Quy định và tiêu chuẩn thiết kế kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Hiện nay nhiều văn phòng, doanh nghiệp, thư viện lớn xây dựng kho lưu trữ hồ sơ để thuận tiện trong việc bảo quản, lưu trữ, tra cứu tài liệu. Bởi thực tế, trong kinh doanh có rất nhiều giấy tờ cần được lưu trữ trong thời gian dài, thậm chí là vô thời hạn. Vậy kho lưu trữ hồ sơ có đặc điểm gì? Nội quy và tiêu chuẩn thiết kế kho lưu trữ hồ sơ như thế nào? Cùng Kệ công nghiệp VNT tìm hiểu chi tiết về các quy định này dưới đây.

Kho lưu trữ hồ sơ có đặc điểm gì?

Thực tế cho thấy hồ sơ cần lưu trữ trong mỗi công ty, doanh nghiệp sẽ tăng lên nhanh chóng theo quy mô của công ty cũng như theo thời gian. Và việc sử dụng các kho tài liệu chuyên biệt sẽ giúp các doanh nghiệp giải phóng bớt những “gánh nặng lưu trữ”, tối ưu không gian và thuận tiện hơn khi sắp xếp, truy vấn văn bản, giấy tờ công việc.

Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu 

Kho tài liệu chuyên biệt, kho lưu trữ hồ sơ thường có những đặc điểm:

– Kho lưu trữ tài liệu thường được đặt ở vị trí trung tâm, gần các cửa ngõ thuận tiện cho việc vận chuyển khi cần của các tổ chức/doanh nghiệp.

– Về diện tích: Bảo đảm đủ diện tích để bảo quản hồ sơ, tài liệu

– Tại kho lưu trữ, giấy tờ, tài liệu được đóng gói, sắp xếp theo các quy trình riêng phù hợp với đặc thù kinh doanh, hoạt động của mỗi doanh nghiệp

– Các yếu tố về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng luôn được đảm bảo để giữ hồ sơ không bị ẩm mốc hay hư hỏng.

– Một kho lớn có thể chia thành nhiều kho nhỏ để phân loại hồ sơ tài liệu, phân các phòng chức năng riêng

– Trang bị đủ các thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy

– Lối đi lại thường thiết kế rộng, thông thường khoảng cách giữa các kệ khoảng từ 0,7m – 0,8m; Lối đi đầu giá kệ từ 0,4m – 0,6m, lối đi chính trong nhà kho là từ 1,2m – 1,5m; Hành lang 0,8 – 1,2 mét.

Những nội quy, quy định về kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Quy định về xây dựng, cải tạo kho

Theo quy định, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trực tiếp trong việc xây dựng và quản lý kho lưu trữ. Tùy thuộc vào lượng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình làm việc, cần đảm bảo kho lưu trữ có đủ diện tích và trang thiết bị để bảo quản tài liệu một cách an toàn. Việc xây dựng kho phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Thông tư 09/2007/TT-BNV.

Để xây dựng kho xưởng, kho bãi an toàn và tránh các rủi ro đáng tiếc thì các doanh nghiệp cũng cần nắm rõ những quy định về PCCC. Theo đó, các doanh nghiệp xây dựng hệ thống kho chứa hàng cần tuân thủ Nghị định 79 về quy định phòng cháy chữa cháy cho nhà kho tại Việt Nam

Nội quy áp dụng cho nhân sự làm việc tại kho

– Người thủ kho và nhân viên dưới quyền phải trung thực trong việc quản lý, báo cáo tài liệu, hồ sơ trong kho

– Tác phong phải luôn chỉnh tề, quần áo phải đúng theo quy định, tuân thủ thời gian làm việc đúng giờ.

– Thái độ làm việc chuyên nghiệp, lịch sự.

– Không tụ tập nhậu nhẹt ăn uống trong kho.

Tuân thủ quy định làm việc trong kho lưu trữ hồ sơ

Quy định về công việc xuất nhập tài liệu, hồ sơ trong kho

– Tuân thủ theo các quy tắc công việc xuất nhập tài liệu cấp trên đề ra.

– Thường xuyên kiểm tra để đảm bảo hồ sơ trong kho luôn ở trạng thái tốt nhất, không bị hư hại do tác động ngoại cảnh như thời tiết, mối mọt.

– Ghi chép số liệu trên sổ kho để làm dữ liệu báo cáo và so sánh thực tế.

– Giấy tờ xuất nhập phải có chữ ký xác nhận của người phụ trách giao nhận và chữ kỹ của thủ kho. Giấy tờ liên quan phải được bảo quản kỹ để làm dữ liệu báo cáo cấp trên.

Quy định về sự an toàn trong kho lưu trữ hồ sơ

– Sự an toàn trong kho lưu trữ tài liệu cần đặt lên hàng đầu.

– Chú ý những quy định về an toàn cháy nổ, phải tuân thủ chặt chẽ quy tắc phòng cháy chữa cháy kho xưởng.

– Không hút thuốc, rượu bia hay vứt đồ ăn bừa bãi.

– Tài liệu trong kho phải được sắp xếp khoa học và đúng thứ tự, vị trí: Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ; sắp xếp tài liệu lên giá kệ kho; sắp xếp giá trong kho.

– Nhân viên kho không được tự ý di dời hồ sơ làm xáo trộn vị trí. Trong trường hợp di dời phải có chỉ đạo từ thủ kho và ban lãnh đạo cấp trên.

– Khi ra về, phải kiểm tra kỹ mọi khu vực trong kho xưởng để đảm bảo an toàn về cháy nổ, tắt  các thiết bị sử dụng điện không cần thiết để tiết kiệm điện năng.

Cần đảm bảo tuân thủ nội quy và an toàn trong kho

Quy định về thời hạn bảo quản tài liệu

Theo quy trình bảo quản quy định tại Điều 33 Thông tư 03/2022/TT-BTNMT, Điều 34 Thông tư 03/2022/TT-BTNMT và Điều 35 Thông tư 03/2022/TT-BTNMT được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì thời gian bảo quản định kỳ kho lưu trữ tài liệu là:

• 06 tháng/lần đối với kho chuyên dụng.
• 04 tháng/lần đối với kho thông thường.
• 03 tháng/lần đối với kho tạm.

Quy định về giữ vệ sinh kho xưởng

– Tất cả các nhân sự làm việc trong kho xưởng phải thực hiện giữ gìn vệ sinh chung.

– Thực hiện tốt 5S kho xưởng theo quy định.

–  Dọn dẹp vệ sinh kho lưu trữ hồ sơ, sắp xếp, đặt để ngăn nắp mọi thứ đúng nơi quy định.

Trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ

Để bảo quản hồ sơ, tài liệu hiệu quả, kho lưu trữ cần được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như: kệ lưu trữ hồ sơ, tủ, hộp đựng chuyên dụng, hệ thống điều hòa không khí, camera giám sát, hệ thống báo cháy và các thiết bị phòng chống ẩm, côn trùng.

Những thiết bị này giúp ngăn ngừa tài liệu bị hư hỏng do các tác nhân như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi bẩn và các loại côn trùng gây hại.

Thiết bị giá kệ lưu trữ trong kho hồ sơ

Tiêu chuẩn thiết kế kho lưu trữ tài liệu, hồ sơ

Mặt bằng và hướng nhà kho

Hướng nhà kho đa phần sẽ phụ thuộc theo hướng đường chính. Còn nếu có cơ hội lựa chọn hoặc xây mới thì nên chọn làm cửa quay về hướng Nam hoặc Đông Nam, tránh để cửa hoặc cửa sổ về hướng Tây.

