Nắm bắt được quy trình quản lý kho thành phẩm đạt chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tối ưu hiệu suất hoạt động. Vậy kho thành phẩm là gì? Quy trình đạt chuẩn gồm những bước nào? Cùng Kệ Công Nghiệp VNT tìm hiểu trong nội dung bài viết dưới đây.
1. Kho thành phẩm là gì?
Kho thành phẩm là kho lưu trữ các sản phẩm đã được sản xuất, đóng gói và kiểm định chất lượng, sẵn sàng để xuất bán hoặc giao đến đối tác, khách hàng. Với doanh nghiệp, quản lý kho thành phẩm là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng. Đảm bảo sản phẩm được giao đến đúng địa điểm và đúng thời điểm.
Ví dụ: Một công ty sản xuất gấu bông, sau khi sản phẩm hoàn thiện sẽ tiến hành đóng gói và đạt yêu cầu chất lượng. Các mẫu mã sản phẩm đều sẽ được chuyển vào kho thành phẩm trước khi giao cho các cửa hàng hoặc khách hàng.
>>>> ĐỌC THÊM: Cách sắp xếp hàng hóa trong kho GSP theo đúng nguyên tắc
2. Lợi ích quản lý kho thành phẩm hiệu quả
Quản lý kho thành phẩm hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn tác động trực tiếp đến chi phí và chất lượng dịch vụ. Cụ thể:
- Kiểm soát tồn kho hiệu quả: Việc quản lý kho thành phẩm giúp đảm bảo số lượng hàng hóa thành phẩm trong kho luôn ổn định, khớp với số liệu, không bị thiếu hụt so với sổ sách.
- Tối ưu chi phí lưu trữ: Quản lý kho thành phẩm có vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí tồn kho. Nhân sự kho sẽ theo dõi số lượng tồn kho thành phẩm và dự báo nhu cầu hay biến động thị trường để tránh tình trạng tồn kho dư thừa và giảm chi phí lưu trữ.
- Chất lượng sản phẩm được đảm bảo: Nắm bắt được quy trình quản lý kho thành phẩm giúp đảm bảo chất lượng đầu ra. Điều đó có nghĩa là các yêu cầu về môi trường lưu trữ cần đáp ứng các điều kiện tốt nhất để tránh việc hư hại, mất mát hay giảm giá trị sản phẩm. Khi sản phẩm xuất kho vẫn giữ được chất lượng và tuân thủ các tiêu chuẩn quy định.
- Đảm bảo tính liên tục và linh hoạt: Lượng tồn kho được duy trì ở mức ổn định sẽ giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc ứng biến với biến động thị trường. Bên cạnh đó, sự linh hoạt trong quá trình đặt hàng và tái tồn kho sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thích ứng nhanh trước những thay đổi trong nhu cầu người tiêu dùng.
>>>> ĐỌC THÊM: Nguyên tắc và quy trình bảo quản hàng hóa trong kho an toàn
3. Quy trình quản lý kho thành phẩm đạt chuẩn
Để việc quản lý kho thành phẩm được diễn ra trơn tru, doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện đầy đủ các quy trình dưới đây:
Quy trình nhập kho thành phẩm
Quy trình nhập kho thành phẩm sẽ được diễn ra theo trình tự 3 bước như sau:
| Quy trình | Cách thức thực hiện |
| Bước 1: Vận chuyển thành phẩm và tập kết trong kho | – Nhân viên vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến vị trí tập kết kho. – Kiểm tra bao bì, niêm phong và điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm (nếu có) – Ghi nhận thời gian, phương tiện và người chịu trách nhiệm. |
| Bước 2: Lập phiếu nhập kho | – Phiếu nhập kho được lập bởi bộ phận kế toán – Ghi nhận các thông tin về: mã thành phẩm, số lượng, đơn vị tính, ngày nhập, số lô,… – Các bên liên quan ký xác nhận (kế toán, thủ kho, bộ phận sản xuất) |
| Bước 3: Kiểm đếm và sắp xếp thành phẩm vào kho | – Quản lý kho đếm số lượng thực tế và đối chiếu với phiếu nhập – Kiểm tra các yếu tố gồm: mã hàng, số lượng, chất lượng, chủng loại, ngày sản xuất – hạn dùng (nếu có),… – Giao nhận với các bên liên quan, có thể có biên bản với hàng hóa giá trị lớn. – Cập nhật thông tin vào sổ sách hoặc thủ công hoặc phần mềm WMS nếu sử dụng. |
Quy trình xuất kho thành phẩm
Để đảm bảo quy trình xuất kho thành phẩm được diễn ra đúng kế hoạch, cần thực hiện theo 5 bước sau:
| Quy trình | Cách thức thực hiện |
| Bước 1: Yêu cầu xuất kho được tiếp nhận | – Bộ phận kho gửi phiếu yêu cầu xuất kho thành phẩm – Thông tin phiếu xuất kho cần có: mã sản phẩm, số lượng, đơn hàng, khách hàng, thời gian giao nhận. |
| Bước 2: Yêu cầu xuất kho được phê duyệt | – Quản lý kho hoặc bộ phận có thẩm quyền phê duyệt đề nghị xuất kho qua phần mềm hoặc phê duyệt thủ công. |
| Bước 3: Kiểm tra số lượng và chất lượng thành phẩm trước khi xuất kho | – Thủ kho kiểm kê số lượng hàng hóa thực tế trong kho và tình trạng hàng hóa, bao bì. – Đảm bảo xuất nhập hàng hóa theo nguyên tắc FIFO, hàng sản xuất trước được xuất trước. – Ghi nhận thông tin lô hàng, hạn sử dụng. |
| Bước 4: Lập phiếu xuất kho | – Kế toán lập phiếu xuất kho gồm các thông tin:
|
| Bước 5: Xuất kho thành phẩm & cập nhật trên hệ thống | – Dựa vào thông tin phiếu xuất kho để thực hiện xuất hàng hóa. – Cập nhật thông tin xuất kho vào sổ sách thủ công hoặc phần mềm quản lý WMS (nếu có) – Hàng hóa được giao cho bộ phận vận chuyển hoặc đối tác. |
Quy trình quản lý tồn kho thành phẩm
Dưới đây là quy trình 3 bước giúp việc quản lý tồn kho thành phẩm của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao:
| Quy trình | Cách thức thực hiện |
| Bước 1: Cập nhật thông tin trên hệ thống | – Cập nhật thông tin tồn kho trên hệ thống quản lý về số lượng và thông tin chi tiết từng mặt hàng |
| Bước 2: So sánh đối chiếu | – Thực hiện kiểm kê định kỳ và so sánh dữ liệu thực tế với thông tin trên hệ thống. |
| Bước 3: Báo cáo kết quả, số liệu | – Báo cáo số liệu và kết quả kiểm kê định kỳ đảm bảo khớp số liệu. Nếu có phát sinh cần kịp thời đưa ra phương án xử lý. |
>>>> ĐỌC THÊM: Những khó khăn và lưu ý trong quản lý kho lạnh hiện nay
Quy trình lưu chuyển kho thành phẩm
Để lưu chuyển kho thành phẩm đúng quy trình, doanh nghiệp cần thực hiện 5 bước tiêu chuẩn dưới đây:
