Quy trình quản lý hàng tồn kho và phương pháp quản lý hiệu quả

Hàng tồn kho hay hàng lưu kho là những nguyên vật liệu, sản phẩm,… đang được doanh nghiệp lưu trữ trong kho. Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là giải pháp cân bằng rủi ro cho doanh nghiệp nhằm tránh thiếu hụt hàng dự trữ hoặc hàng không bị tồn đọng quá mức cho phép. Dưới đây là một số cách quản lý hàng tồn kho được áp dụng phổ biến hiện nay dành cho các doanh nghiệp.

Quy trình quản lý hàng tồn kho là gì? Tại sao phải quản lý hàng tồn kho?

Thế nào là quy trình quản lý hàng tồn kho?

Quản lý hàng tồn kho là việc kiểm soát chặt chẽ quá trình đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Hàng tồn kho có thể là nguyên liệu thô, linh kiện, hàng hóa bán thành phẩm, thành phẩm,… 

Quản lý hàng tồn kho là bước quan trong không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào

Bạn cần thực hiện quy trình như sau: Quản lý mã hàng hóa → Quản lý khi hàng hóa được nhập vào kho → Hoạt động xuất kho khi cần thiết. 

Lý do cần phải quản lý hàng tồn kho?

Hàng tồn kho của công ty là một trong những tài sản quý giá nhất. Trong bán lẻ, sản xuất, dịch vụ thực phẩm,… thì đầu vào và thành phẩm của một công ty là cốt lõi của hoạt động kinh doanh. Do đó, việc thiếu hàng tồn kho có thể cực kỳ bất lợi cho các hoạt động sản xuất hoặc xuất hàng khi cần thiết. 

Theo đó, cần phải quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả nhất để kho hàng luôn cân bằng phục vụ tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đôi khi nó quyết định đến các kế hoạch khác trong việc sản xuất và điều chuyển hàng hóa. Dưới đây là một số lý do hàng đầu giải thích cho việc tại sao doanh nghiệp phải quản lý hàng tồn kho:

– Hạn chế tình trạng thiếu hụt hay thừa hàng hóa

– Giảm được chi phí hàng tồn kho, tăng biên độ lợi nhuận đáng kể

– Giúp xử lý hàng lỗi, hỏng nhanh hơn

– Rút gọn lại quy trình, giúp hàng hóa được luân chuyển trơn tru hơn

– Dễ dàng hơn cho việc quản lý, tránh thất thoát hàng hóa

– Giúp quản lý các số liệu kinh doanh chính xác hơn

Quản lý tồn kho tốt giúp doanh nghiệp tối ưu được nhiều lợi ích

Các bước trong quy trình quản lý hàng tồn kho

Quy trình quản lý mã hàng

• Bước 1: Gửi yêu cầu cập nhật mã hàng mới hoặc sửa lại mã hàng với người phụ trách quản lý việc đặt mã hàng.
• Bước 2: Kiểm tra lại tình trạng của mặt hàng và thực hiện đối chiếu để thêm mới hoặc chỉnh sửa mã hàng.
• Bước 3: Với yêu cầu thêm mới, người phụ trách cập nhật thông tin về mặt hàng; xác định thuộc tính nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp để cấp mã hàng mới.
• Bước 4: Với yêu cầu chỉnh sửa, nếu không thể thay đổi được thì thực hiện thông báo cho người yêu cầu. Nếu có thể thay đổi thì thực hiện sửa mã hàng theo quy định.

Quản lý hoạt động nhập kho

Nhập kho mua hàng nguyên vật liệu:

• Kiểm tra số lượng và chủng loại của nguyên vật liệu nhập kho theo phiếu xuất kho và hóa đơn.
• Chuyển Phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà cung cấp cho Kế toán kho vật tư để đối chiếu số lượng nguyên vật liệu ở thời điểm hiện tại.
• Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập kho, nếu đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho và kiểm tra số lượng rồi ghi nhận vào thẻ kho.

