Các nguyên tắc và quy trình bảo quản hàng hóa trong kho an toàn

Bảo quản hàng hóa trong kho là hoạt động cần có đối với bất kì doanh nghiệp sản xuất hay thương mại nào. Việc bảo quản không chỉ bảo vệ sản phẩm khỏi hư hỏng mà còn đảm bảo sự tin tưởng của khách hàng. Trong bài viết này, Kệ công nghiệp VNT sẽ đi tìm hiểu chi tiết hơn về các khía cạnh của việc bảo quản hàng hóa trong kho, từ lý do cần thiết cho đến các biện pháp cụ thể, nhằm giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bảo quản này.

Tại sao cần bảo quản hàng hóa trong kho?

Lưu trữ và bảo quản hàng hóa trong nhà kho là hoạt động cơ bản mà mọi doanh nghiệm hay nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ cũng đều phải thực hiện. Hơn nữa, hoạt động này cũng cần được thực hiện thường xuyên, đều đặn để hàng hóa luôn được bảo vệ ở trạng thái tốt nhất (cả về mặt số lượng và chất lượng). Việc bảo quản hàng hóa trong kho hàng mang đến rất nhiều lợi ích. Cụ thể như sau:

Giữ gìn chất lượng hàng hóa

Mỗi loại hàng hóa đều có những yếu tố nhạy cảm riêng biệt khi tiếp xúc với môi trường bên ngoài. Chẳng hạn như thực phẩm và dược phẩm cần được bảo quản ở nhiệt độ thích hợp, trong khi các hóa chất cần có sự đảm bảo an toàn nhất định.

Việc bảo quản hàng hóa đúng cách sẽ giúp duy trì chất lượng sản phẩm, giữ nguyên giá trị và đặc tính mà nhà sản xuất mong muốn. Những sản phẩm hư hỏng không chỉ gây ra thiệt hại về tài chính mà còn làm giảm uy tín thương hiệu.

Bảo quản hàng hóa trong kho hàng mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Hạn chế rủi ro hao hụt sản phẩm

Hao hụt hàng hóa trong kho thường xuất phát từ việc bảo quản không đúng quy cách. Những sản phẩm có thể bị hư hỏng, thất thoát sẽ làm giảm lợi nhuận, gia tăng chi phí xử lý hay thậm chí là phải loại bỏ sản phẩm khỏi kho lưu trữ. Bằng cách áp dụng các phương pháp bảo quản đúng đắn, doanh nghiệp có thể duy trì tối ưu mức tồn kho và giảm thiểu lãng phí.

Đảm bảo an toàn cho người lao động

Một kho hàng được bảo quản một cách chuyên nghiệp không chỉ đem lại lợi ích cho sản phẩm mà còn đảm bảo an toàn lao động trong kho hàng cho những người làm việc trong đó. Các nguy cơ như cháy nổ, rò rỉ hóa chất, hay nhiễm khuẩn có thể gây ảnh hưởng lớn đến sức khỏe của nhân viên. Chế độ bảo quản hợp lý giúp giảm thiểu rủi ro và bảo vệ sức khỏe cho người lao động.

Tối ưu quy trình vận hành kho, tránh gây lãng phí

Nhân viên nhà kho có thể xác định được đúng loại hàng hóa cần lưu trữ, thời gian lưu trữ, và tính chất của từng loại hàng hóa theo khu vực một cách nhanh chóng. Điều này không chỉ giúp dễ dàng tìm kiếm hàng hóa khi cần mà còn giúp cảnh báo sớm về hàng hóa có nguy cơ hết hạn sử dụng hoặc dễ hỏng, tránh gây thiệt hại, lãng phí không cần thiết cho doanh nghiệp.

Những nguyên tắc cơ bản về bảo quản hàng hóa trong kho

Để việc bảo quản hàng hóa trong nhà kho được an toàn, hiệu quả cần thực hiện theo các nguyên tắc sau:

Xác định rõ loại hàng hóa và đặc tính

Trước khi đưa hàng hóa vào kho, bạn phải xác định rõ ràng loại hàng hóa, và các đặc tính đi kèm như tính dễ cháy nổ, nguy hiểm, điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm,… Những thông tin này sẽ giúp bạn trong việc lựa chọn phương pháp bảo quản phù hợp nhất. Việc không chú ý đến điều này có thể dẫn đến những cách bảo quản không hiệu quả, sai cách và ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.

