Cách sắp xếp hàng hóa trong kho GSP theo đúng nguyên tắc

Nhờ cách sắp xếp hàng hóa trong kho GSP sẽ giúp cho hoạt động trong kho diễn ra hiệu quả hơn, đáp ứng được các yêu cầu về quản lý, vận hành và lưu trữ hàng hóa. Một hệ thống sắp xếp khoa học và hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu kho, nâng cao hiệu quả vận hành, hạn chế rủi ro hư hỏng, mất mát. Trong bài viết này, Kệ công nghiệp VNT sẽ hướng dẫn chi tiết cách sắp xếp hàng hóa trong kho GSP hiệu quả, chuẩn nhất hiện nay.

Tìm hiểu về kho GSP

Kho GSP (Good Storage Practices) là một hệ thống quản lý và bảo quản sản phẩm, đặc biệt là các sản phẩm dược phẩm, thực phẩm, hóa chất, mỹ phẩm… nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm được duy trì tốt nhất từ khi nhập kho đến khi xuất kho.

Kho GSP là kho hàng đã được thiết kế, trang bị và vận hành theo một quy trình chặt chẽ, đảm bảo các điều kiện bảo quản tối ưu cho sản phẩm.

Kho GSP

Tại sao cần sắp xếp hàng hóa trong kho GSP?

Việc sắp xếp hàng hóa trong kho GSP nhằm:

• Giảm thiểu chi phí lưu kho: Tối ưu hóa không gian lưu trữ, giảm thiểu lãng phí diện tích kho.
• Nâng cao hiệu quả vận hành: Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, bốc xếp và vận chuyển hàng hóa.
• Giảm thiểu rủi ro hư hỏng, mất mát: Bảo quản hàng hóa tốt hơn, ngăn ngừa hư hại do va đập, ẩm mốc, côn trùng,…
• Cải thiện độ chính xác trong quản lý kho: Dễ dàng kiểm soát hàng tồn kho, hạn chế sai sót trong quá trình xuất nhập hàng.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý: Sắp xếp hàng hóa hợp lý, dễ dàng kiểm tra, giám sát và thanh tra của các cơ quan chức năng.

Vì vậy, việc áp dụng các phương pháp sắp xếp hàng hóa khoa học và hiệu quả là rất quan trọng đối với hoạt động của Kho GSP.

Những nguyên tắc cơ bản khi sắp xếp hàng hóa trong kho GSP

Trước khi tiến hành sắp xếp hàng hóa trong kho GSP, doanh nghiệp cần nắm được những nguyên tắc cơ bản sau:

Nguyên tắc an toàn

Việc sắp xếp hàng hóa phải đảm bảo an toàn cho hàng hóa, nhân viên và môi trường xung quanh. Sắp xếp hàng hóa tránh gây cản trở lối đi, lối thoát hiểm, đồng thời đảm bảo các điều kiện phòng cháy chữa cháy trong kho.

Cần đảm bảo rằng việc kiểm tra và giám sát chất lượng, nguồn gốc của dược phẩm trong kho định kỳ được diễn ra một cách dễ dàng và hiệu quả. Các sản phẩm hết hạn cần được loại bỏ.

Hàng hóa dễ cháy, dễ vỡ hay có tính chất độc hại cần phải được quản lý đặc biệt. Các quy định về khoảng cách an toàn, cách bố trí các loại sản phẩm này cần được đảm bảo để tránh xảy ra sự cố xảy ra gây nguy hiểm cho hàng hóa và con người.

Nguyên tắc hiệu quả

Hệ thống sắp xếp phải tối ưu hóa không gian lưu trữ, giảm thiểu chi phí và thời gian vận hành. Việc sắp xếp hàng hóa cần dựa trên tần suất xuất nhập, đặc điểm hàng hóa, để dễ dàng tìm kiếm và bốc xếp.

Sắp xếp hàng hóa trong kho an toàn và hiệu quả

Nguyên tắc khoa học

Áp dụng các phương pháp sắp xếp khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm của từng loại hàng hóa và cấu trúc của kho GSP.

Đối với kho GSP hiện có rất nhiều cách sắp xếp như theo nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước), nguyên tắc FEFO (hết hạn đầu tiên xuất trước), nguyên tắc LIFO (nhập sau xuất trước). Tùy vào loại hàng hóa lưu trữ mà doanh nghiệp có thể lựa chọn nguyên tắc sắp xếp phù hợp để tối ưu.

Sản phẩm, hàng hóa cần được sắp xếp đúng chiều, nhãn và mã phải được quay ra ngoài để có thể dễ dàng nhìn thấy.

Nguyên tắc linh hoạt

Hệ thống sắp xếp phải dễ dàng điều chỉnh, thay đổi theo nhu cầu thực tế và sự phát triển của doanh nghiệp.

Tuân thủ quy định

Đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo quản, lưu trữ hàng hóa. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc này là nền tảng quan trọng để xây dựng một hệ thống sắp xếp hàng hóa hiệu quả trong kho GSP.

Mỗi loại hàng hóa đều có những yêu cầu riêng về nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng. Việc tuân thủ những yêu cầu này không chỉ giúp kéo dài tuổi thọ cho sản phẩm mà còn tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Các thuốc đặc biệt có chứa hoạt chất mạnh, nhạy cảm, có nguy cơ cháy nổ cao thì cần có khu bảo quản riêng biệt.

Nguyên tắc 5 chống trong kho thuốc

Trong quá trình bảo quản thuốc, việc tuân thủ các nguyên tắc “5 chống” là vô cùng quan trọng để đảm bảo chất lượng thuốc được tốt nhất, tránh tình trạng hư hỏng, biến chất, ảnh hưởng đến sức khỏe người dùng. Nguyên tắc “5 chống” bao gồm:

• Chống ẩm
• Chống mối mọt, côn trùng
• Chống nấm mốc
• Chống ánh sáng trực tiếp
• Chống hết hạn sử dụng

Nguyên tắc 3 kiểm tra

Ngoài 5 nguyên tắc “chống” như ở trên, việc thực hiện nguyên tắc “3 kiểm tra” trong kho thuốc cũng vô cùng quan trọng để đảm bảo chất lượng thuốc và tuân thủ quy định. Nguyên tắc này bao gồm:

• Kiểm tra khi nhập kho: Kiểm tra chất lượng, số lượng và giấy tờ.
• Kiểm tra định kỳ: Kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm, hạn sử dụng, tình trạng bảo quan, số lượng.
• Kiểm tra xuất kho: Kiểm tra số lượng, chất lượng, giấy tờ.

Tiến hành kiểm tra thường xuyên, định kỳ trong kho thuốc

Nguyên tắc 3 dễ

Nguyên tắc “3 dễ” nhằm mục đích tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, đảm bảo việc tìm kiếm, lấy hàng và kiểm kê được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Nguyên tắc này bao gồm:

• Dễ thấy
• Dễ lấy
• Dễ kiểm tra

>> Tham khảo: Cách bảo quản thuốc trong kho dược theo tiêu chuẩn GSP

Thiết kế, bố trí kho GSP cho lưu trữ vận chuyển hàng hóa hợp lý

Doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau khi thiết kế và bố trí trong kho GSP:

• Phân chia kho thành các khu vực chức năng rõ ràng như: khu vực nhận hàng, khu vực kiểm tra hàng, khu vực lưu trữ hàng, khu vực đóng gói, khu vực xuất hàng,…
• Tùy thuộc vào đặc điểm hàng hóa, doanh nghiệp có thể lựa chọn các loại kệ kho để hàng phù hợp.
• Lối đi phải đủ rộng để đảm bảo việc di chuyển xe nâng và nhân viên, đồng thời tránh gây cản trở lưu thông.
• Sử dụng tối đa không gian kho, giảm thiểu lãng phí diện tích. Sử dụng các thiết bị hỗ trợ như: kệ xếp chồng, kệ mobile rack, để tăng không gian lưu trữ.
• Đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hàng hóa.
• Đảm bảo các điều kiện an toàn phòng cháy chữa cháy.

