Các mô hình quản lý hàng tồn kho tiêu biểu hiện nay

Việc áp dụng một mô hình quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mà còn đảm bảo sự sẵn có của sản phẩm, đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách kịp thời. Ở bài viết này, Kệ công nghiệp VNT sẽ làm rõ vai trò của quản lý hàng tồn kho và đưa ra các mô hình quản lý hàng tồn kho tiêu biểu giúp người quản lý nắm bắt và lựa chọn cách phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

Khái niệm và vai trò của quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là một phần của tài sản lưu động, là tất cả nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu của hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho bao gồm hàng thành phẩm, hàng dở dang, nguyên vật liệu/linh kiện, tồn kho công cụ/dụng cụ trong hoạt động sản xuất,…

Mô hình quản lý hàng tồn kho là hệ thống bao gồm các phương pháp, quy trình và công cụ được sử dụng để theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa lượng hàng tồn kho trong kho. Mục tiêu chính của việc áp dụng các mô hình này là tìm kiếm sự cân bằng giữa việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng và giảm thiểu chi phí liên quan đến việc lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng tồn kho.

Quản lý hàng tồn kho là tập hợp nhiều công việc liên quan đến tổ chức, quản lý, sắp xếp, lưu trữ hàng tồn trong kho

Quản lý hàng tồn kho là một công việc quan trọng. Nó phải luôn được thực hiện liên tục và xuyên suốt trong quá trình hàng hóa lưu trữ trong kho, nhằm đảm bảo các vấn đề sau:

• Lượng hàng tồn kho tối ưu nhất, luôn nằm trong mức an toàn (không vượt quá ngưỡng tối thiểu hoặc tối đa).
• Đưa ra quyết định phù hợp khi nào cần nhập thêm nguyên liệu
• Quyết định khi nào cần tăng cường hay hạn chế sản xuất để điều chỉnh hàng tồn kho thành phẩm.

Vai trò của quản lý hàng tồn kho

Dưới đây là các vấn đề cần tóm lược về vai trò của quản lý hàng tồn kho:

• Đảm bảo hàng tồn kho luôn đủ để cung cấp ra thị trường, không gặp các vấn đề hoặc sự cố gián đoạn.
• Loại trừ các rủi ro như hàng tồn kho bị ứ đọng, hàng giảm chất lượng do tồn kho lâu ngày.
• Cân bằng giữa các khâu: Mua vào → Dự trữ → Sản xuất → Tiêu thụ.
• Tối ưu hóa lượng hàng lưu kho nhằm giảm chi phí hàng tồn kho cho doanh nghiệp.

Quản lý hàng tồn kho giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp

Lưu ý: Nếu hàng tồn kho quá lâu cần tính đến các thất thoát và rủi ro hàng tồn. Chi phí quản lý và hàng tồn trong thời gian là bao lâu?

Các mô hình quản trị hàng tồn kho tiêu biểu

Các mô hình quản lý hàng tồn kho tiêu biểu hiện nay

Mô hình ABC (Activity Based Costing) trong quản trị hàng tồn kho

Đây là phương pháp phân loại sản phẩm và nguyên vật liệu trong hoạt động quản trị hàng tồn kho. Mô hình này phân loại các mặt hàng tồn kho theo mức độ quan trọng và chi phí, từ đó giúp doanh nghiệp tập trung vào quản lý các mặt hàng mang lại giá trị cao nhất.

Mô hình ABC Analysis được phân thành 3 nhóm hàng tồn kho cơ bản với mức độ quản lý khác nhau:

– Nhóm A: Các nguyên vật liệu, hàng tồn cần kiểm soát ở chặt và chính xác vì giá trị lớn. Cần kiểm toán 1 tháng/lần.

– Nhóm B: Các nguyên vật liệu, hàng tồn cần kiểm soát ở mức tốt vì giá trị vừa phải. Thời gian kiểm toán khoảng 3 tháng/lần.

– Nhóm C: Các nguyên vật liệu, hàng tồn cần kiểm soát ở mức đơn giản hơn vì hàng hóa ở nhóm này có giá trị không lớn. Nên kiểm toán 6 tháng/lần.

Sử dụng mô hình ABC, doanh nghiệp có thể kiểm soát lượng tồn kho một cách hiệu quả hơn. Họ sẽ chú trọng vào việc quản lý hàng hóa thuộc nhóm A, vì đây là những sản phẩm có ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận. Ngược lại, nhóm C có thể được quản lý một cách dễ dàng và nới lỏng hơn.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp áp dụng mô hình ABC cần phải đánh giá và điều chỉnh liên tục. Sự thay đổi trong xu hướng thị trường hoặc nhu cầu của khách hàng có thể xáo trộn thứ tự và tầm quan trọng của các danh mục hàng hóa. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động thu thập và phân tích dữ liệu để đảm bảo quyết định luôn phù hợp.

Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ−Economic Order Quantity)

Mô hình quản lý hàng tồn kho EOQ là phương pháp được sử dụng để tính lượng đặt hàng tối ưu nhất để mua vào lưu trữ. Làm thế nào để tiết kiệm được khoản phí tốt nhất mà vẫn đáp ứng được nhu cầu bán hàng khi cần thiết. Điểm nổi bật của mô hình mô hình EOQ giúp tối thiểu chi phí đặt hàng và lưu kho.

