Quy trình xuất kho tiêu chuẩn mới nhất 2024 cho doanh nghiệp

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất, nâng cao hiệu quả quy trình xuất kho là một trong những cách tốt nhất để tăng lợi nhuận và xây dựng doanh nghiệp. Đây là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận và cá nhân với nhau. Bài viết dưới đây, Kệ công nghiệp VNT sẽ đề cập tới toàn bộ quy trình xuất kho cơ bản nhất cần có của một doanh nghiệp.

Quy trình xuất kho hàng hóa là gì?

Quy trình xuất kho là tập hợp các bước và thủ tục được thực hiện một cách có hệ thống để đưa hàng hóa ra khỏi kho. Quá trình này bao gồm nhiều hoạt động khác nhau nhưng theo một trình tự nhất định, từ việc tiếp nhận yêu cầu xuất kho, kiểm tra và chuẩn bị hàng hóa, lập các giấy tờ cần thiết, cho đến việc vận chuyển và giao hàng.

Đây là một phần quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho, đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán, và duy trì hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Một quy trình xuất kho được lên tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Quy trình xuất kho hàng hóa

Vai trò của quy trình xuất kho trong chuỗi cung ứng

Trong chuỗi cung ứng, quy trình xuất kho đóng vai trò là cầu nối giữa hoạt động lưu trữ và phân phối hàng hóa. Nó đảm bảo rằng hàng hóa được chuyển từ kho đến người tiêu dùng hoặc đến điểm đến tiếp theo một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác.

Quy trình xuất kho còn góp phần quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho. Thông qua việc theo dõi chặt chẽ lượng hàng xuất kho, doanh nghiệp có thể kiểm soát được lượng hàng tồn, từ đó đưa ra các quyết định mua hàng, sản xuất phù hợp, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng.

Ngoài ra, quy trình xuất kho còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng hàng hóa. Thông qua các bước kiểm tra trong quá trình xuất kho, doanh nghiệp có thể phát hiện và loại bỏ những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, đảm bảo chỉ có những sản phẩm chất lượng mới đến tay người tiêu dùng.

Quá trình xuất kho là cầu nối giữa hoạt động lưu trữ và phân phối hàng hóa

Các bước trong quy trình xuất kho hàng hóa

Quy trình xuất kho hàng hóa là một quy trình khá phức tạp. Mỗi doanh nghiệp có thể sẽ có sự khác biệt một chút trong quy trình, nhưng nhìn chung, quy trình xuất kho thường bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng

Khi có nhu cầu sử dụng hàng hóa, nhân viên cần lập yêu cầu xuất kho. Yêu cầu này có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau như đơn hàng của khách hàng, yêu cầu nội bộ từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp, hoặc kế hoạch sản xuất. Mỗi doanh nghiệp sẽ có mẫu yêu cầu xuất kho khác nhau.

Khi tiếp nhận yêu cầu xuất kho, nhân viên phụ trách cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin như mã hàng, số lượng, thông tin người nhận, địa điểm giao hàng, phương thức vận chuyển,… Nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, tránh sai sót cho bước tiếp theo.

Sau khi kiểm tra, yêu cầu xuất kho sẽ được xử lý và chuyển đến bộ phận kho để thực hiện các bước tiếp theo. Trong quá trình này, việc sử dụng hệ thống phần mềm quản lý kho có thể giúp tự động hóa nhiều công đoạn, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý công việc hơn.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn và chuẩn bị hàng

Sau khi nhận được yêu cầu xuất kho, nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra và chuẩn bị hàng hóa, nhằm đảm bảo hàng hóa được xuất ra khỏi kho đúng số lượng, đúng chủng loại và đảm bảo chất lượng.

Trong quá trình kiểm tra, nhân viên kho cần đối chiếu kỹ lưỡng thông tin trên yêu cầu xuất kho với hàng hóa thực tế. Xem có đúng mã hàng, số lượng, chất lượng, hạn sử dụng (nếu có), và tình trạng đóng gói của hàng hóa. Nếu phát hiện bất kỳ sự khác biệt hoặc vấn đề nào, cần báo cáo ngay cho cấp trên để có hướng xử lý kịp thời.