Nhập kho thành phẩm:

• Thủ kho nhập kho thành phẩm, ký vào Phiếu bàn giao, lưu lại 1 liên tại kho và chuyển liên kia cho Bộ phận sản xuất.
• Thủ kho cập nhập thông tin về thành phẩm vào các Thẻ kho và Báo cáo hàng tồn kho tại bộ phận kho.

Quản lý hoạt động xuất kho

• Xuất kho bán hàng:

Kế toán kho nhận được lệnh xuất kho kèm theo đơn hàng bán sẽ thực hiện việc kiểm tra tồn kho và thực hiện xuất kho theo hóa đơn.

Xuất kho bán hàng

• Xuất kho sản xuất:

Khi bộ phận có nhu cầu trực tiếp làm đề nghị xuất nguyên vật liệu thì Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt đề nghị. Căn cứ vào yêu cầu xuất kho, Kế toán kho lập phiếu xuất kho và lấy xác nhận của những cá nhân có liên quan. Thủ kho thực hiện xuất kho theo phiếu xuất kho.

• Xuất chuyển kho:

Bộ phận có nhu cầu chuyển kho làm đề nghị chuyển kho. Giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ phê duyệt. Kế toán kho căn cứ vào phiếu đề nghị chuyển kho đã được duyệt, thực hiện giao dịch. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho đã có ký xác nhận thực hiện xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất kho.

• Xuất lắp ráp:

Bộ phận có nhu cầu lắp ráp hàng làm phiếu đề nghị xuất và gửi người có quyền phê duyệt. Kế toán kho căn cứ vào phiếu đề nghị xuất lắp ráp đã được duyệt, thực hiện lập giao dịch xuất lắp ráp. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp có xác nhận thực hiện xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất.

Tham khảo sơ đồ quy trình quản lý hàng tồn kho

Những phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả

Mã hóa vật tư/hàng hóa

Việc mã hóa vật tư/hàng hóa sẽ tránh được việc trùng lặp, sai sót trong quá trình quản lý hàng tồn kho. Xây dựng mã hàng có rất nhiều cách thức khác nhau, tuy nhiên cần phải đảm bảo hai nguyên tắc cơ bản sau:

• Bắt buộc mô tả đặc tính sản phẩm và thống nhất cách đặt tên sản phẩm để việc sử dụng bộ mã trở nên hiệu quả hơn.
• Cần có bước khảo sát và tổng hợp các thông tin một cách bài bản và toàn diện về vật tư/ hàng hóa, phân loại và lập danh sách vật tư/ hàng hóa theo các tiêu thức phù hợp với yêu cầu quản lý. Ngoài ra cần chú ý quy ước mã hoá để đảm bảo bộ mã thống nhất và có thể mở rộng, đồng thời giúp sử dụng để thuận tiện trong việc áp dụng các mã mới hoặc cho người mới sử dụng.

Gắn mã vật tư, hàng hóa để dễ dàng kiểm soát, quản lý hàng tồn

Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu

Xác định được mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc nhập hàng về nhiều hơn mức cần thiết hoặc nhập kho quá ít không đủ phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Từ do gây ra hậu quả như giảm doanh thu, việc sản xuất bị trì trệ.

Mức tồn kho tối đa, tồn kho tối thiểu sẽ được thiết lập theo từng mặt hàng và được điều chỉnh trong một khoảng thời gian nhất định, nhất là với ngành hàng kinh doanh thời vụ. 

Sắp xếp vật tư/ hàng hóa trong kho khoa học

Thường thì các doanh nghiệp sẽ sắp xếp vật tư/ hàng hóa theo vị trí, đây là cách khoa học, thuận tiện và hợp lý. Mỗi loại vật tư/ hàng hóa cần được phân loại để chứa vào những khu vực phù hợp trong kho giúp dễ dàng quản lý kho hàng hiệu quả. Để sắp xếp hàng hóa một cách khoa học thì các doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống kệ kho chứa hàng để lưu trữ.

Có hai phương pháp sắp xếp hàng hóa như sau:

• Sắp xếp vị trí cố định (fix location): đây là phương pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí. 
• Sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): đây là phương pháp không cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu như A1, A2, A3, B1, B2, B3,… và được hiển thị trên sơ đồ kho. 

Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Cần phải thực hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ để xem số liệu thực tế và sổ sách có khớp nhau hay không. Đồng thời khi kiểm kê, những loại hàng hóa hỏng hóc, hết hạn sẽ bị phát hiện kịp thời. Công việc này giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn hiệu quả và chính xác. Các doanh nghiệp nên thực hiện 6 tháng/lần để đảm bảo kho hàng được quản lý tốt nhất.

Kiểm kê, theo dõi hàng tồn kho định kì

Lưu ý: Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, bạn cần phải biết được:

• Tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý là bao nhiêu?
• Cách kiểm soát lượng hàng tồn như thế nào?
• Diện tích kho hàng có đủ điều kiện chứa số lượng hàng hóa như vậy không?
• Chi phí quản lý trong thời gian hàng tồn kho có phù hợp không?
• Chi phí cơ hội của việc quản lý hàng tồn kho?

>> Tham khảo: Các mô hình quản lý hàng tồn kho tiêu biểu hiện nay

Sử dụng phần mềm để quản lý hàng tồn

Những phần mềm hỗ trợ quản lý kho hiện nay có thể quản lý hàng tồn rất hiệu quả. Đối với những kho hàng lớn, phải quản lý nhiều số liệu phức tạp thì việc sử dụng phần mềm là cực kì cần thiết.

Phần mềm có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ. Lập và kiểm soát phiếu nhập/xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất và lưu thông.

Phần mềm quản lý hàng tồn Sapo

Ứng dụng hệ thống kệ kho hàng trong quản lý hàng tồn kho

Trong quản lý hàng tồn kho, để thực hiện và dễ dàng trong quá trình mã hóa, sắp xếp, kiểm kê,… thì kho hàng cần phải được xây dựng chuyên nghiệp với hệ thống kệ kho hàng đảm bảo chứa hàng hóa khoa học nhất. 

Việc sắp xếp hàng hóa gọn gàng, ngăn nắp và rõ ràng tạo điều kiện thuận lợi quá trình kiểm kê hàng tồn kho dễ dàng hơn. Hiện nay một số mẫu kệ kho hàng, kệ công nghiệp đang được ứng dụng rất hiệu quả trong các kho vật tư/hàng hóa như:

• Kệ v lỗ đa năng
• Kệ trung tải
• Kệ Selective
• Kệ Double Deep
• Kệ Drive in
• Kệ Con lăn
• Kệ tay đỡ
• Kệ sàn
• Kệ di động,…

Hàng tồn kho được sắp xếp gọn gàng, khoa học trên giá kệ

Lựa chọn lắp đặt loại kệ kho hàng nào là tùy thuộc vào chủng loại hàng hóa, tải trong kho hàng, tần suất xuất/nhập và mật độ lưu trữ hàng hóa. Lựa chọn loại kệ kho phù hợp góp phần giúp quản lý hàng hóa nói chung và quản lý hàng tồn kho hiệu quả và tiết kiệm nhất.

Hiện nay, kệ công nghiệp VNT là đơn vị sản xuất kệ kho hàng chất lượng cao cấp tại Việt Nam hiện nay. VNT đã setup hàng nghìn nhà kho cho khách hàng trên toàn quốc với mức chi phí rẻ nhất.

VNT với 2 nhà máy sản xuất công suất cực lớn tại miền Bắc và miền Nam, sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng về số lượng và chất lượng, đặc biệt là tiến độ lắp đặt. VNT đủ năng lực cung ứng kệ kho hàng đáp ứng 100% khách hàng trong nước và  xuất khẩu ra thị trường quốc tế (Mỹ, châu Âu, Đông Nam Á,…).

Để được tư vấn về quản lý hàng tồn kho cũng như lắp đặt các mẫu kệ kho hàng tốt nhất. Vui lòng liên hệ Hotline 0942.083.698, VNT sẽ tư vấn tận tâm và đưa ra giải pháp phù hợp cho khách hàng.