7+ Cách quản lý kho Logistics hiệu quả tối ưu kho 

Việc quản lý kho Logistics không chỉ để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất. Bài viết này, Kệ Công Nghiệp VNT sẽ gợi ý 7+ cách quản lý kho Logistics hiệu quả tối ưu kho. Cùng theo dõi nhé!

1. Kinh nghiệm quản lý kho hàng trong Logistics

Việc quản lý kho Logistics sẽ phải lưu trữ hàng trăm đến hàng nghìn mã sản phẩm với vòng quay khác nhau. Do đó, việc áp dụng các kinh nghiệm quản lý kho đã được chuẩn hóa dưới đây là yếu tố tiên quyết để đảm bảo hiệu quả tối ưu:

Quản lý kho theo phương pháp khoa học

Trong Logistics, phương pháp quản lý đóng vai trò quyết định đến hiệu quả vận hành. Một số phương pháp quản lý kho Logistics phổ biến và hiệu quả gồm:

Sắp xếp kho Logistics theo SKU

SKU (Stock Keeping Unit) là mã định danh riêng cho từng loại sản phẩm. Việc sắp xếp theo SKU có nghĩa là tùy vào tính chất, vị trí lưu trữ hàng hóa để đặt tên cho sản phẩm. Tên thường là một chuỗi ký tự bao gồm cả chữ và số.

Khi thiết kế kho, việc bố trí theo SKU sẽ giúp doanh nghiệp:

• Dễ dàng quản lý hàng hóa đến từng chi tiết nhỏ (size, màu sắc, lô sản xuất).
• Hỗ trợ công nghệ quét mã vạch/RFID, tăng tốc độ xử lý đơn.
• Giảm sai sót trong nhập, xuất & tồn kho, đặc biệt với kho hàng có quy mô lớn.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể kết hợp với hệ thống quét mã vạch để tạo phiếu nhập có thông tin sản phẩm. Đồng thời xây dựng hệ thống quản lý thông tin chuyên nghiệp từ đầu với quy trình bài bản đầy đủ các bước gồm:

• Tạo sơ đồ kho hàng và phổ biến sơ đồ này cho nhân viên
• Kiểm soát quy trình xuất nhập hàng hóa và hàng tồn kho định kỳ
• Chuẩn bị hàng hóa, sản phẩm, đóng gói, nhãn dán
• Giao hàng cho đơn vị vận tải để trung chuyển đến đối tác, khách hàng.

Quy trình rõ ràng và phân chia trách nhiệm từng người sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, dễ dàng phát hiện các sai sót. Từ đó có biện pháp xử lý, điều chỉnh kịp thời các lỗi có thể xảy ra.

Phân chia nhiệm vụ rõ ràng

Với cách quản lý này, nhân sự kho cần được phân chia nhiệm vụ sắp xếp và quản lý hàng hóa rõ ràng. Hàng hóa cần được sắp xếp dựa theo tính chất hoặc tần suất xuất – nhập. Cụ thể:

• Những hàng hóa ít luân chuyển, có tính cố định nên được xếp trên tầng cao và nằm phía trong.
• Hàng hóa cần xuất nhập thường xuyên sẽ ưu tiên ở tầng thấp, gần cửa ra vào.
• Các loại hàng hóa có đặc tính riêng biệt cũng nên sắp xếp ở khu riêng.

Luôn đặt an toàn lên hàng đầu

Quản lý kho Logistics thường chứa lượng hàng lớn, kết hợp xe nâng, băng tải, kệ cao tầng. Vì vậy, an toàn lao động phải được xem là ưu tiên số 1. Theo đó, doanh nghiệp cần:

• Tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên về quy trình vận hành an toàn.
• Lắp đặt biển báo, hệ thống chiếu sáng, phòng cháy chữa cháy  và lối thoát hiểm chuẩn quy định.
• Kiểm tra định kỳ thiết bị phụ trợ nâng hạ và kết cấu kệ kho.

>>>> ĐỌC THÊM: Cách quản lý kho vải tối ưu hoạt động, giảm chi phí

Sử dụng mã vạch hoặc dán nhãn

Để quản lý kho Logistics hiệu quả, các sản phẩm trong kho nên được dán nhãn. Các nhãn dán này có thể là là mã SKU hoặc tích hợp hệ thống quét mã vạch. 

Khi nhập kho, hệ thống sẽ quét mã và tạo phiếu nhập các thông tin về sản phẩm như: tên sản phẩm, số lượng, giá cả, màu sắc,… Những thông tin này sẽ được lưu trữ và sử dụng trong suốt quá trình xuất nhập hay quản lý hàng tồn hiệu quả.

