Những khó khăn và giải pháp cho quản lý kho lạnh hiện nay

Quản lý kho lạnh là một công việc khá khó khăn, đòi hỏi những kiến thức chuyên sâu về ngành. Bởi loại kho này mang tính đặc thù cao. Hàng hóa trong kho không thể để quá lâu nên vấn đề quản lý sao cho đúng mức, đạt hiệu quả tối ưu là rất khó. Vậy quy trình quản lý kho lạnh như thế nào? Việc quản lý kho hiện nay gặp những khó khăn gì? Cũng như giải pháp cho những khó khăn này sẽ được kệ công nghiệp VNT giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.

Vai trò của quản lý kho lạnh

Đặc điểm kho lạnh khá phức tạp. Nó được lắp đặt với hệ thống làm mát, làm lạnh hay cấp đông để bảo quản, lưu trữ hàng hóa giữ được độ tươi lâu hơn. Một số sản phẩm thường được lưu trữ trong kho lạnh có thể kể đến như: Rau củ quả, hoa tươi; Đồ thực phẩm, đồ đông lạnh; Thủy hải sản; Vật tư, thiết bị y tế, các loại thuốc…

Thực tế cho thấy điều kiện bảo quản của kho quyết định rất lớn đến chất lượng của sản phẩm. Vì thế, việc quản lý kho lạnh đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao. Nắm được mọi thứ diễn ra trong và ngoài kho để tìm ra hướng giải quyết tốt nhất cho những vấn đề phát sinh.

Việc quản lý kho lạnh gặp rất nhiều khó khăn hiện nay

Nhìn chung, vai trò của quản lý kho lạnh là:

– Giám sát và theo dõi việc bảo quản thực phẩm, hàng hóa hàng ngày. Đồng thời tìm kiếm đường hướng giải quyết những khó khăn trong quy định bảo quản lạnh thực phẩm, đảm bảo công việc kinh doanh.

– Đảm bảo hiệu quả bảo quản hàng hóa trong kho

Với các sản phẩm, thực phẩm đông lạnh thì mỗi loại sẽ có yêu cầu nhiệt độ riêng để bảo quản, tránh hư hỏng. Người quản lý kho sẽ nắm rõ được điều này và có những điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm trong kho để kéo dài vòng đời sản phẩm. Đồng thời chủ động kiểm soát khi độ ẩm, nhiệt độ dao động, hạn chế tối đa những ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng sản phẩm.

– Đảm bảo chất lượng và duy trì vòng đời sản phẩm lâu nhất có thể

+ Để giảm thiếu tình trạng hư hỏng, cần có những biện pháp phù hợp với từng ngành hàng bảo quản. Theo đó, cần giám sát toàn bộ các khâu từ khi thu hoạch, sơ chế đến khi nhập kho.

+ Quản lý và theo dõi chặt chẽ các điều kiện bảo quản sản phẩm đến khi giao đến tay người dùng

– Tạo dựng mối quan hệ với đối tác, kết hợp tốt các khâu từ bảo quản đến vận chuyển để tiêu thụ sản phẩm nhanh nhất có thể

Mục tiêu của việc quản lý kho lạnh là ngăn chặn sản phẩm bị hư hỏng, thất thoát và gia tăng lợi nhuận. Theo đó, cần có quy trình làm việc rõ ràng, chặt chẽ giữa các khâu để kiểm soát tốt nhất việc nhập hàng, lưu trữ, xuất hàng, thu hồi và vận chuyển…

Quản lý kho lạnh có vai trò quan trọng trong việc tạo dựng mối quan hệ với các đối tác giữa tất cả các bên, từ phân phối đến vận chuyển để người tiêu dùng nhận được sản phẩm tốt nhất với thời hạn sử dụng lâu nhất.

>> Tham khảo: Kho lạnh cấp đông là gì? Các thiết bị bảo quản trong kho cấp đông

Các bước cơ bản trong quy trình quản lý kho lạnh

Nhập kho

Quy trình bắt đầu với nhập kho, bao gồm việc kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa trước khi chúng được đưa vào kho lạnh. Việc có một quy trình nhập kho chuyên nghiệp không chỉ giúp hạn chế sai sót mà còn giảm thiểu tổn thất do hư hỏng hàng hóa.

Lưu trữ

Sau khi hàng hóa được nhập vào kho, bước tiếp theo là lưu trữ. Điều này đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý kho hiệu quả để đảm bảo rằng hàng hóa được sắp xếp một cách khoa học, dễ dàng truy xuất và kiểm soát.

Kiểm kho

Kiểm kho là một bước quan trọng trong quy trình quản lý kho lạnh. Việc tiến hành kiểm tra định kỳ hàng tồn kho sẽ giúp phát hiện kịp thời những vấn đề như hàng hết hạn hoặc hư hỏng. trước ngày kiểm kho, cần rà soát báo cáo tồn kho gần nhất để xử lý các hàng hóa cận date hoặc lỗi. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm cuối cùng.

Xuất kho

Bước cuối cùng trong quy trình là xuất kho, nơi hàng hóa được chuẩn bị cho việc giao hàng. Bước này cần chú ý đến việc đóng gói và kiểm tra lại hàng hóa một lần nữa để đảm bảo rằng tất cả đều đạt tiêu chuẩn trước khi rời khỏi kho.

Kiểm tra lại hàng hóa trước khi xuất kho

Những khó khăn trong việc quản lý kho lạnh hiện nay

Quản lý kho lạnh là công việc đòi hỏi tính chuyên môn cao. Yêu cầu phải nắm được mọi thứ diễn ra trong và ngoài kho lạnh, giám sát những yếu tố liên quan đến kho như thời gian đông lạnh, thiết bị bảo quản lạnh. Quản lý hệ thống kho lạnh cũng cần nắm được những rủi ro có thể xảy ra trong kho và tìm cách giải quyết tốt nhất với những vấn đề phát sinh ấy.

Nhìn chung, việc quản lý kho lạnh hiện nay cũng còn tồn tại một số khó khăn:

Khó khăn trong việc kiểm soát nhiệt độ

Mỗi loại thực phẩm có những yêu cầu nhiệt độ bảo quản an toàn khác nhau. Đặc biệt là phân khúc thực phẩm đông lạnh như thịt, gia cầm, hải sản, phô mai, thực phẩm làm từ sữa,… thường dễ bị hư hỏng nếu không bảo quản đúng cách. Theo đó, đòi hỏi quản lý kho phải chú ý việc vận hành, đảm bảo đúng thời gian, đúng nhiệt độ.

Với hệ thống kho lạnh bảo quản nông sản, thực phẩm, dược phẩm còn cần chú ý đến việc tuân thủ những quy định khắt khe từ OSHA ( Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp)  và những hướng dẫn từ FDA ( Cục quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ). Ngoài việc duy trì nhiệt độ lý tưởng cho những sản phẩm lưu kho lạnh, quản lý kho lạnh cũng cần chú ý đến việc giữ nhiệt độ thích hợp để đảm bảo an toàn cho nhân viên làm việc và các thiết bị vận hành ở mức hiệu quả cao.

Khó khăn trong bảo quản thực phẩm, hàng hóa

Mỗi kho lạnh thường bảo quản cho một ngành hàng khác nhau. Nhiệm vụ của nhân viên quản lý kho hàng là cần điều chỉnh và duy trì nhiệt độ, độ ẩm trong kho để kéo dài vòng đời sản phẩm càng lâu càng tốt. Nhưng việc này khá phức tạp vì mỗi loại lại có những yêu cầu khác nhau khi bảo quản.

Hơn nữa, những hệ thống điều khiển nhiệt độ truyền thống thường phụ thuộc 100% vào kinh nghiệm của người vận hành. Chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ sản phẩm bảo quản trong kho. Theo đó, luôn cần người giám sát tại chỗ để có những điều chỉnh thích hợp khi độ ẩm hoặc nhiệt độ dao động.

Khó khăn trong việc bảo quản nguồn hàng thực phẩm

Trong quá trình bảo quản cần đảm bảo cả 2 yếu tố chất lượng và an toàn thực phẩm. Đây cũng là một thách thức trong quản lý kho lạnh. Bởi việc này đồng nghĩa với việc phải theo sát và quản lý chặt chẽ điều kiện bảo quản từ điểm nhà sản xuất, qua các chuỗi cung ứng và sau cùng đến tay người dùng. Vấn đề hư hỏng có thể xảy ra ở bất cứ khâu nào nếu không kiểm soát tốt.

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang vận hành kho lạnh lưu trữ và bảo quản thực phẩm, hãy tham khảo thêm các loại kệ kho hàng thực phẩm của chúng tôi để có thể tối ưu lưu trữ cũng như tăng hiệu quả hoạt động trong kho, giảm thiểu chi phí vận hành cho doanh nghiệp của bạn.

Khó khăn trong khâu chuyển phát nhanh

Vận chuyển cũng là một yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý chuỗi cung ứng lạnh. Bởi nếu khâu vận chuyển chậm trễ thì rất khó để đảm bảo chất lượng hàng hóa, nhất là với những thực phẩm đông lạnh. Nó sẽ dễ bị hỏng nếu không được duy trì nhiệt độ ổn định.

Nhưng đôi khi cũng có những phát sinh trong khâu vận chuyển mà bạn không thể kiểm soát được ví dụ như tác động của thời tiết mưa bão, phương tiện vận chuyển bị hỏng… Đây cũng là một khó khăn và thách thức trong lĩnh vực quản lý kho lạnh.

Thiết bị vận hành trong kho bị hỏng

Qua một thời gian dài sử dụng, cửa kho lạnh hoặc thiết bị làm lạnh có thể xảy ra hư hỏng. Lúc này, kho lạnh có thể xảy ra hiện tượng tích tụ hơi nước. Vi khuẩn, không khí bẩn có thể xâm nhập vào và làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm bảo quản bên trong kho. Vì thế, tốt nhất bạn nên xây dựng  một kế hoạch dự phòng để hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực của vấn đề phát sinh này.

