Quản lý kho lạnh là một công việc khá khó khăn, đòi hỏi những kiến thức chuyên sâu về ngành. Bởi loại kho này mang tính đặc thù cao. Làm sao để quản lý cho đúng, đạt hiệu quả tối ưu là rất khó. Vậy việc quản lý kho lạnh hiện nay hay gặp những khó khăn gì? Cũng như những lưu ý khi quản lý sẽ được kệ công nghiệp VNT giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.
Những khó khăn trong việc quản lý kho lạnh hiện nay
Quản lý kho lạnh là công việc đòi hỏi tính chuyên môn cao. Yêu cầu phải nắm được mọi thứ diễn ra trong và ngoài kho lạnh, giám sát những yếu tố liên quan đến kho như thời gian đông lạnh, thiết bị bảo quản lạnh. Quản lý hệ thống kho lạnh cũng cần nắm được những rủi ro có thể xảy ra trong kho và tìm cách giải quyết tốt nhất với những vấn đề phát sinh ấy.
Nhìn chung, việc quản lý kho lạnh hiện nay cũng còn tồn tại một số khó khăn:
Khó khăn trong việc kiểm soát nhiệt độ
Mỗi loại thực phẩm có những yêu cầu nhiệt độ bảo quản an toàn khác nhau. Đặc biệt là phân khúc thực phẩm đông lạnh như thịt, gia cầm, hải sản, phô mai, thực phẩm làm từ sữa,… thường dễ bị hư hỏng nếu không bảo quản đúng cách. Theo đó, đòi hỏi quản lý kho phải chú ý việc vận hành, đảm bảo đúng thời gian, đúng nhiệt độ.
Với hệ thống kho lạnh bảo quản nông sản, thực phẩm, dược phẩm còn cần chú ý đến việc tuân thủ những quy định khắt khe từ OSHA ( Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp) và những hướng dẫn từ FDA ( Cục quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ). Ngoài việc duy trì nhiệt độ lý tưởng cho những sản phẩm lưu kho lạnh, quản lý kho lạnh cũng cần chú ý đến việc giữ nhiệt độ thích hợp để đảm bảo an toàn cho nhân viên làm việc và các thiết bị vận hành ở mức hiệu quả cao.
Khó khăn trong bảo quản thực phẩm, hàng hóa
Mỗi kho lạnh thường bảo quản cho một ngành hàng khác nhau. Nhiệm vụ của nhân viên quản lý kho hàng là cần điều chỉnh và duy trì nhiệt độ, độ ẩm trong kho để kéo dài vòng đời sản phẩm càng lâu càng tốt. Nhưng việc này khá phức tạp vì mỗi loại lại có những yêu cầu khác nhau khi bảo quản.
Hơn nữa, những hệ thống điều khiển nhiệt độ truyền thống thường phụ thuộc 100% vào kinh nghiệm của người vận hành. Chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ sản phẩm bảo quản trong kho. Theo đó, luôn cần người giám sát tại chỗ để có những điều chỉnh thích hợp khi độ ẩm hoặc nhiệt độ dao động.
Khó khăn trong việc bảo quản nguồn hàng thực phẩm
Trong quá trình bảo quản cần đảm bảo cả 2 yếu tố chất lượng và an toàn thực phẩm. Đây cũng là một thách thức trong quản lý kho lạnh. Bởi việc này đồng nghĩa với việc phải theo sát và quản lý chặt chẽ điều kiện bảo quản từ điểm nhà sản xuất, qua các chuỗi cung ứng và sau cùng đến tay người dùng. Vấn đề hư hỏng có thể xảy ra ở bất cứ khâu nào nếu không kiểm soát tốt.
Khó khăn trong khâu chuyển phát nhanh
Vận chuyển cũng là một yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý chuỗi cung ứng lạnh. Bởi nếu khâu vận chuyển chậm trễ thì rất khó để đảm bảo chất lượng hàng hóa, nhất là với những thực phẩm đông lạnh. Nó sẽ dễ bị hỏng nếu không được duy trì nhiệt độ ổn định.
Nhưng đôi khi cũng có những phát sinh trong khâu vận chuyển mà bạn không thể kiểm soát được ví dụ như tác động của thời tiết mưa bão, phương tiện vận chuyển bị hỏng… Đây cũng là một khó khăn và thách thức trong lĩnh vực quản lý kho lạnh.
Thiết bị vận hành trong kho bị hỏng
Qua một thời gian dài sử dụng, cửa kho lạnh hoặc thiết bị làm lạnh có thể xảy ra hư hỏng. Lúc này, kho lạnh có thể xảy ra hiện tượng tích tụ hơi nước. Vi khuẩn, không khí bẩn có thể xâm nhập vào và làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm bảo quản bên trong kho. Vì thế, tốt nhất bạn nên xây dựng một kế hoạch dự phòng để hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực của vấn đề phát sinh này.
>> Tham khảo: Các thiết bị vật tư kho lạnh giá rẻ, bảo quản hàng hóa tối ưu
Giải pháp quản lý kho lạnh hiệu quả
Để xây dựng và duy trì kho lạnh hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp có thể tìm hiểu các cách sau:
Phân loại hàng hóa:
Xác định khu vực lưu trữ cho từng loại sản phẩm, thiết lập quy trình nhập xuất hàng, và xây dựng hệ thống theo dõi hàng tồn kho. Cần cân nhắc các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm và cách bố trí hàng hóa để đảm bảo tất cả các yêu cầu cần thiết đều được đáp ứng.
Sắp xếp hàng hóa khoa học:
Để tối ưu việc quản lý kho lạnh, không thể thiếu hệ thống giá kệ kho. Kệ kho hàng hỗ trợ tốt trong việc lưu trữ, quản lý và sắp xếp hàng hóa khoa học, tạo lối đi thuận tiện cho việc kiểm tra và lấy hàng.
Một số loại kệ để hàng kho lạnh được sử dụng phổ biến trong kho lạnh hiện nay có thể kể đến như: Kệ kho Drive in, Kệ kho Double Deep, Kệ Radio Shuttle, Kệ kho trung tải… Tùy theo yêu cầu sử dụng, tải trọng hàng, diện tích kho hàng và chi phí đầu tư để lựa chọn loại kệ kho hàng phù hợp.
Sắp xếp hàng hóa cho kho lạnh
Kiểm soát nhiệt độ trong kho:
Việc duy trì nhiệt độ và độ ẩm ổn định là yếu tố cốt lõi trong quản lý kho lạnh. Mỗi loại hàng hóa có yêu cầu nhiệt độ và độ ẩm khác nhau, do đó việc phân chia kho thành các khu vực riêng biệt là cần thiết.
Cần thiết lập hệ thống giám sát nhiệt độ và độ ẩm tự động, với các cảm biến được đặt ở nhiều vị trí khác nhau trong kho. Hệ thống này nên được kết nối với một trung tâm điều khiển, cho phép nhân viên theo dõi và điều chỉnh các thông số này từ xa.
Ngoài ra, việc lập lịch kiểm tra thủ công định kỳ cũng rất quan trọng. Nhân viên cần được đào tạo để đọc và ghi chép chính xác các chỉ số nhiệt độ và độ ẩm, đồng thời phát hiện và báo cáo kịp thời các bất thường.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả:
Cần thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu quả của các chiến lược quản lý kho lạnh. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) như tỷ lệ hàng hóa hư hỏng, thời gian xử lý đơn hàng và mức độ hài lòng của khách hàng cần được theo dõi sát sao.
Thực hiện các cuộc khảo sát định kỳ với nhân viên và khách hàng cũng có thể cung cấp những thông tin quý giá, giúp doanh nghiệp điều chỉnh và cải thiện quy trình làm việc.
Những lưu ý giúp quản lý kho lạnh hiệu quả
Kiểm soát nhiệt độ trong kho
Quản lý kho lạnh hiệu quả đòi hỏi việc kiểm soát nhiệt độ trong kho phải hiệu quả và chính xác. Việc sắp xếp và lưu trữ, bảo quản hàng hóa trong kho lạnh không chỉ phụ thuộc vào diện tích kho mà còn chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi nhiệt độ. Nhiệt độ thích hợp là yếu tố quyết định chất lượng hàng hóa và môi trường kho đạt chuẩn. Nhiệt độ không đúng tiêu chuẩn, quá nóng hoặc quá lạnh đều có thể làm hư hỏng sản phẩm.
Không để kho trong tình trạng ẩm thấp
Môi trường trong kho lạnh rất dễ tích tụ gây ẩm thấp, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng hàng hóa, tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển. Do đó, để ngăn chặn vấn đề này thì doanh nghiệp cần lưu ý:
- Sử dụng hệ thống kệ để hàng để lưu trữ và bảo quản hàng hóa, tránh để trực tiếp trên nền sàn.
- Duy trì nhiệt độ ổn định cho toàn bộ kho.
- Phát hiện và xử lý kịp thời mọi sự cố để giảm thiểu tổn thất.
Kiểm soát chặt chẽ hoạt động xuất/nhập hàng
Việc quản lý chặt chẽ hoạt động xuất/nhập hàng sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho, dễ dàng kiểm soát hàng tồn và lập kế hoạch quản lý kho hàng hiệu quả, bền vững cho doanh nghiệp. Thông tin xuất nhập hàng được ghi chép và kiểm tra thường xuyên, tạo cơ sở cho việc hoạch định chiến lược dài hạn cho doanh nghiệp.