Kiểm tra chất lượng hàng hóa

Bên cạnh việc xác định loại hàng hóa, việc kiểm tra chất lượng trước khi đưa vào kho cũng đóng vai trò quan trọng. Những hàng hóa hư hỏng hay gần hết hạn sử dụng cần được xử lý kịp thời trước khi nhập vào kho hàng. Việc này cũng giúp tránh tình trạng lây lan hư hỏng sang các sản phẩm khác, ảnh hưởng đến tổng thể chất lượng sản phẩm trong kho.

Sắp xếp và phân loại hàng hóa khoa học

Sau khi kiểm tra hàng hóa, việc sắp xếp và phân loại hàng hóa là rất quan trọng để tạo nên một kho hàng chất lượng. Hàng hóa nên được phân loại theo chủng loại, hạn sử dụng hoặc kích thước. Điều này không chỉ giúp quản lý dễ dàng hơn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm kê và tìm kiếm hàng hóa khi cần.

Hàng hóa được phân loại và sắp xếp khoa học

Có thể phân loại hàng hóa theo đặc tính, kích thước và hạn sử dụng là phổ biến nhất. Việc này không chỉ giúp dễ dàng trong việc quản lý mà còn giảm thiểu rủi ro. Các sản phẩm dễ vỡ hoặc dễ cháy nổ cần được đặt ở những vị trí khác nhau để hạn chế tối đa tổn thất.

>> Xem ngay: 10 Cách sắp xếp hàng hóa trong kho đúng và tối ưu lưu trữ

Xếp dỡ hàng hóa

Khi xếp dỡ hàng hóa, cần chú ý đến việc sử dụng thiết bị hỗ trợ nhằm tiết kiệm thời gian và sức lực. Những thiết bị như xe nâng hay xe đẩy giúp cho quá trình này diễn ra thuận lợi và an toàn hơn. Đồng thời, việc cần tuân thủ các quy tắc về trọng tải và cách sắp xếp hàng hóa để tránh tình trạng đổ vỡ hàng hóa.

Trong quá trình xếp dỡ, luôn phải duy trì không gian thông thoáng giữa các hàng hóa. Việc này giúp tạo điều kiện cho không khí lưu thông xung quanh, ngăn ngừa ẩm mốc và những tác động xấu từ môi trường bên ngoài. Sự thông thoáng còn bảo vệ hàng hóa khỏi các yếu tố gây hại như côn trùng hay vi khuẩn.

Môi trường để bảo quản hàng hóa

Một trong những yếu tố không thể thiếu trong bảo quản hàng hóa chính là môi trường lưu trữ. Bao gồm các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm và thông thoáng cần được kiểm soát nghiêm ngặt để đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng.

Ví dụ: Các sản phẩm như thực phẩm đông lạnh cần được bảo quản ở nhiệt độ thấp để đảm bảo giữ được chất lượng hàng hóa trong suốt thời gian bảo quản.

Độ ẩm không khí cũng có ảnh hưởng lớn đến sản phẩm. Độ ẩm quá cao dẫn đến tình trạng ẩm mốc, còn độ ẩm quá thấp khiến hàng hóa bị khô, dễ gãy. Để duy trì độ ẩm ổn định, bạn có thể sử dụng máy tạo độ ẩm hoặc máy hút ẩm.

Môi trường bảo quản hàng hóa cũng cần đảm bảo

Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho tối ưu

Để tối ưu hóa quy trình bảo quản hàng hóa, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình khoa học và bài bản. Dưới đây, Kệ công nghiệp VNT sẽ đưa ra giúp bạn một quy trình tối ưu nhất cho việc bảo quản hàng hóa:

Nhận hàng và kiểm tra

Khi nhận hàng, kiểm tra chất lượng và số lượng là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Việc kiểm tra kỹ lưỡng sẽ đảm bảo rằng hàng hóa đáp ứng đầy đủ yêu cầu về chất lượng và an toàn, từ đó hạn chế tối đa rủi ro.