Sau khi kiểm tra, hàng hóa sẽ được chuẩn bị cho việc xuất kho. Quá trình này có thể bao gồm việc đóng gói lại hàng hóa (nếu cần), dán nhãn, và di chuyển hàng hóa đến khu vực xuất kho. Việc chuẩn bị hàng hóa cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Kiểm hàng trong kho

Bước 3: Lập phiếu xuất kho

Phiếu yêu cầu xuất kho sẽ được gửi đến kế toán, kế toán kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho Thủ kho. Phiếu xuất kho này sẽ được lưu thành nhiều liên, liên lưu lại tại sổ, các liên còn lại sẽ được giao cho thủ kho.

Bước tiếp theo cần làm là lập phiếu xuất kho và chuẩn bị các giấy tờ liên quan. Đây là cực kì quan trọng. Phiếu xuất kho cần ghi rõ các thông tin như mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính, người nhận hàng, ngày xuất kho,…

Ngoài ra, tùy thuộc vào yêu cầu của từng doanh nghiệp và quy định của pháp luật, mà có thể cần làm cả các giấy tờ khác như hóa đơn, phiếu giao hàng,… Ở bước này cũng có thể áp dụng các phần mềm quản lý kho để tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót.

Bước 4: Xuất kho và giao hàng

Nhân viên kho cần kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo hàng hóa được xuất ra khỏi kho đúng với thông tin trên phiếu xuất kho. Sau đó, hàng hóa sẽ được chuyển lên phương tiện vận chuyển.

Việc giao hàng có thể được thực hiện bởi đội ngũ vận chuyển của doanh nghiệp hoặc thông qua các đơn vị vận chuyển bên ngoài. Trong quá trình này, cần đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng thời gian và đến đúng địa chỉ như yêu cầu.

Khi giao hàng, cần có sự xác nhận của người nhận hàng. Người giao hàng cần yêu cầu người nhận kiểm tra hàng hóa và ký nhận vào phiếu giao hàng hoặc các giấy tờ liên quan khác. Điều này giúp tránh những vấn đề tranh trấp sau này.

Xuất hàng khỏi kho

Bước 5: Cập nhật thông tin

Thủ kho nhận lại 1 liên yêu cầu xuất kho, ghi lại thẻ kho và trả lại Phiếu xuất cho kế toán. Kế toán ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất trong kho hàng.

Đối với các doanh nghiệp có đồng thời nhiều kho cùng hoạt động hoặc muốn chuyển sang kho khác để thuận tiện hơn cho quá trình vận chuyển và kinh doanh. Lúc này sẽ xuất hiện quy trình luân chuyển phiếu xuất kho.

Ngoài ra, việc lưu trữ các giấy tờ liên quan như phiếu xuất kho, hóa đơn và biên bản giao nhận hàng cũng rất quan trọng. Những tài liệu này có thể phục vụ cho những cuộc kiểm toán nội bộ hoặc bên ngoài, đồng thời cũng cung cấp thông tin về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Qua đó, giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược bán hàng, dự báo nhu cầu và tối ưu hóa quy trình xuất kho.

Quản lý kho và vận chuyển trong quá trình xuất kho

Quản lý, lưu trữ và bảo quản hàng hóa trong kho

Lưu trữ và bảo quản hàng hóa là một phần không thể thiếu trong quy trình xuất kho. Để đảm bảo hàng hóa luôn trong tình trạng tốt nhất khi được xuất đi, các nguyên tắc lưu trữ phải được tuân thủ nghiêm ngặt.

Cần sắp xếp hàng hóa hợp lý trong kho, đảm bảo rằng các mặt hàng có hạn sử dụng gần hết được xuất đi trước, và thường xuyên kiểm tra tình trạng hàng hóa. Việc áp dụng phương pháp FIFO (First In, First Out) hay LIFO (Last In, First Out) tùy thuộc vào loại hàng hóa.

