Quản lý kho lạnh có khó khăn gì? Giải pháp giúp quản lý hiệu quả

Quản lý kho lạnh là một công việc khá khó khăn, đòi hỏi những kiến thức chuyên sâu về ngành. Bởi loại kho này mang tính đặc thù cao. Hàng hóa trong kho không thể để quá lâu nên vấn đề quản lý sao cho đúng mức, đạt hiệu quả tối ưu là rất khó. Vậy quy trình quản lý kho lạnh như thế nào? Việc quản lý kho hiện nay gặp những khó khăn gì? Cũng như giải pháp cho những khó khăn này sẽ được kệ công nghiệp VNT giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.

Vai trò của quản lý kho lạnh

Đặc điểm kho lạnh khá phức tạp. Nó được lắp đặt với hệ thống làm mát, làm lạnh hay cấp đông để bảo quản, lưu trữ hàng hóa giữ được độ tươi lâu hơn. Một số sản phẩm thường được lưu trữ trong kho lạnh có thể kể đến như: Rau củ quả, hoa tươi; Đồ thực phẩm, đồ đông lạnh; Thủy hải sản; Vật tư, thiết bị y tế, các loại thuốc…

Thực tế cho thấy điều kiện bảo quản của kho quyết định rất lớn đến chất lượng của sản phẩm. Vì thế, việc quản lý kho lạnh đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao. Nắm được mọi thứ diễn ra trong và ngoài kho để tìm ra hướng giải quyết tốt nhất cho những vấn đề phát sinh.

Việc quản lý kho lạnh gặp rất nhiều khó khăn hiện nay

Nhìn chung, vai trò của quản lý kho lạnh là:

– Giám sát và theo dõi việc bảo quản thực phẩm, hàng hóa hàng ngày. Đồng thời tìm kiếm đường hướng giải quyết những khó khăn trong quy định bảo quản lạnh thực phẩm, đảm bảo công việc kinh doanh.

– Đảm bảo hiệu quả bảo quản hàng hóa trong kho

Với các sản phẩm, thực phẩm đông lạnh thì mỗi loại sẽ có yêu cầu nhiệt độ riêng để bảo quản, tránh hư hỏng. Người quản lý kho sẽ nắm rõ được điều này và có những điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm trong kho để kéo dài vòng đời sản phẩm. Đồng thời chủ động kiểm soát khi độ ẩm, nhiệt độ dao động, hạn chế tối đa những ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng sản phẩm.

– Đảm bảo chất lượng và duy trì vòng đời sản phẩm lâu nhất có thể

+ Để giảm thiếu tình trạng hư hỏng, cần có những biện pháp phù hợp với từng ngành hàng bảo quản. Theo đó, cần giám sát toàn bộ các khâu từ khi thu hoạch, sơ chế đến khi nhập kho.

+ Quản lý và theo dõi chặt chẽ các điều kiện bảo quản sản phẩm đến khi giao đến tay người dùng

– Tạo dựng mối quan hệ với đối tác, kết hợp tốt các khâu từ bảo quản đến vận chuyển để tiêu thụ sản phẩm nhanh nhất có thể

Mục tiêu của việc quản lý kho lạnh là ngăn chặn sản phẩm bị hư hỏng, thất thoát và gia tăng lợi nhuận. Theo đó, cần có quy trình làm việc rõ ràng, chặt chẽ giữa các khâu để kiểm soát tốt nhất việc nhập hàng, lưu trữ, xuất hàng, thu hồi và vận chuyển… 

Quản lý kho lạnh có vai trò quan trọng trong việc tạo dựng mối quan hệ với các đối tác giữa tất cả các bên, từ phân phối đến vận chuyển để người tiêu dùng nhận được sản phẩm tốt nhất với thời hạn sử dụng lâu nhất.

>> Tham khảo: Kho lạnh cấp đông là gì? Các thiết bị bảo quản trong kho cấp đông

Quy trình quản lý kho lạnh

Cũng giống nhiều kho hàng khác, có thể chia hoạt động của kho lạnh thành 3 hình thức cơ bản: Quản lý mã hàng, quản lý nhập kho, quản lý xuất kho

Quy trình quản lý mã hàng

Bước 1: Thêm mới mã hàng: Khi phòng kế hoạch hoặc quản lý trực tiếp có nhu cầu nhập thêm mã hàng, có thể gửi yêu cầu đến bộ phận phụ trách.

Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu: Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra và đối chiếu sự tồn tại của mặt hàng

Bước 3: Cập nhật mã hàng

+ Với yêu cầu cấp mã mới: Áp dụng cho những sản phẩm mới vừa nhập, chưa tồn tại mã hàng trong kho trước đó. Người phụ trách sẽ dựa  vào tính chất hàng hóa để đặt mã hàng theo quy tắc chung. Sau đó cập nhật sản phẩm vào hệ thống.

+ Với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét yêu cầu, đánh giá sự cần thiết. Nếu hợp lý sẽ tiến hành xóa hoặc cập nhật mã mới và ngược lại. 

Bước 4: Thông báo về sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan để họ cập nhật cho công việc sau này.

Quản lý hàng hóa theo mã hàng

Quy trình quản lý hoạt động nhập kho

– Các bước nhập kho hàng hóa nguyên vật liệu:

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu

Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Bước 4: Hoàn thành nhập kho

–  Các bước nhập kho hàng hóa thành phẩm:

Bước 1: Các bộ phận có nhu cầu nhập hàng gửi yêu cầu nhập kho

Bước 2: Thủ kho kiểm tra hàng hóa, ký vào phiếu giao nhận sản phẩm.

Bước 3: Kế toán (hoặc thủ kho) lập phiếu nhập kho và ký nhận

Bước 4: Nhập kho và cập nhật thông tin hàng hóa vào thẻ kho hay phần mềm quản lý kho

Quy trình quản lý hoạt động xuất kho

– Quy trình xuất kho hàng hóa để bán hàng:

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng

Bước 2: Kiểm tra tồn kho

Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng

Bước 4: Xuất kho

Bước 5: Cập nhật thông tin: nhật ký xuất kho, số lượng tồn kho còn lại

– Quy trình xuất kho sản xuất:

Bước 1: Gửi Phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu đến ban giám đốc hoặc phòng kế hoạch sản xuất

Bước 2: Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ phê duyệt đề nghị.

Bước 3: Kế toán nhận phiếu đề nghị và kiểm tra hàng tồn kho. Nếu số lượng đảm bảo thì in phiếu xuất kho

Bước 4: Thủ kho nhận thực hiện lệnh xuất nguyên vật liệu theo thông tin trong phiếu xuất kho

Bước 5: Thủ kho và kế toán cập nhật thẻ kho, số liệu tồn kho mới vào hệ thống

Những khó khăn trong việc quản lý kho lạnh hiện nay

Quản lý kho lạnh là công việc đòi hỏi tính chuyên môn cao. Yêu cầu phải nắm được mọi thứ diễn ra trong và ngoài kho lạnh, giám sát những yếu tố liên quan đến kho như thời gian đông lạnh, thiết bị bảo quản lạnh. Quản lý hệ thống kho lạnh cũng cần nắm được những rủi ro có thể xảy ra trong kho và tìm cách giải quyết tốt nhất với những vấn đề phát sinh ấy.

Nhìn chung, việc quản lý kho lạnh hiện nay cũng còn tồn tại một số khó khăn:

– Khó khăn trong việc kiểm soát nhiệt độ

Mỗi loại thực phẩm có những yêu cầu nhiệt độ bảo quản an toàn khác nhau. Đặc biệt là phân khúc thực phẩm đông lạnh như thịt, gia cầm, hải sản, phô mai, thực phẩm làm từ sữa,… thường dễ bị hư hỏng nếu không bảo quản đúng cách. Theo đó, đòi hỏi quản lý kho phải chú ý việc vận hành, đảm bảo đúng thời gian, đúng nhiệt độ.