Với các loại nguyên liệu hàng hóa, không phải muốn mua vào bao nhiêu cũng được mà cần áp dụng EOQ để tính toán và tìm ra số lượng phù hợp nhất. Công thức tính cụ thể như sau:

Trong đó:

• D là nhu cầu hàng tồn kho mỗi năm. Có thể lấy số liệu từ năm trước (lấy hàng tồn kho đầu năm + (cộng) lượng hàng tồn nhập thêm trong năm – (trừ) hàng tồn kho cuối năm.
• S là chi phí cần chi trả cho việc đặt hàng đối với mỗi đơn hàng. Chẳng hạn như: phí vận chuyển, điện thoại,…
• H là phí tiêu tốn cho việc lưu trữ hàng hóa (phí thuê kho, phí đầu tư hệ thống kệ kho hàng, nhân sự, thiết bị máy móc, điện nước,…).

Mô hình EOQ đặc biệt phù hợp đối với các doanh nghiệp có nhu cầu hàng hóa tương đối ổn định và có thể dự đoán được. Nó giúp doanh nghiệp cân bằng giữa chi phí đặt hàng (càng đặt nhiều lần, chi phí càng cao) và chi phí lưu trữ (càng đặt nhiều hàng mỗi lần, chi phí lưu trữ càng cao).

Tuy nhiên, việc giả định về nhu cầu ổn định không phải lúc nào cũng đúng trong thực tế, đặc biệt là đối với các sản phẩm có tính thời vụ hoặc chịu ảnh hưởng mạnh từ xu hướng thị trường. Ngoài ra, mô hình này không tính đến các yếu tố khác như thời gian giao hàng, chi phí thiếu hàng, hay các ưu đãi về số lượng từ nhà cung cấp.

Mô hình lượng đặt hàng theo lô sản xuất (POQ−Production Order Quantity)

Khác với mô hình EOQ, mô hình POQ trong quản trị tồn kho tăng cường tính thực tế bằng cách nới lỏng các giả thiết. Theo đó, giả thiết hàng được đưa đến liên tục và tích lũy cho đến khi hàng được tập kết hết (trong khi đó, giả thiết của EOQ là hàng tồn kho khi còn 0 đơn vị đặt hàng và hàng được chuyển đến 1 lần).

Ngoài các công ty thương mại thì POQ phù hợp với các doanh nghiệp tự sản xuất vật tư, vừa sản xuất và kinh doanh.

Công thức của mô hình POQ trong quản trị tồn kho:

Trong đó, P là khả năng cung ứng hàng ngày (điều kiện d<P). Các ký hiệu còn lại giống với mô hình EOQ.

>> Tham khảo: Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả, giải pháp cho vấn đề còn tồn đọng

Mô hình QDM (Quantitative Decision-Making)

Mô hình QDM là giải pháp quản lý hàng tồn kho hiện đại, ứng dụng công nghệ số để đưa ra các quyết định chính xác. Nhờ việc thu thập và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, QDM giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hoạt động kho và đưa ra các chiến lược phù hợp.

Công thức tính theo mô hình QDM như sau:

Trong đó:

• D = Nhu cầu tính theo đơn vị (hàng năm)
• S = Chi phí đặt hàng
• Pr là giá mua hàng hoá
• I là tỉ lệ % chi phí dự trữ tính theo giá mua hàng hoá

Mô hình QDM giúp doanh nghiệp dự báo trước nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng hàng tồn quá nhiều hoặc thiếu hàng, giảm chi phí.

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, nhưng việc áp dụng mô hình QDM cũng đi kèm với những thách thức nhất định như chi phí đầu tư ban đầu lớn, đòi hỏi đội ngũ nhân viên có kỹ năng cao và chất lượng dữ liệu phải đảm bảo.

Những yếu tố ảnh hưởng tới quản trị hàng tồn kho

Trong quản trị hàng tồn kho cũng sẽ gặp một số yếu tố gây ảnh hưởng tới việc quản trị hàng tồn. Cụ thể như sau:

Đối với trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu, mức tồn kho thường phụ thuộc vào:

– Quy mô sản xuất cũng như nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho việc sản xuất của doanh nghiệp.

– Khả năng cung ứng sản phẩm của thị trường.

– Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ điểm cung cấp đến doanh nghiệp.

– Phụ thuộc vào giá cả của các loại nguyên vật liệu, nhiên liệu được cung ứng.

Tồn kho nguyên vật liệu phụ thuộc vào thời gian vận chuyển

Đối với mức tồn kho dự trữ bán thành phẩm, sản phẩm dở dang, các yếu tố ảnh hưởng gồm:

– Đặc điểm và các yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ trong quá trình chế tạo sản phẩm.

– Thời gian và chu kỳ sản xuất sản phẩm.

– Phụ thuộc vào cách thức tổ chức quá trình sản xuất của doanh nghiệp.

Đối với tồn kho dự trữ sản phẩm thành phẩm, thường chịu ảnh hưởng các nhân tố:

– Sự kết hợp giữa khâu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.

– