Kinh nghiệm quý báu trong quản lý kho mang lại hiệu quả tốt nhất

Quản lý kho là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp cân bằng giữa nhu cầu dự trữ hàng hóa cho các hoạt động sản xuất phân phối và yêu cầu giảm chi phí quản lý hàng tồn kho. Quản lý kho hiệu quả chính là giải pháp giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Cho nên, việc có cách thức quản lý kho hàng, kho vật tư phù hợp là cần thiết. Bài viết này, Kệ công nghiệp VNT sẽ cung cấp cho các bạn các khái niệm và thông tin cơ bản về kho, quản lý kho, và trách nhiệm, nhiệm vụ của một nhân viên quản lý kho.

Quản lý kho hàng là gì?

Kho là một loại hình cơ sở logistics, được sử dụng cho việc lưu trữ, bảo quản hàng hóa, vật tư của doanh nghiệp nhằm cung ứng hàng hóa/ nguyên liệu cho khách hàng, xây dựng, sản xuất một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí nhất.

Quản lý kho chính là những hoạt động liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời. Đồng thời, nó cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

Trong quản lý kho thì trách nhiệm của người quản lý rất cao. Họ sẽ cần làm những công việc như:

• Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho một cách khoa học, theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất. Chi tiết tham khảo tại đây.
• Lập và cập nhật sơ đồ kho, đảm bảo hàng hóa sắp xếp đúng tiêu chuẩn.
• Quản lý hàng hóa theo nguyên tắc, phù hợp với từng loại hàng hóa.
• Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng, tiếp nhận, kiểm tra chứng từ liên quan.
• Ghi phiếu nhập, xuất kho, theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập, theo dõi hàng tồn kho.
• Đề xuất thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp với biến động của số lượng hàng xuất nhập kho
• Thực hiện các thủ tục đặt hàng, Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với các vật tư phụ, dụng cụ cá nhân,…
• Tuân thủ, đảm bảo các quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn kho
• Kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt,…

Những lợi ích mang lại từ việc quản lý kho hàng

Có 5 lý do chính khiến doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho gồm: Thời gian, nhu cầu theo mùa, tính bất ổn, bài toán kinh tế, tăng giá trị. Theo đó, quản lý kho đúng chuẩn sẽ mang lại nhiều lợi ích, góp phần rất lớn trong hiệu suất, doanh thu của doanh nghiệp.

• Tiết kiệm thời gian.
• Đơn giản hóa quy trình trong kho.
• Tạo tiền đề cho mở rộng quy mô sau này.
• Tăng sức chứa hàng hóa trong kho.
• Cải thiện an toàn trong kho.

Sự khác nhau giữa quản lý kho hàng và quản lý hàng tồn kho

Quản lý kho hàng và quản lý hàng tồn kho đều quan trọng như nhau nhưng có sự khác nhau rõ rệt. Cụ thể như sau:

Cách quản lý kho hàng hiệu quả

Quản lý kho có hiệu quả hay không cần phải có phương pháp. Dưới đây là 7 cách quản lý nhà kho mang tới hiệu quả cao.

• Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh: Bạn cần lưu ý chính là bố trí lại cách sắp xếp đồ đạc trong kho, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tìm kiếm tránh tình trạng lãng phí thời gian.
• Dán nhãn cho các sản phẩm trong kho: Giúp quá trình tìm kiếm diễn ra hiệu quả hơn, đồng thời việc  kiểm hàng tiến hành nhanh chóng và chính xác.
• Việc hôm nay chớ để ngày mai: Trước khi nhập kho, cần dọn dẹp kho để tạo không gian thông thoáng, phục vụ công việc chuyển hàng vào. Hết ngày làm việc, cần bố trí người dọn dẹp lại kho để giúp giảm thiểu sai sót, tạo hứng thú trong công việc cho nhân viên.
• Giao trách nhiệm cho từng nhân viên kho: Việc làm này giúp tăng kỹ năng quản lý của các nhân viên kho từ đó quá trình quản lý kho hiệu quả hơn.
• Tiến hành kiểm kho định kỳ: Sau một thời gian cố định (khoảng 1 tháng) toàn bộ kho nên kiểm kê lại để khớp các số liệu, tìm ra các lỗi và sửa đổi. Việc làm này giúp cho quá trình lưu kho đạt được hiệu quả cao hơn.
• Thanh lý hàng hóa hết giá trị sử dụng: Đánh dấu, báo cáo lại với cấp trên những mặt hàng tồn quá lâu, hết hạn sử dụng để tiến hành thanh lý, tránh tình trạng kho quá đầy, sản phẩm không còn sử dụng được nữa.
• Sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả: Các phần mềm quản lý sẽ giúp tránh được những sai sót trong quá trình làm việc, đồng thời tiết kiệm thời gian, chi phí thuê nhân công.

Làm thế nào để áp dụng tự động hóa trong quản lý kho

Tạo một ủy ban thực hiện: Thành lập ủy ban gồm các bên liên quan nội bộ có chuyên môn cao, đồng thời hiểu được lỗ hổng của các công nghệ hiện có.

• Thu thập dữ liệu quan trọng: Tự động hóa kho thành công dựa vào dữ liệu chuỗi cung ứng hiện có và các hoạt động quan trọng trong nhà kho. Trước khi triển khai, hãy đánh giá quy trình, cơ sở vật chất để xem chúng có phù hợp áp dụng xu hướng tự động hóa hay không.
• Đánh giá, kiểm soát khoản tồn kho: Kiểm soát hàng tồn kho là cốt lõi của hoạt động nhà kho. Trước khi triển khai giải pháp tự động hóa, hãy xác định hoặc tinh chỉnh các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) để kiểm soát hàng tồn kho.
• Triển khai hệ thống quản lý kho hàng (WMS): Nền tảng WMS có các modun phần mềm giúp kiểm soát, theo dõi hàng tồn kho, quản lý hoạt động kho hàng, giảm chi phí lao động liên quan đến các công việc thủ công, cải thiện dịch vụ khách hàng. Một WMS hiện đại hỗ trợ các thiết bị di động, có thể hoạt động với phần mềm doanh nghiệp hiện có của bạn.
• Xác định loại tự động hóa kho hàng mà bạn muốn: Mục tiêu của doanh nghiệp là sử dụng tự động hóa để hợp lý họa việc nhập dữ liệu thủ công và giảm chi phí, nhân công liên quan đến hoạt động kế toán, vận hành kho hàng.

Có thể thấy, quản lý kho hàng rất cần thiết đối với các doanh nghiệp. Quản lý tốt sẽ giúp hạn chế được những sai sót không cần thiết, tiết kiệm thời gian, nhân công, chi phí cho doanh nghiệp. Một trong những yếu tố giúp quản lý kho hàng tốt đó là sử dụng giá kệ chắc chắn, phù hợp.

Bạn đọc quan tâm:

• Quản lý logistics và tầm quan trọng với kho hàng
• Quản lý kho lạnh có khó khăn gì? Giải pháp quản lý hiệu quả

Nguyễn Linh

Tôi là Nguyễn Linh – Tôi đã có kinh nghiệm hơn 5 năm tư vấn setup giá kệ công nghiệp, kệ kho hàng. Tôi hy vọng những kiến thức mà mình chia sẻ có thể giúp mọi người xây dựng được hệ thống kho bãi hiệu quả, tối ưu diện tích và chi phí.