| Quy trình | Cách thức thực hiện |
| Bước 1: Yêu cầu điều chuyển kho được tiếp nhận | – Bộ phận quản lý kho gửi yêu cầu điều chuyển sản phẩm cho bộ phận điều phối hoặc logistics – Nội dung phiếu yêu cầu cần có: Kho đi- đến, loại hàng, mã sản phẩm, số lượng, lý do điều chuyển là gì? |
| Bước 2: Phê duyệt kế hoạch | – Quản lý kho hoặc người có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch – Lập kế hoạch vận chuyển rõ ràng: thời gian, phương tiện, người phụ trách, đơn vị vận chuyển. |
| Bước 3: Lập phiếu và chuẩn bị hàng hóa | – Thủ kho hoặc nhân sự kho thực hiện kiểm đếm hàng hóa. Đồng thời đóng gói và dán tem (nếu cần) – Lập phiếu điều chuyển hàng với thông tin về: kho đi -đến, mã hàng, số lượng, trạng thái hàng hóa, người lập và duyệt phiếu. |
| Bước 4: Vận chuyển hàng hóa đến kho | – Đơn vị vận chuyển nhận hàng từ kho đi, ký nhận kèm theo phiếu điều chuyển và vận đơn. – Theo dõi lộ trình đơn hàng (với đơn giá trị cao nên có GPS) – Giao hàng đến kho điều chuyển đúng hẹn. |
| Bước 5: Nhập kho lưu chuyển | – Thủ kho tiếp nhận đơn hàng – Kiểm kê tính trạng đơn: số lượng, mã hàng, tình trạng – Ký nhận vào phiếu điều chuyển đơn hàng – Cập nhật tồn kho vào sổ sách hoặc phần mềm quản lý kho (nếu có). |
>>>> ĐỌC THÊM: Cách quản lý kho vải tối ưu hoạt động, giảm chi phí
4. Giải pháp quản lý kho thành phẩm hiệu quả, tối ưu chi phí
Thị trường ngày càng có nhiều biến động trong nhu cầu tiêu dùng. Vì vậy, việc quản lý kho thành phẩm giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, đảm bảo nguồn hàng ổn định và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Kệ Công Nghiệp VNT đơn vị cung cấp giải pháp quản lý kho thành phẩm toàn diện, kết hợp giữa hệ thống giá kệ công nghiệp hiện đại và công nghệ quản lý thông minh. Với hơn 14 năm kinh nghiệm, Kệ Công Nghiệp VNT đã triển khai hàng nghìn dự án lớn nhỏ trên toàn quốc, đáp ứng đa dạng nhu cầu lưu trữ kho thành phẩm của khách hàng.
Hệ thống kệ kho công nghiệp tại VNT sẽ giúp khách hàng tối ưu tới 90% diện tích kho, sắp xếp hàng hóa thông minh khoa học. Đồng thời, doanh nghiệp có thể quản lý hàng hóa theo thời gian thực nhờ phần mềm quản lý WMS tích hợp với hệ thống giá kệ.
Không chỉ sản xuất và cung ứng giá kệ, Kệ Công Nghiệp VNT còn cung cấp giải pháp toàn diện từ tư vấn, thiết kế kho đến sản xuất và thi công trọn gói. Đồng thời đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi cũng hỗ trợ khách hàng trong việc hướng dẫn vận hành và quản lý kho hiệu quả, khoa học.
Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình quản lý kho thành phẩm hiệu quả, đúng chuẩn mà Kệ Công Nghiệp VNT chia sẻ. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hay cần tư vấn về giải pháp quản lý kho thành phẩm, liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 086 758 9999 để nhận tư vấn nhanh nhất!
KỆ CÔNG NGHIỆP VNT – ĐƠN VỊ SẢN XUẤT KỆ KHO UY TÍN- Hotline: 0867589999
- Email: info@vinatechgroup.vn
- Website: kecongnghiep.vn
- Địa chỉ: Lô C2-7, Đường N7, KCN Tân Phú Trung, Củ Chi, Hồ Chí Minh
Tôi là Nguyễn Linh – Tôi đã có kinh nghiệm hơn 5 năm tư vấn setup giá kệ công nghiệp, kệ kho hàng. Tôi hy vọng những kiến thức mà mình chia sẻ có thể giúp mọi người xây dựng được hệ thống kho bãi hiệu quả, tối ưu diện tích và chi phí.