Bố trí không gian kho hợp lý

Các phương pháp sắp xếp hàng hóa phổ biến trong kho GSP

Sau đây, Kệ công nghiệp VNT sẽ liệt kê một số phương pháp sắp xếp hàng hóa phổ biến được áp dụng trong kho GSP, tùy thuộc vào đặc điểm hàng hóa, diện tích kho và mục tiêu quản lý của doanh nghiệp.

Phương pháp sắp xếp theo FIFO (First-In, First-Out)

Nghĩa là hàng hóa nhập kho trước sẽ được xuất kho trước. Phương pháp này cực kỳ quan trọng trong các kho lưu trữ thực phẩm, dược phẩm hoặc hàng hóa tồn có thời hạn sử dụng ngắn. đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Nhờ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu hao hụt hàng hóa, tạo tiền đề quản lý hàng tồn kho một cách chuyên nghiệp.

Việc sắp xếp theo phương pháp FIFO yêu cầu kế hoạch cụ thể để theo dõi từng loại hàng hóa từ ngày nhập kho cho đến ngày xuất kho. Nhân viên quản lý kho sẽ nắm được những mặt hàng cần được ưu tiên trong quy trình lấy hàng. Một số phần mềm quản lý kho đã tích hợp sẵn tính năng này, giúp cho việc theo dõi hàng hóa trở nên thuận tiện hơn.

Dó đó, khi áp dụng FIFO, các doanh nghiệp cần lập bảng kiểm kê hàng hóa thường xuyên nhằm nắm rõ sản phẩm nào đã được lâu, đồng thời bảo đảm chúng vẫn trong tình trạng tốt nhất trước khi xuất kho.

Phương pháp sắp xếp theo LIFO (Last-In, First-Out)

Đối với phương pháp LIFO, hàng hóa nhập kho gần nhất sẽ được xuất kho trước. Mặc dù ít phổ biến hơn so với FIFO, nhưng phương pháp này có thể hữu ích trong một số trường hợp như lưu trữ sản phẩm có hạn sử dụng dài hoặc có chu kỳ tiêu thụ lâu. Lợi thế của LIFO là doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng kiểm soát dòng tiền nếu hàng hóa có giá trị tăng theo thời gian.

Khó khăn trong việc thực hiện LIFO là rất nhiều doanh nghiệp khó lòng theo dõi và điều chỉnh hàng tồn kho một cách chính xác. Đặc biệt đối với các sản phẩm dễ bị hư hỏng, người quản lý cần cân nhắc kỹ lưỡng phương pháp này để tránh tổn thất lớn.

Nguyên tắc sắp xếp theo FIFO và LIFO

Sắp xếp theo đặc điểm và loại hàng hóa

Ngoài FIFO và LIFO, sắp xếp hàng hóa theo đặc điểm và loại cũng là một trong những cách hiệu quả. Doanh nghiệp có thể phân chia thành các khu vực hàng hóa riêng. Việc này không chỉ tạo thuận lợi trong quá trình tìm kiếm mà còn tối ưu hóa khâu vận chuyển hàng hóa. Khi mà toàn bộ mặt hàng cùng loại nằm cạnh nhau, nhân viên có thể làm việc nhanh chóng hơn, đồng thời giảm không gian lưu trữ trống lãng phí.

Phân loại hàng hóa và sắp xếp theo đặc điểm

Tuy nhiên, việc duy trì phương pháp này đòi hỏi sự tương tác chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo tất cả các mảnh ghép phối hợp một cách trơn tru.

Qua các cách sắp xếp hàng hóa trong kho GSP phổ biến trên đây và thực hiện các tiêu chuẩn quản lý rõ ràng như kiểm soát hàng tồn kho, chất lượng hàng hóa và truy xuất nguồn gốc, mỗi doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả.

Tin tức liên quan:

• Những loại kệ phù hợp lưu trữ trong kho của bệnh viện
• Kệ kho dược phẩm, kho để thuốc đáp ứng tiêu chuẩn GSP