Kiểm tra và dọn dẹp kho hàng định kỳ

Quản lý kho Logistics cần duy trì sự gọn gàng, ngăn nắp và được kiểm tra định kỳ. Trung bình doanh nghiệp nên kiểm tra kho hàng từ 3-6 lần/tháng. Việc kiểm kê phải thực hiện theo từng khu vực, từng nhóm ngành hàng cụ thể theo các đầu việc sau:

• Kiểm đếm và so sánh số lượng hàng tồn thực tế so với sổ sách liên quan
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa để tránh tình trạng hư hỏng hay bị lỗi thiết bị
• Kiểm tra hạn sử dụng của sản phẩm để kịp thời đưa ra kế hoạch bán hay chiến dịch xả hàng, khuyến mãi phù hợp
• Kiểm tra hàng hóa trong danh mục hàng bán chạy để có kế hoạch nhập hàng kịp thời
• Kiểm tra đề phòng các nguy cơ có thể gây ảnh hưởng đến kho và hàng hóa như: mối mọt, dột, ngập, nguy cơ cháy nổ,…

Sau khi kiểm tra đầy đủ các tiêu chí trên, cần đưa ra biện pháp xử lý hay khắc phục nếu có vấn đề bất cập. 

Sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả

Hiện nay, Excel chỉ phù hợp sử dụng trong các kho hàng nhỏ với tần suất xuất nhập thấp. Với các kho lớn, nhiều mã hàng, tần suất cao, cần phải sử dụng phần mềm quản lý kho thông minh, vận hành hoàn toàn tự động. 

Theo đó, phần mềm quản lý WMS hoặc ERP hiện nay là trợ thủ đắc lực trong vận hành và quản lý kho khi:

• Cho phép giám sát tồn kho theo thời gian thực, theo dõi lịch sử giao dịch.
• Tự động tạo báo cáo, phân tích vòng quay hàng tồn kho.
• Tích hợp với các module khác (bán hàng, vận tải, tài chính) để tạo thành hệ thống Logistics toàn diện.

>>>> ĐỌC THÊM: Những khó khăn và lưu ý trong quản lý kho lạnh hiện nay

2. Quy trình các bước quản lý kho Logistics hiệu quả

Quy trình quản lý kho Logistics bao gồm chuỗi hoạt động khép kín nhằm tối ưu luồng hàng hóa, kiểm soát tồn kho và nâng cao hiệu quả vận hành. Dưới đây là 5 bước phổ biến mà hầu hết các doanh nghiệp đang áp dụng:

Bước 1: Lên kế hoạch nhập kho

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho logistics là cần phải đảm bảo tiếp nhận đúng hàng hóa, sản phẩm, đúng số lượng và thời điểm giao. Nếu không đảm bảo đáp ứng các tiêu chí này sẽ có thể xảy ra các vấn đề như:

• Sản phẩm không đạt chuẩn gây khó khăn trong việc sắp xếp, xuất nhập và và tìm kiếm sau này.
• Số lượng sản phẩm không đúng sẽ gây kho khăn trong việc tìm kiếm không gian trống để lưu trữ hoặc phải thay đổi kế hoạch lưu kho từ trước để phù hợp với nhu cầu thực tế.
• Việc nhập kho hàng hóa sai thời điểm và không có người phụ trách kiểm kê, thiếu không gian lưu trữ, bảo quản sẽ dẫn đến tình trạng hư hỏng hàng hóa. Quan trọng hơn là ảnh hưởng tới chi phí thu mua và tiến độ cung ứng sản phẩm.

Bước 2: Quản lý tồn kho Logistics 

Mục đích của việc kiểm soát và quản lý  tồn kho logistics là đảm bảo tính chính xác, minh bạch, trung thực trong toàn bộ quá trình quản lý. Việc kiểm soát hàng tồn cần được: 

• Thực hiện kiểm kê định kỳ (theo tuần, tháng, quý) và không được trì hoãn quá lâu
• Nếu trì hoãn quá lâu, khi xảy ra sai sót sẽ rất khó để kiểm soát hoặc tìm ra nguyên nhân, gây ảnh hưởng đến việc vận hành kho.

Bước 3: Đưa ra phương án xử lý hàng hóa hư hỏng

Quản lý chất lượng hàng hóa là một khâu quan trọng trong tổng thể quá trình quản lý kho Logistics. Hàng hóa hư hỏng, chất lượng thấp cũng ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Ở bước này, nhân sự kho cần thực hiện:

• Phân loại hàng lỗi, hết hạn hay hư hỏng và đề xuất giải pháp: sửa chữa, loại bỏ, tái chế, hoặc trả về nhà cung cấp.
• Với những hàng hóa hư hỏng nặng cần xử lý ngay để tránh ảnh hưởng đến sản phẩm khác trong kho.

Nếu hàng hóa bị xếp chồng lên nhau hoặc không được sắp xếp theo thứ tự nhất định, công tác tìm kiếm và kiểm kê hàng hóa sẽ gặp nhiều khó khăn và tốn nhiều thời gian hơn. Bên cạnh đó, sự cố hư hỏng hàng hóa cũng sẽ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Do đó, việc lưu kho hàng hóa đúng cách sẽ giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính hiệu quả cho quá trình vận hành kho.