Phân loại và kiểm kê

Phân loại hàng hóa theo các tiêu chí khác nhau là một bước cần thiết. Sau khi phân loại, cần kiểm kê thường xuyên để cập nhật tình trạng hàng hóa, số lượng và vị trí lưu trữ vào hệ thống quản lý kho. Hoạt động này giúp đảm bảo hàng hóa được nhập vào kho trong tình trạng tốt nhất.

Xếp dỡ và lưu trữ

Việc xếp dỡ cần phải tuân thủ những kỹ thuật nhất định để đảm bảo an toàn cho cả nhân viên và hàng hóa. Lưu trữ hàng hóa cần thực hiện một cách khoa học để đảm bảo thông thoáng, tiết kiệm không gian.

Sử dụng kệ sắt kho hàng là cách hiệu quả để bảo quản hàng hóa trong kho. Việc sắp xếp hàng lên kệ giúp hàng hóa được bảo quản tốt, dễ dàng kiểm soát và thuận tiện cho việc xuất nhập hàng.

Sử dụng các loại kệ chắc chắn để lưu trữ, bảo quản hàng hóa trong kho

Theo dõi và kiểm tra

Quá trình theo dõi tình trạng hàng hóa thường xuyên sẽ giúp bạn phát hiện kịp thời các vấn đề có thể xảy ra. Việc kiểm tra định kỳ sẽ giúp bạn giữ cho kho hàng luôn ở trong tình trạng tốt và sẵn sàng phục vụ nhu cầu của khách hàng.

>> Xem thêm: Giải pháp lưu trữ và bảo quản hàng hóa cho doanh nghiệp

Các tiêu chuẩn về bảo quản hàng hóa trong kho

Trong quá trình bảo quản hàng hóa, việc tuân thủ các tiêu chuẩn là rất cần thiết để đảm bảo chất lượng và an toàn. Một số tiêu chuẩn thường được áp dụng bao gồm:

Tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm

Đối với thực phẩm, doanh nghiệp cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm. Các thiết bị chứa hàng cần được vệ sinh thường xuyên để ngăn ngừa sự xâm nhập của côn trùng, vi khuẩn.

Hiện tại tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm trong kho được áp dụng là HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) giúp xác định và loại bỏ các nguy cơ gây hại, đảm bảo thực phẩm luôn sạch và an toàn.

Tiêu chuẩn về kiểm soát chất lượng

Các tiêu chuẩn về kiểm soát chất lượng hàng hóa cũng rất quan trọng, đảm bảo rằng hàng hóa luôn đạt được yêu cầu chất lượng trong suốt thời gian bảo quản. Việc kiểm soát chất lượng từ khâu nhập hàng cho đến khâu xuất hàng sẽ giúp tránh tồn động hàng, hư hỏng hàng trong kho.

ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế giúp các doanh nghiệp quản lý chất lượng một cách hiệu quả. Khi áp dụng ISO 9001, các doanh nghiệp sẽ có một hệ thống quản lý chất lượng rõ ràng, giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ, kể cả việc bảo quản hàng hóa trong kho.

Các loại tiêu chuẩn chất lượng

Tiêu chuẩn về tác động tới môi trường

ISO 14001 hiện là tiêu chuẩn giúp đánh giá tác động của việc bảo quản hàng hóa trong kho tới môi trường. Tiêu chuẩn này hướng tới việc xây dựng một hệ thống quản lý kho bảo vệ môi trường, giảm thiểu ô nhiễm và góp phần vào sự phát triển bền vững.

Tiêu chuẩn về an toàn lao động

Mỗi kho hàng phải có tiêu chuẩn an toàn lao động nhất định nhằm bảo vệ sức khỏe của nhân viên. Việc trang bị đầy đủ các thiết bị bảo hộ và tổ chức đào tạo về an toàn lao động là rất cần thiết.