Thiết kế cửa kho lưu trữ hồ sơ

– Cửa kho phải chịu lực tốt, chắc chắn và phải có khóa số hoặc khóa an ninh cẩn thận. Thiết kế 2 lớp, ở giữa có vật liệu chống ẩm, cách nhiệt

– Xây kín, tránh ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp

>> Xem thêm: Các tiêu chuẩn và mẫu thiết kế nhà kho thông minh, chuyên dụng

Thiết kế chiều cao kho

– Khi thiết kế nhà kho nhiều tầng thì chiều cao mỗi tầng khoảng 2m8 ( tính từ sàn kho này đến sàn kho khác).

– Với một nhà kho lưu trữ hồ sơ đạt chuẩn cần phải có đủ 3 lớp: phần hầm, phần nóc và phần kho lưu trữ. Tầng hầm thông gió chống ẩm ở bên dưới cao trên 1m80. Tầng nóc thông gió chống nóng bên trên cao 1m (thiết kế 2 lớp mái)

Tải trọng sàn kho

– Sàn kho thiết kế có tải trọng: 850-1000 kg/m2

– Sàn kho dùng giá compắc có tải trọng: 1.200 kg/m2

Hệ thống điện trong kho lưu trữ tài liệu, hồ sơ

– Hệ thống điện trong kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tính an toàn cao. Thiết kế 2 hệ thống điện riêng biệt:

+ Hệ thống làm việc trong kho

+ Hệ thống điện bên ngoài kho

– Cần có cầu dao tổng và cầu dao riêng cho từng phòng kho

– Đèn chiếu sáng cần có lớp bảo vệ, mỗi bóng có một công tắc riêng và được bố trí ở vị trí thuận lợi nhất.

– Dây dẫn điện trong kho phải làm bằng cáp chì, đi ngầm đảm bảo thẩm mỹ và an toàn

Hệ thống thông gió

– Hệ thống thông gió phải được duy trì với tốc độ 5m/s

– Lưu lượng gió luân chuyển khoảng 1-8 lần thể tích trong kho một giờ

Sử dụng giá kệ xếp đặt, lưu trữ hồ sơ

Bên cạnh những quy chuẩn khi thiết kế kho lưu trữ hồ sơ, để tạo nên một hệ thống kho hoàn chỉnh không thể thiếu những vật dụng hỗ trợ việc lưu hồ sơ như bìa cặp, giá kệ xếp đặt. Khi chọn kệ lưu trữ tài liệu, hồ sơ, rất nhiều đơn vị đã lựa chọn kệ sắt đa năng V lỗ và kệ trung tải với nhiều tiện ích ấn tượng:

– Hỗ trợ xếp đặt gọn gàng, phân loại tài liệu một cách khoa học, dễ dàng hơn khi cần tìm kiếm.

– Tạo sự chuyên nghiệp trong quản lý hồ sơ

– Giúp bảo quản hồ sơ tốt hơn, tránh ẩm mốc, mối mọt

– Tiết kiệm tối đa diện tích kho dữ liệu

Hiện tại Kệ công nghiệp VNT có 3 loại kệ lưu trữ phù hợp trong kho hồ sơ, tài liệu văn phòng cho các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức hiện nay đó là mẫu kệ sắt đa năng, kệ trung tải và kệ tay quay.

Kệ sắt trung tải lưu trữ tài liệu, hồ sơ

Kệ công nghiệp VNT tư vấn thiết kế kho lưu trữ hồ sơ miễn phí theo quy định

– Kệ công nghiệp VNT là đơn vị uy tín nhiều năm trong lĩnh vực sản xuất và lắp đặt kệ kho hàng đã hỗ trợ giúp hàng triệu khách hàng setup kho hàng an toàn và tiết kiệm.

– Sở hữu 2 nhà máy sản xuất quy mô lớn tại miền Bắc và miền Nam, VNT đảm bảo đáp ứng đầy đủ và nhanh chóng mọi nhu cầu lắp đặt giá kệ của khách hàng trên toàn quốc. Khách hàng được mua sản phẩm với giá gốc từ nhà máy sản xuất nên có giá rẻ hơn. Đặc biệt, chúng tôi luôn có chính sách chiết khấu cao cho khách hàng, đảm bảo quý khách được setup nhà kho với chi phí hợp lý nhất.