Trang bị đầy đủ máy móc, thiết bị
Cơ sở hạ tầng, máy móc, thiết bị hiện đại đóng vai trò then chốt trong việc gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hệ thống giám sát nhiệt độ trong kho lạnh giúp phát hiện các vấn đề phát sinh và gửi thông báo cho người quản lý. Điều này cho phép doanh nghiệp đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời và hiệu quả.
Thiết bị giá kệ lưu trữ hàng hóa trong kho lạnh
>> Xem ngay: Các loại kệ chứa hàng công nghiệp cho kho lạnh
Liên tục theo dõi và cập nhật tình hình quản lý kho lạnh
Thông qua việc áp dụng nhiều phương pháp quản lý hiện đại có thể giúp cải thiện hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình lưu trữ hàng hóa. Người quản lý cần liên tục theo dõi, cập nhật tình hình để ghi nhận những tiến bộ trong quá trình quản lý, đồng thời ngăn chặn và khắc phục các vấn đề còn tồn động.
Đảm bảo an toàn cho người lao động trong kho
Môi trường kho lạnh luôn cần duy trì nhiệt độ cực thấp để bảo quản chất lượng hàng hóa. Nhưng điều này lại có thể gây ảnh hưởng tới sức khỏe của những người lao động trong kho.
Để đảm bảo an toàn cho người lao động thì người quản lý cần áp dụng quy định về thời gian làm việc cho người lao động nhằm hạn chế tình trạng làm việc lâu trong điều kiện nhiệt độ thấp. Điều này không chỉ giúp bảo vệ sức khỏe của người lao động mà còn đảm bảo quy trình hoạt động của kho không bị gián đoạn.
Cung cấp đầy đủ đồ bảo hộ cho người lao động trong kho
>> Xem ngay: Các biện pháp đảm bảo an toàn lao động trong kho hàng
Tránh gây thất thoát nhiệt
Trong quản lý kho lạnh để tránh gây thất thoát nhiệt thì từ khâu thiết kế cần phải tính toán các phương án hợp lý, tối ưu nhất. Như hệ thống thông gió, điều hòa không khí, hệ thống làm mát, làm lạnh, cửa ra vào kho,… phải được thiết kế như thế nào để tránh tiêu hao, langxp hí năng lượng trong quá trình làm lạnh kho.
Rút ngắn thời gian giao hàng
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, nếu thời gian bị kéo dài có thể dẫn đến tình trạng hư hỏng hàng, không đảm bảo chất lượng sản phẩm. Do đó, việc xây dựng mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban là nguyên tắc cần nắm được trong quy trình quản lý kho lạnh, giúp thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm một cách nhanh chóng, tạo thuận lợi cho việc luân chuyển hàng hóa trong kho.
Luôn chuẩn bị kế hoạch dự phòng
Để xây dựng một kho bảo quản lạnh, doanh nghiệp cần tiêu tốn không ít chi phí. Vì thế việc lập kế hoạch dự phòng là cực kì cần thiết, nhằm dự phòng, đối phó với mọi tình huống rủi ro có thể xảy ra. Người quản lý có thể có phương án ứng cứu kịp thời khi có vấn đề.
Ứng dụng tự động hóa trong kho
Tự động hóa trong quản lý kho lạnh hay kho thường là điều mà các doanh nghiệp đều đang muốn hướng tới hiện nay. Ứng dụng tự động hóa có thể giảm bớt sự can thiệp của con người, nâng cao năng suất làm việc, giúp xử lý công việc một cách nhanh chóng và chính xác hơn, tránh sai sót.
Về lâu dài thì việc ứng dụng tự động hóa có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể.
Robot shuttle tự động vận chuyển pallet vào trong kệ
>> Xem thêm: Tự động hóa trong kho giải pháp giúp giảm bớt nhân lực
Quản lý kho lạnh là cả một quá trình, nếu thực hiện đúng cách, nó không chỉ bảo vệ chất lượng hàng hóa mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tổng thể. Để được hỗ trợ tối ưu khi setup không gian kho hàng, lắp đặt hệ thống giá kệ cho kho lạnh chất lượng, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo hotline: 0978 755 579. Hoặc để lại bình luận bên dưới, chúng tôi sẽ liên hệ và tư vấn giúp bạn.
Tôi là Nguyễn Linh – Tôi đã có kinh nghiệm hơn 5 năm tư vấn setup giá kệ công nghiệp, kệ kho hàng. Tôi hy vọng những kiến thức mà mình chia sẻ có thể giúp mọi người xây dựng được hệ thống kho bãi hiệu quả, tối ưu diện tích và chi phí.