Những lưu ý khi bảo quản hàng hóa trong kho

Kệ công nghiệp VNT sẽ đưa ra những lưu ý khi bảo quản hàng hóa trong kho, giúp bạn tối ưu hóa quy trình lưu kho, bảo vệ hàng hóa và nâng cao hiệu quả kinh doanh như sau:

• Kích thước, trọng lượng: Các mặt hàng có kích thước lớn, trọng lượng nặng cần được lưu trữ ở vị trí dễ dàng tiếp cận, đảm bảo an toàn cho người vận hành và tránh gây hư hỏng cho các hàng hóa xung quanh.
• Tính chất dễ cháy, nổ: Các loại hàng hóa dễ cháy, nổ như hóa chất, nhiên liệu phải được lưu trữ ở khu riêng biệt, được thiết kế chuyên dụng, đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn về phòng cháy chữa cháy.
• Độ ẩm, nhiệt độ: Mỗi loại hàng hóa có điểm giới hạn riêng về độ ẩm và nhiệt độ. Cần kiểm soát chặt chẽ yếu tố này trong kho để tránh hàng hóa bị ẩm mốc, hư hỏng, biến chất. Ví dụ, thực phẩm cần được bảo quản ở nhiệt độ thấp, trong khi đồ điện tử cần được giữ ở môi trường khô ráo.
• Tính dễ vỡ, biến dạng: Hàng hóa dễ vỡ như thủy tinh, gốm sứ phải được lưu trữ ở những vị trí an toàn, tránh va đập, rung lắc mạnh. Các sản phẩm dễ biến dạng cần được sắp xếp theo chiều đúng, tránh chồng chất quá cao.
• Vị trí kho bãi: Kho bãi cần được lựa chọn ở vị trí thuận lợi cho việc vận chuyển, giao nhận hàng hóa, đồng thời phải đảm bảo tính an ninh, tránh ảnh hưởng đến môi trường xung quanh.
• Phân chia khu vực: Kho cần được phân chia thành các khu vực lưu trữ riêng biệt theo từng loại hàng hóa, giúp dễ dàng quản lý, kiểm soát và tránh việc hàng hóa bị lẫn lộn, hư hỏng. Khu vực lưu trữ hàng hóa cần được phân định rõ ràng với khu vực làm việc, văn phòng.
• Hệ thống thông gió, chiếu sáng: Kho cần được thiết kế hệ thống thông gió và chiếu sáng phù hợp với từng loại hàng hóa, đảm bảo môi trường lưu trữ thông thoáng, đủ ánh sáng, giúp dễ dàng quan sát, kiểm tra hàng hóa.
• Kệ chứa hàng: Việc lựa chọn các loại giá đỡ, kệ chứa hàng phù hợp với từng loại hàng hóa là rất quan trọng. Đối với hàng hóa nặng, cần sử dụng các loại kệ chịu lực cao, đảm bảo an toàn cho người vận hành và hàng hóa.
• Pallet: Pallet giúp việc xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian và nhân công. Pallet cần được lựa chọn chất liệu phù hợp với loại hàng hóa cần lưu trữ.
• Các thiết bị hỗ trợ khác: Sử dụng các thiết bị hỗ trợ khác như xe nâng, băng tải… để giúp vận chuyển hàng hóa một cách nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo an toàn.
• Đảm bảo thông tin hàng hóa: Mỗi kiện hàng cần được dán nhãn rõ ràng, ghi đầy đủ thông tin về tên hàng, mã hàng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng… để dễ dàng quản lý và kiểm soát.
• Thường xuyên kiểm tra và bảo trì hệ thống kho: Định kỳ kiểm tra và bảo trì hệ thống kho, các thiết bị lưu trữ để đảm bảo hoạt động ổn định, an toàn.
• Vệ sinh kho hàng thường xuyên: Việc vệ sinh kho hàng, dọn dẹp rác thải định kỳ là rất quan trọng để tránh thu hút côn trùng và chuột.

Bảo quản hàng hóa trong kho là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và khoa học. Việc áp dụng các nguyên tắc, quy trình bảo quản hàng hóa trong kho trên đây một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản, nâng cao chất lượng hàng hóa, tối ưu hóa chi phí vận hành và gia tăng hiệu quả kinh doanh. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để quản lý kho hàng hiệu quả hơn.