Cách tối ưu hóa quy trình lưu trữ trong kho

Trong quản lý kho hàng, trung bình chi phí nhân công chiếm tới 65% chi phí vận hành kho. Để xem xét hoạt động của kho, trước tiên cần tối quy quy trình vì việc sắp xếp bố cục nhà kho ảnh hưởng rất lớn tới hiệu suất làm việc.

Vai trò của quy trình lưu trữ hàng hóa trong kho

Chuỗi các hệ thống logistics hiện nay ngày càng phát triển mạnh mẽ đã đặt ra một nhu cầu thiết yếu đối với kỹ năng quản lý kho hàng. Khi đó, một nhân viên kho cần phải được trang bị những kỹ năng quản lý kho hàng tối thiểu như:

• Sắp xếp hàng hóa trong kho (Xem cách sắp xếp).
• Kiểm tra, đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa.
• Thực hiện các thủ tục xuất/ nhập hàng hóa.
• Thực hiện việc xuất/nhập hàng hóa, đồng thời ghi các giấy tờ chứng thực.
• Hỗ trợ, thực hiện việc kiểm kho định kỳ.

Lưu trữ hàng trong kho

Một hệ thống quản lý đảm bảo tiêu chuẩn, chất lượng (gọi chung là quy trình lưu trữ kho) sẽ mang lại lợi ích lâu dài cũng như giúp ích rất nhiều cho việc quản lý bán hàng, cụ thể như:

• Tránh thất thoát hàng hóa.
• Tiết kiệm chi phí lưu kho, quản lý, tránh tình trạng thất thoát, hàng hóa hư hỏng, hao mòn.
• Tăng doanh thu cho doanh nghiệp nhờ kiểm soát được số lượng hàng hóa xuất nhập kho.
• Tăng hiệu quả vốn lưu động (dòng tiền) để duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư ngắn hạn.

>>> Xem thêm: Các mô hình quản lý hàng tồn kho tiêu biểu cho doanh nghiệp

Cách tối ưu hóa quy trình lưu trữ trong kho

Một trong những vấn đề quan trọng nhất mà các nhà quản lý kho hàng phải lưu tâm đó là tối ưu hóa kho lưu trữ. Khi không được thực hiện đúng cách, đúng quy trình nó có thể gây tốn kém như lối đi bị tắc nghẽn, mất hàng và năng suất thấp. Chuyển đến một kho hàng lớn hơn có thể là một giải pháp nhanh chóng, nhưng đó không phải là một lựa chọn thiết thực cho hầu hết mọi người. Cho nên, cần tối ưu hóa quy trình lưu trữ nhà kho bằng những cách sau:

Tính toán diện tích lưu trữ trong kho

Bước này có vai trò quan trọng nhưng thường bị bỏ qua. Nó giúp bạn tính toán được diện tích thực đang được sử dụng và sử dụng vào mục đích nào, từ những số liệu thống kê sẽ giúp bạn đưa ra những giải pháp tiếp theo. Các công thức tính toán như sau:

• Kích thước lưu trữ toàn kho (m3) = (Diện tích lưu trữ hàng hoá) x (Chiều cao tối đa).
• Thể tích lưu trữ (m3)= (Chiều cao) x (Diện tích giá kệ). 

Tính toán diện tích kho để lưu trữ

(**Lưu ý: Chiều cao tối đa có thể không bằng nhau ở một số chỗ, vì thế bạn tính riêng và cộng tổng lại sau).

• Diện tích có khả năng lưu trữ = [(Thể tích lưu trữ)/ (Tổng thể tích toàn kho)] x 100. 

(**Nếu con số ở ngưỡng 22 – 27% nghĩa là có đủ khoảng trống để hoạt động tối ưu, nếu thấp hơn 22% có thể tối ưu vị trí giá kệ và chiều rộng lối đi).

•  Diện tích cần tối ưu: Trường hợp bạn dùng WMS (phần mềm ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ việc quản lý kho hàng) = [(Tổng khối lượng hàng hoá lưu trữ)/ (Thể tích lưu trữ)] x 100.
• Trường hợp không dùng WMS: Chia thể tích lưu trữ thành các phần nhỏ (theo dãy, hàng), ước tính % phần cần tối ưu của mỗi hàng, rồi cộng tổng và chia trung bình.