>> Tham khảo: Các thiết bị vật tư kho lạnh giá rẻ, bảo quản hàng hóa tối ưu

Giải pháp quản lý kho lạnh hiệu quả

Để xây dựng và duy trì kho lạnh hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp có thể tìm hiểu các cách sau:

Phân loại hàng hóa:

Xác định khu vực lưu trữ cho từng loại sản phẩm, thiết lập quy trình nhập xuất hàng, và xây dựng hệ thống theo dõi hàng tồn kho. Cần cân nhắc các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm và cách bố trí hàng hóa để đảm bảo tất cả các yêu cầu cần thiết đều được đáp ứng.

Sắp xếp hàng hóa khoa học:

Để tối ưu việc quản lý kho lạnh, không thể thiếu hệ thống giá kệ kho. Kệ kho hàng hỗ trợ tốt trong việc lưu trữ, quản lý và sắp xếp hàng hóa khoa học, tạo lối đi thuận tiện cho việc kiểm tra và lấy hàng.

Một số loại kệ để hàng kho lạnh được sử dụng phổ biến trong kho lạnh hiện nay có thể kể đến như: Kệ kho Drive in, Kệ kho Double Deep, Kệ Radio Shuttle, Kệ kho trung tải… Tùy theo yêu cầu sử dụng, tải trọng hàng, diện tích kho hàng và chi phí đầu tư để lựa chọn loại kệ kho hàng phù hợp.

Sắp xếp hàng hóa cho kho lạnh

Kiểm soát nhiệt độ trong kho:

Việc duy trì nhiệt độ và độ ẩm ổn định là yếu tố cốt lõi trong quản lý kho lạnh. Mỗi loại hàng hóa có yêu cầu nhiệt độ và độ ẩm khác nhau, do đó việc phân chia kho thành các khu vực riêng biệt là cần thiết.

Cần thiết lập hệ thống giám sát nhiệt độ và độ ẩm tự động, với các cảm biến được đặt ở nhiều vị trí khác nhau trong kho. Hệ thống này nên được kết nối với một trung tâm điều khiển, cho phép nhân viên theo dõi và điều chỉnh các thông số này từ xa.

Ngoài ra, việc lập lịch kiểm tra thủ công định kỳ cũng rất quan trọng. Nhân viên cần được đào tạo để đọc và ghi chép chính xác các chỉ số nhiệt độ và độ ẩm, đồng thời phát hiện và báo cáo kịp thời các bất thường.

Theo dõi và đánh giá hiệu quả:

Cần thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu quả của các chiến lược quản lý kho lạnh. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) như tỷ lệ hàng hóa hư hỏng, thời gian xử lý đơn hàng và mức độ hài lòng của khách hàng cần được theo dõi sát sao.

Thực hiện các cuộc khảo sát định kỳ với nhân viên và khách hàng cũng có thể cung cấp những thông tin quý giá, giúp doanh nghiệp điều chỉnh và cải thiện quy trình làm việc.

Kệ công nghiệp VNT – chuyên setup giá kệ cho kho lạnh hàng đầu Việt Nam

– Đảm bảo tải trọng tốt, tối ưu khả năng chịu lực: Được sản xuất trên dây chuyền máy móc công nghệ hiện đại nhập khẩu Châu Âu, chất liệu sắt cứng cao cấp cho khả năng chịu tải trọng lớn, khả năng chịu lực cao.

– Chất lượng tốt, đảm bảo an toàn: Các chi tiết như thanh beam; cột Omega, thanh giằng ngang; giằng chéo; support đều được sản xuất dày hơn, chắc hơn… Đảm bảo độ bền cao và tiêu chí an toàn trong quản lý kho lạnh.

– Chống Oxi hóa, phù hợp trong nhiều môi trường nhà kho: Toàn bộ giá kệ được phun sơn tĩnh điện tự động nên đảm bảo độ bền màu cao, không bị oxi hóa hay han gỉ, thích ứng tốt với nhiều môi trường nhà kho.

Đặc biệt khi lựa chọn kệ kho hàng VNT, quý khách còn được:

– Hỗ trợ vận chuyển và lắp đặt tận nơi trên toàn quốc

– Sở hữu sản phẩm giá gốc tại xưởng, không qua trung gian

– Chính sách bảo hành, hậu mãi rõ ràng, chu đáo

Quản lý kho lạnh là cả một quá trình, nếu thực hiện đúng cách, nó không chỉ bảo vệ chất lượng hàng hóa mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tổng thể. Để được hỗ trợ tối ưu khi setup không gian kho hàng, lắp đặt hệ thống giá kệ cho kho lạnh chất lượng, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo hotline: 0978 755 579. Hoặc để lại bình luận bên dưới, chúng tôi sẽ liên hệ và tư vấn giúp bạn.