Với hệ thống kho lạnh bảo quản nông sản, thực phẩm, dược phẩm còn cần chú ý đến việc tuân thủ những quy định khắt khe từ OSHA ( Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp)  và những hướng dẫn từ FDA ( Cục quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ). Ngoài việc duy trì nhiệt độ lý tưởng cho những sản phẩm lưu kho lạnh, quản lý kho lạnh cũng cần chú ý đến việc giữ nhiệt độ thích hợp để đảm bảo an toàn cho nhân viên làm việc và các thiết bị vận hành ở mức hiệu quả cao.

– Khó khăn trong bảo quản thực phẩm, hàng hóa

Mỗi kho lạnh thường bảo quản cho một ngành hàng khác nhau. Nhiệm vụ của nhân viên quản lý kho hàng là cần điều chỉnh và duy trì nhiệt độ, độ ẩm trong kho để kéo dài vòng đời sản phẩm càng lâu càng tốt. Nhưng việc này khá phức tạp vì mỗi loại lại có những yêu cầu khác nhau khi bảo quản.

Hơn nữa, những hệ thống điều khiển nhiệt độ truyền thống thường phụ thuộc 100% vào kinh nghiệm của người vận hành. Chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ sản phẩm bảo quản trong kho. Theo đó, luôn cần người giám sát tại chỗ để có những điều chỉnh thích hợp khi độ ẩm hoặc nhiệt độ dao động.

Khó khăn trong việc bảo quản nguồn hàng thực phẩm

Trong quá trình bảo quản cần đảm bảo cả 2 yếu tố chất lượng và an toàn thực phẩm. Đây cũng là một thách thức trong quản lý kho lạnh. Bởi việc này đồng nghĩa với việc phải theo sát và quản lý chặt chẽ điều kiện bảo quản từ điểm nhà sản xuất, qua các chuỗi cung ứng và sau cùng đến tay người dùng. Vấn đề hư hỏng có thể xảy ra ở bất cứ khâu nào nếu không kiểm soát tốt.

– Khó khăn trong khâu chuyển phát nhanh

Vận chuyển cũng là một yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý chuỗi cung ứng lạnh. Bởi nếu khâu vận chuyển chậm trễ thì rất khó để đảm bảo chất lượng hàng hóa, nhất là với những thực phẩm đông lạnh. Nó sẽ dễ bị hỏng nếu không được duy trì nhiệt độ ổn định.

Nhưng đôi khi cũng có những phát sinh trong khâu vận chuyển mà bạn không thể kiểm soát được ví dụ như tác động của thời tiết mưa bão, phương tiện vận chuyển bị hỏng… Đây cũng là một khó khăn và thách thức trong lĩnh vực quản lý kho lạnh.

– Thiết bị vận hành trong kho bị hỏng

Qua một thời gian dài sử dụng, cửa kho lạnh hoặc thiết bị làm lạnh có thể xảy ra hư hỏng. Lúc này, kho lạnh có thể xảy ra hiện tượng tích tụ hơi nước. Vi khuẩn, không khí bẩn có thể xâm nhập vào và làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm bảo quản bên trong kho. Vì thế, tốt nhất bạn nên xây dựng  một kế hoạch dự phòng để hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực của vấn đề phát sinh này.

>> Tham khảo: Các thiết bị vật tư kho lạnh giá rẻ, bảo quản hàng hóa tối ưu

Giải pháp quản lý kho lạnh hiệu quả

– Để tối ưu việc quản lý kho lạnh, không thể thiếu hệ thống giá kệ kho. Kệ kho hàng hỗ trợ tốt trong việc lưu trữ, quản lý và sắp xếp hàng hóa khoa học:

+ Sắp xếp hàng hóa khoa học: Với hệ thống giá kệ, bạn có thể sắp xếp hàng hóa gọn gàng, phân khu rõ ràng giúp không gian kho trở nên thoáng rộng, chuyên nghiệp hơn, thuận tiện khi kiểm kê hàng hóa.

+ Lưu trữ hàng hóa an toàn: Trong quản lý kho lạnh thì yếu tố chất lượng sản phẩm, hàng hóa luôn rất được coi trọng. Vì thế, không thể thiếu hệ thống giá kệ. Kệ kho hàng giúp lưu trữ, bảo quản hàng hóa tốt hơn. Hàng được đặt trên kệ tránh bị ẩm mốc, hư hỏng.

