó, cần phải quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả nhất để kho hàng luôn cân bằng phục vụ tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đôi khi nó quyết định đến các kế hoạch khác trong việc sản xuất và điều chuyển hàng hóa. Dưới đây là một số lý do hàng đầu giải thích cho việc tại sao doanh nghiệp phải quản lý hàng tồn kho:
– Hạn chế tình trạng thiếu hụt hay thừa hàng hóa
– Giảm được chi phí hàng tồn kho, tăng biên độ lợi nhuận đáng kể
– Giúp xử lý hàng lỗi, hỏng nhanh hơn
– Rút gọn lại quy trình, giúp hàng hóa được luân chuyển trơn tru hơn
– Dễ dàng hơn cho việc quản lý, tránh thất thoát hàng hóa
– Giúp quản lý các số liệu kinh doanh chính xác hơn
Quản lý tồn kho tốt giúp doanh nghiệp tối ưu được nhiều lợi ích
Nhập kho mua hàng nguyên vật liệu:
Nhập kho thành phẩm:
Kế toán kho nhận được lệnh xuất kho kèm theo đơn hàng bán sẽ thực hiện việc kiểm tra tồn kho và thực hiện xuất kho theo hóa đơn.
Xuất kho bán hàng
Khi bộ phận có nhu cầu trực tiếp làm đề nghị xuất nguyên vật liệu thì Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt đề nghị. Căn cứ vào yêu cầu xuất kho, Kế toán kho lập phiếu xuất kho và lấy xác nhận của những cá nhân có liên quan. Thủ kho thực hiện xuất kho theo phiếu xuất kho.
Bộ phận có nhu cầu chuyển kho làm đề nghị chuyển kho. Giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ phê duyệt. Kế toán kho căn cứ vào phiếu đề nghị chuyển kho đã được duyệt, thực hiện giao dịch. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho đã có ký xác nhận thực hiện xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất kho.
Bộ phận có nhu cầu lắp ráp hàng làm phiếu đề nghị xuất và gửi người có quyền phê duyệt. Kế toán kho căn cứ vào phiếu đề nghị xuất lắp ráp đã được duyệt, thực hiện lập giao dịch xuất lắp ráp. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp có xác nhận thực hiện xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất.
Tham khảo sơ đồ quy trình quản lý hàng tồn kho
Việc mã hóa vật tư/hàng hóa sẽ tránh được việc trùng lặp, sai sót trong quá trình quản lý hàng tồn kho. Xây dựng mã hàng có rất nhiều cách thức khác nhau, tuy nhiên cần phải đảm bảo hai nguyên tắc cơ bản sau:
Gắn mã vật tư, hàng hóa để dễ dàng kiểm soát, quản lý hàng tồn
Xác định được mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc nhập hàng về nhiều hơn mức cần thiết hoặc nhập kho quá ít không đủ phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Từ do gây ra hậu quả như giảm doanh thu, việc sản xuất bị trì trệ.
Mức tồn kho tối đa, tồn kho tối thiểu sẽ được thiết lập theo từng mặt hàng và được điều chỉnh trong một khoảng thời gian nhất định, nhất là với ngành hàng kinh doanh thời vụ.
Thường thì các doanh nghiệp sẽ sắp xếp vật tư/ hàng hóa theo vị trí, đây là cách khoa học, thuận tiện và hợp lý. Mỗi loại vật tư/ hàng hóa cần được phân loại để chứa vào những khu vực phù hợp trong kho giúp dễ dàng quản lý kho hàng hiệu quả.
Có hai phương pháp sắp xếp hàng hóa như sau:
Cần phải thực hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ để xem số liệu thực tế và sổ sách có khớp nhau hay không. Đồng thời khi kiểm kê, những loại hàng hóa hỏng hóc, hết hạn sẽ bị phát hiện kịp thời. Công việc này giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn hiệu quả và chính xác. Các doanh nghiệp nên thực hiện 6 tháng/lần để đảm bảo kho hàng được quản lý tốt nhất.
Kiểm kê, theo dõi hàng tồn kho định kì
Lưu ý: Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, bạn cần phải biết được:
>> Tham khảo: Các mô hình quản lý hàng tồn kho tiêu biểu hiện nay
Những phần mềm hỗ trợ quản lý kho hiện nay có thể quản lý hàng tồn rất hiệu quả. Đối với những kho hàng lớn, phải quản lý nhiều số liệu phức tạp thì việc sử dụng phần mềm là cực kì cần thiết.
Phần mềm có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ. Lập và kiểm soát phiếu nhập/xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất và lưu thông.
Phần mềm quản lý hàng tồn Sapo
Trong quản lý hàng tồn kho, để thực hiện và dễ dàng trong quá trình mã hóa, sắp xếp, kiểm kê,… thì kho hàng cần phải được xây dựng chuyên nghiệp với hệ thống kệ kho hàng đảm bảo chứa hàng hóa khoa học nhất.
Việc sắp xếp hàng hóa gọn gàng, ngăn nắp và rõ ràng tạo điều kiện thuận lợi quá trình kiểm kê hàng tồn kho dễ dàng hơn. Hiện nay một số mẫu kệ kho hàng, kệ công nghiệp đang được ứng dụng rất hiệu quả trong các kho vật tư/hàng hóa như:
Hàng tồn kho được sắp xếp gọn gàng, khoa học trên giá kệ
Lựa chọn lắp đặt loại kệ kho hàng nào là tùy thuộc vào chủng loại hàng hóa, tải trong kho hàng, tần suất xuất/nhập và mật độ lưu trữ hàng hóa. Lựa chọn loại kệ kho phù hợp góp phần giúp quản lý hàng hóa nói chung và quản lý hàng tồn kho hiệu quả và tiết kiệm nhất.
Hiện nay, kệ công nghiệp VNT là đơn vị sản xuất kệ kho hàng chất lượng cao cấp tại Việt Nam hiện nay. VNT đã setup hàng nghìn nhà kho cho khách hàng trên toàn quốc với mức chi phí rẻ nhất.
VNT với 2 nhà máy sản xuất công suất cực lớn tại miền Bắc và miền Nam, sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng về số lượng và chất lượng, đặc biệt là tiến độ lắp đặt. VNT đủ năng lực cung ứng kệ kho hàng đáp ứng 100% khách hàng trong nước và xuất khẩu ra thị trường quốc tế (Mỹ, châu Âu, Đông Nam Á,…).
Để được tư vấn về quản lý hàng tồn kho cũng như lắp đặt các mẫu kệ kho hàng tốt nhất. Vui lòng liên hệ Hotline 0949 090 202, VNT sẽ tư vấn tận tâm và đưa ra giải pháp phù hợp cho khách hàng.
Tôi là Nguyễn Linh – Tôi đã có kinh nghiệm hơn 3 năm tư vấn setup giá kệ công nghiệp, kệ kho hàng. Tôi hy vọng những kiến thức mà mình chia sẻ có thể giúp mọi người xây dựng được hệ thống kho bãi hiệu quả, tối ưu diện tích và chi phí.