Bước 4: Lập kế hoạch xuất kho

Việc đóng gói sản phẩm đúng tiêu chuẩn là yếu tố rất quan trọng khi lập kế hoạch xuất kho. Điều này giúp việc giao hàng được thuận tiện và tránh các sự cố không đáng có khi vận chuyển hàng hóa. Mỗi dòng sản phẩm lại có quy chuẩn đóng gói riêng biệt như: hàng dễ vỡ cần được lót lớp bảo vệ, hàng thực phẩm cần có bao bì đóng gói an toàn cho sức khỏe,…

Đối với hàng tiêu dùng, quá trình đóng gói dù có bất kỳ sai sót nào cũng đều ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Vậy nên để hạn chế các vấn đề phát sinh, sự kết hợp giữa quy trình kiểm kê xuất kho, kiểm tra chất lượng hàng và cân đối số lượng khớp với thời gian và rất cần thiết. Trong trường hợp kiểm kê thiếu hàng, dữ liệu bổ sung sản phẩm bị thiếu cần được cung cấp kịp thời, đúng thời điểm.

Bước 5: Tạo báo cáo thống kê định kỳ

Việc lập báo cáo thống kê định kỳ là rất cần thiết để có thể quản lý kho logistics hiệu quả. Một số loại báo cáo quản lý kho hàng Logistics phổ biến gồm:

• Sổ quản lý kho: Theo dõi tình trạng của mỗi kho về tình hình xuất – nhập – tồn.
• Báo cáo theo chi nhánh: Theo dõi và tổng hợp tình hình xuất – nhập -tồn từng chi nhánh.
• Báo cáo biến động: Theo dõi sự thay đổi của hàng hóa theo số lượng và giá trị
• Báo cáo kiểm hàng: So sánh các thông số về số lượng và chất lượng sản phẩm trong sổ sách so với thực tế báo cáo.

Thực tế thì việc tạo ra quá nhiều báo cáo sẽ khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và quản lý thông tin. Do đó doanh nghiệp chỉ nên lựa chọn mẫu báo cáo phù hợp và cần thiết. Đồng thời doanh nghiệp đảm bảo đúng đủ quy trình và tần suất để kịp thời xử lý những biến động phát sinh trong quá trình quản lý kho Logistics.

>>>> ĐỌC THÊM: Nguyên tắc và quy trình bảo quản hàng hóa trong kho an toàn

3. Vinatech Group- Đơn vị cung cấp giá kệ cho kho Logistics

Với hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất và thi công kệ kho, Vinatech Group hiện là thương hiệu hàng đầu trong việc cung cấp các giải pháp tối ưu hóa không gian lưu trữ cho doanh nghiệp tại Việt Nam. 

Tính đến nay, Vinatech Group đã triển khai thành công hơn 50.000 dự án cho nhiều ngành nghề khác nhau. Từ bán lẻ, sản xuất công nghiệp, hệ thống kho lạnh chuyên dụng đến các kho logistics quy mô lớn. Một số dự án Logistics tiêu biểu như: Tập đoàn ITL, Viettel, Boxme, Shopee,…

Lý do khách hàng tin tưởng lựa chọn Vinatech Group khi tìm kiếm giải pháp quản lý kho Logistics:

• Tổ hợp nhà máy quy mô lớn: Hiện Vinatech Group sở hữu 2 nhà máy tại Phú Thọ (Hòa Bình cũ) và TP. Hồ Chí Minh, chủ động trong sản xuất, giá thành cạnh tranh và đảm bảo tiến độ.
• Cung cấp giải pháp toàn diện & tùy chỉnh: Cung cấp đa dạng hệ thống kệ như kệ Selective, kệ Double Deep,… hay kệ tự động ASRS, kệ Shuttle. Với kho Logistics Vinatech Group sẽ thiết kế riêng theo nhu cầu lưu trữ và quản lý của doanh nghiệp.
• Đảm bảo an toàn & độ bền cao: Hệ thống giá kệ Vinatech được sản xuất bằng thép tiêu chuẩn Posco độ bền cao, chống han gỉ. Quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
• Đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm: Đội ngũ kỹ sư Vinatech Group sẽ đồng hành cùng khách hàng từ quá trình tư vấn- thiết kế- lắp đặt trọn gói. Đồng thời hỗ trợ bảo trì, nâng cấp và tư vấn mở rộng kho Logistics.  

Quản lý kho hàng ngành Logistics hiệu quả không chỉ nằm ở việc áp dụng đúng quy trình, mà còn cần kết hợp kinh nghiệm thực tế. Doanh nghiệp biết cách áp dụng sẽ giảm chi phí vận hành, tăng năng suất hiệu quả và nâng cao khả năng cạnh tranh.

• Hotline: 0867589999
• Email: info@vinatechgroup.vn
• Website: kecongnghiep.vn
• Địa chỉ: Lô C2-7, Đường N7, KCN Tân Phú Trung, Củ Chi, Hồ Chí Minh

Nguyễn Linh

Tôi là Nguyễn Linh – Tôi đã có kinh nghiệm hơn 5 năm tư vấn setup giá kệ công nghiệp, kệ kho hàng. Tôi hy vọng những kiến thức mà mình chia sẻ có thể giúp mọi người xây dựng được hệ thống kho bãi hiệu quả, tối ưu diện tích và chi phí.