>> Hướng dẫn: Cách tính diện tích kho và sức chứa của kho hàng

Tính toán tốt các chỉ số trong kho

Không chỉ tính toán về mặt diện tích, chủ đầu tư còn phải tính toán về các chỉ số trong kho, chẳng hạn như:

• Giá vốn hàng tồn: Mỗi loại hình công ty thì sẽ có những định nghĩa về giá vốn khác nhau. Tuy nhiên tựu chung lại thì nó sẽ bao gồm một số chi phí cơ bản sau: Chi phí mua nguyên vật liệu; Chi phí sản xuất hàng hóa; Chi phí nhân công; Chi phí quản lý doanh nghiệp; Chi phí vận chuyển; Chi phí mua máy móc, trang thiết bị…

• Năng suất lưu trữ: Khi bạn biết tổng dung lượng lưu trữ của không gian nhà kho của mình, bạn có thể bắt đầu phân tích xem bạn đang sử dụng không gian đó tốt như thế nào. Bạn có thể thực hiện việc này theo hai bước – học cách tính toán việc sử dụng không gian nhà kho và sau đó phân tích mức sử dụng cá nhân của bạn.

• Vòng quay hàng tồn kho: Vòng quay hàng tồn kho hay còn gọi là Inventory Turnover, đây là chỉ số dùng để chỉ khả năng quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Dựa vào chỉ số này doanh nghiệp có thể quản lý được loại sản phẩm nào được bán ra thị trường nhiều nhất, lượng hàng hoá nào còn tồn đọng lại kho không được bán chạy trong một khoảng thời gian nhất định. Nhờ đó các chủ doanh nghiệp biết được nhu cầu thị trường mà nên phát triển mặt hàng nào, đưa ra các giải pháp để bán những mặt hàng tồn đọng.
• Tỷ lệ hàng tồn trên doanh số bán: Doanh nghiệp nào trong quá trình sản xuất hàng hóa cũng đều có hàng tồn kho, tuy nhiên tỷ lệ hàng tồn kho thế nào được coi là hợp lý, an toàn? Các doanh nghiệp cần phải hiểu hàng tồn kho có 2 mặt: Có hàng tồn kho quá lớn gây ảnh hưởng về giá; Tăng doanh thu nhờ nắm bắt xu hướng thị trường hàng tồn kho.

Giảm diện tích lối đi không cần thiết

Trong thiết kế lối đi giữa các kho kệ gồm có từ 1 đến 2 lối đi chính, những lối rẽ phụ sẽ thông với lối rẽ chính. Tùy thuộc vào đặc tính hàng hóa, diện tích kho hàng và số lượng kho kệ mà điều chỉnh khoảng cách các lối đi sao cho phù hợp nhất, có thể di chuyển, lưu thông xe đẩy hàng, xe nâng giúp hàng hóa  di chuyển một cách thuận tiện và nhanh gọn nhất.

Giảm diện tích lối đi trong kho

Với những kho hàng có diện tích nhỏ thì hạn chế các lối đi phụ để tối ưu diện tích chứa hàng. Ngoài ra, việc sử dụng các loại kệ phù hợp như kệ Narrow Aisle (kệ cho lối đi hẹp) sẽ giúp cho lượng hàng được lưu trữ một cách tối đa, giảm thiểu chi phí về nhân công, mặt bằng và các chi phí phát sinh khác.

Sử dụng hệ thống giá kệ lưu trữ phù hợp

Một cách tối ưu hóa quy trình lưu trữ trong kho mang lại hiệu quả cao đó là sử dụng loại kệ lưu trữ phù hợp. Mỗi loại kho hàng, diện tích, chủng loại hàng hóa sẽ thích hợp với loại giá kệ khác nhau. Chẳng hạn, những loại mặt hàng có kích thước cồng kềnh, dài…. có thể sử dụng kệ tay đỡ; sản phẩm có tải trọng nặng, cần hỗ trợ của robot điều khiển thì sử dụng kệ Shuttle; hàng hóa nhiều, nhẹ, cần lưu trữ lâu năm có thể sử dụng kệ tay quay….

Kệ công nghiệp VNT là nhà sản xuất giá kệ hàng đầu Việt Nam với các sản phẩm kệ phổ thông, kệ thông minh như: Kệ trung tải, kệ Shuttle, kệ Selective, kệ Double Deep…. Mỗi sản phẩm đều được thiết kế đúng chuẩn từ dây chuyền công nghệ hiện đại, đảm bảo an toàn, chất lượng. Đặc biệt, Kệ công nghiệp VNT còn hỗ trợ việc tư vấn, setup, lắp đặt cũng tối ưu hóa quy trình lưu trữ kho hàng. Liên hệ ngay để được tư vấn.

• Hotline: 0978 755 579
• Website: https://kecongnghiep.vn