+ Thuận tiện trong quản lý hàng hóa: Khi hàng hóa đã được phân khu, gắn nhãn mác thì việc quản lý sẽ thuận tiện hơn rất nhiều. Tiết kiệm tối đa thời gian trong việc xuất nhập hàng.

+ Đảm bảo giá trị sử dụng lâu dài: Kệ kho hàng đa phần được sản xuất để phục vụ cho nhà kho nên khả năng chịu lực rất tốt, độ bền cao, đảm bảo giá trị sử dụng lâu dài, tiết kiệm chi phí đầu tư cho các doanh nghiệp

– Một số loại kệ để hàng kho lạnh được sử dụng phổ biến trong kho lạnh hiện nay có thể kể đến như: Kệ kho Drive in, Kệ kho Double Deep, Kệ Radio Shuttle, Kệ kho trung tải… Tùy theo yêu cầu sử dụng, tải trọng hàng, diện tích kho hàng và chi phí đầu tư để lựa chọn loại kệ kho hàng phù hợp.

Kệ kho lạnh VNT

Để sở hữu những sản phẩm giá kệ kho chất lượng tốt, độ bền cao, tất nhiên bạn phải lựa chọn sản phẩm của những đơn vị sản xuất kệ kho hàng uy tín, chuyên nghiệp. Và kệ công nghiệp VNT chính là một trong những thương hiệu giá kệ hàng đầu tại thị trường Việt Nam hiện nay.

Với bề dày hơn 11 năm kinh nghiệm trong tư vấn thiết kế, lắp đặt các loại giá kệ, chúng tôi đã setup thành công cho rất nhiều nhà kho của các công ty, doanh nghiệp trên cả nước với đa dạng các sản phẩm giá kệ kho chất lượng: Kệ V lỗ đa năng; Kệ trung tải; Kệ Drive in; Kệ Selective, Kệ Double Deep;…

Kệ công nghiệp VNT – chuyên setup giá kệ cho kho lạnh hàng đầu Việt Nam

– Đảm bảo tải trọng tốt, tối ưu khả năng chịu lực: Được sản xuất trên dây chuyền máy móc công nghệ hiện đại nhập khẩu Châu Âu, chất liệu sắt cứng cao cấp cho khả năng chịu tải trọng lớn, khả năng chịu lực cao.

– Chất lượng tốt, đảm bảo an toàn: Các chi tiết như thanh beam; cột Omega, thanh giằng ngang; giằng chéo; support đều được sản xuất dày hơn, chắc hơn… Đảm bảo độ bền cao và tiêu chí an toàn trong quản lý kho lạnh.

– Chống Oxi hóa, phù hợp trong nhiều môi trường nhà kho: Toàn bộ giá kệ được phun sơn tĩnh điện tự động nên đảm bảo độ bền màu cao, không bị oxi hóa hay han gỉ, thích ứng tốt với nhiều môi trường nhà kho.

Đặc biệt khi lựa chọn kệ kho hàng VNT, quý khách còn được:

– Hỗ trợ vận chuyển và lắp đặt tận nơi trên toàn quốc

– Sở hữu sản phẩm giá gốc tại xưởng, không qua trung gian

– Chính sách bảo hành, hậu mãi rõ ràng, chu đáo

Bài viết trên chúng tôi đã chia sẻ với bạn những thông tin tổng quan về quản lý kho lạnh và những khó khăn trong quy trình quản lý kho lạnh hiện nay. Đồng thời nhấn mạnh việc sử dụng hệ thống giá kệ công nghiệp là một phương án tối ưu hỗ trợ tốt trong việc quản lý hàng hóa. Theo đó, các công ty, doanh nghiệp nên cân nhắc đầu tư để sở hữu kho hàng hiện đại, chuyên nghiệp.

Để được hỗ trợ tối ưu khi setup không gian kho hàng, lắp đặt hệ thống giá kệ kho chất lượng, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo hotline: 0942 083 698. Hoặc để lại bình luận bên dưới, chúng tôi sẽ liên hệ và tư vấn giúp bạn.