– Tư vấn mẫu kệ phù hợp với nhu cầu lưu trữ của khách hàng, setup không gian nhà kho tối ưu và tiết kiệm:

+ Kệ công nghiệp VNT hỗ trợ tư vấn thiết kế kho lưu trữ hồ sơ miễn phí: Miễn phí tư vấn, khảo sát mặt bằng trực tiếp; Miễn phí lên bảng thiết kế mặt bằng nhà kho

+ Cung cấp đa dạng các loại mẫu kệ trung tải, kệ sắt V lỗ thích hợp sử dụng cho kho lưu trữ tài liệu, hồ sơ

+ Ngoài các kích thước tiêu chuẩn, chúng tôi còn sản xuất theo yêu cầu riêng của khách hàng. Tư vấn lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu lưu trữ giúp tối ưu không gian và đảm bảo tính thẩm mỹ, setup không gian nhà kho tối ưu và tiết kiệm nhất.

Mẫu kệ tay quay lắp đặt trong các kho lưu trữ hồ sơ, giấy tờ

– Các sản phẩm kệ kho lưu trữ hồ sơ VNT sản xuất đều cam kết cao về chất lượng, giúp khách hàng yên tâm khi lựa chọn sử dụng:

+ Kệ được sản xuất từ sắt thép loại 1 đạt chuẩn SPCC JIS G314 chịu lực tốt.

+ Bề mặt được phủ lớp sơn tĩnh điện nước sơn đồng đều, thẩm mỹ, chống han gỉ, chống cháy đảm bảo độ bền cao và không gây ẩm mốc cho hồ sơ lưu trữ.

– Lắp đặt đúng tiến độ, đúng kỹ thuật, nhanh chóng, chuyên nghiệp, tận tâm:

+ Đội ngũ nhân viên đông đảo, lắp đặt kệ kho nhanh chóng, chuyên nghiệp, đúng kỹ thuật.

+ Sẵn sàng lắp đặt cho khách hàng ở mọi nơi, mọi địa hình nhà kho, hoàn thiện đúng tiến độ theo yêu cầu.

– Dịch vụ tư vấn, bảo hành, hậu mãi uy tín, chu đáo

+ Chính sách bảo hành sản phẩm uy tín, rõ ràng, lâu dài: Bảo hành kệ lưu trữ từ 2-3 năm ( tuỳ từng loại kệ).

+ Hỗ trợ vận chuyển, lắp đặt giá kệ trên toàn quốc: Giá kệ được bọc nilon và đóng thùng carton tránh trầy xước trong quá trình vận chuyển.

+ Tư vấn tận tâm giúp khách hàng chọn được sản phẩm kệ kho lưu trữ hồ sơ phù hợp.

+ Hỗ trợ tư vấn giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng sau bán hàng.

Kệ công nghiệp VNT hiểu rõ từng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, tổ chức khi cần lưu trữ hồ sơ và cam kết cung cấp giải pháp lưu trữ tối ưu nhất, giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu được không gian lưu trữ đáng kể. Hãy LIÊN HỆ NGAY với chúng tôi để được tư vấn giải pháp cụ thể.

• Địa chỉ: Tam Hiệp, Phúc Thọ, Hà Nội
• Hotline: 0978 755 579
• Email: info@kecongnghiep.vn

Các quy định và tiêu chuẩn thiết kế kho lưu trữ hồ sơ hiện tại khuyến khích việc thiết lập các hệ thống lưu trữ thân thiện với người sử dụng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi tìm kiếm thông tin. Người sử dụng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin, tài liệu cần thiết. Hi vọng, bài viết trên đây có thể giúp bạn đọc nắm rõ các quy định để thực hiện theo.