Ngoài ra, những thiết bị như kệ chứa hàng trong kho là một giải pháp tốt trong việc lưu trữ, sắp xếp và quản lý hoạt động nhà kho. Các hàng hóa được xếp chồng lên nhau theo từng ô, từng ngăn, từng hàng riêng biệt rất dễ dàng trong việc tìm kiếm hàng hóa xuất hàng và vận chuyển hàng.

Kệ chứa hàng trong kho

Vận chuyển hàng hóa

Việc chọn lựa phương thức vận chuyển phù hợp và đối tác vận chuyển đáng tin cậy có thể giúp tiết kiệm thời gian và chi phí logistic đáng kể cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần lên kế hoạch cụ thể cho từng đợt xuất hàng, đồng thời tính toán chi phí và thời gian vận chuyển sao cho hợp lý. Việc tối ưu hóa lộ trình vận chuyển cũng là một yếu tố quyết định nhằm hạn chế độ trễ giao hàng và giảm thiểu tổn thất.

Đội ngũ vận chuyển cần được đào tạo bài bản để đảm bảo rằng hàng hóa được xử lý cẩn thận và an toàn. Trong suốt quá trình vận chuyển, việc giám sát và theo dõi lộ trình của hàng hóa là rất cần thiết. Có thể sử dụng công nghệ GPS để theo dõi thời gian thực về vị trí hàng hóa.

Vấn đề thường gặp trong quy trình xuất kho và cách giải quyết

Các vấn đề và rủi ro còn tiềm ẩn có thể gây ảnh hưởng đến tình hình chung của doanh nghiệp. Dưới đây là một số vấn đề thường gặp trong quy trình xuất kho và cách giải quyết phù hợp:

Sai sót thông tin

Sai sót thông tin trong quá trình xuất kho có thể xảy ra ở nhiều giai đoạn, từ tiếp nhận yêu cầu cho đến việc lập phiếu xuất kho.

Để hạn chế tình trạng này, doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình kiểm tra chéo và các bước xác nhận giữa các bộ phận. Doanh nghiệp nên tích hợp quản lý bằng hệ thống phần mềm để tự động phát hiện các lỗi sai này.

Hàng hóa bị hư hỏng

Hàng hóa có thể bị hư hỏng trong quá trình lưu trữ hoặc vận chuyển. Đặc biệt, những mặt hàng nhạy cảm như thực phẩm hoặc dược phẩm cần được bảo quản trong môi trường thích hợp để duy trì chất lượng.

Do đó, doanh nghiệp cần thiết lập tiêu chuẩn lưu trữ cho từng loại hàng hóa, đồng thời thường xuyên kiểm tra và bảo trì trang thiết bị kho.

Thiết lập tiêu chuẩn lưu trữ để tránh làm hư hỏng hàng hóa

Không đảm bảo thời gian giao hàng

Điều này có thể làm giảm uy tín của doanh nghiệp và khiến doanh nghiệp của bạn mất đi khách hàng. Để tránh gặp phải vấn đề này, doanh nghiệp cần lập kế hoạch rõ ràng cho từng lô hàng xuất kho, đồng thời phối hợp tốt với đơn vị vận chuyển.

Sự linh hoạt trong việc giải quyết các tình huống phát sinh cũng là rất cần thiết. Nếu phát sinh sự cố trong vận chuyển, việc thông báo kịp thời cho khách hàng về tình trạng hàng hóa sẽ giúp giảm bớt lo lắng của họ và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Quy trình xuất kho đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động logistics của mỗi doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp thương mại và sản xuất, sẽ tùy vào khả năng quản lý, cũng như nhân sự và lĩnh vực kinh doanh của mình để có quy trình xuất kho cho riêng mình. Hy vọng các bước mà Kệ Công Nghiệp VNT cung cấp thông qua bài viết sẽ giúp bạn hệ thống lại và điều hành kho chặt chẽ hơn, giảm các sự cố và tăng hiệu quả kinh doanh đáng kể.

Bạn đọc quan tâm:

• Quy trình giao nhận hàng tại kho đầy đủ, chuyên nghiệp
• Các điều kiện và thủ tục nhập xuất hàng vào kho ngoại quan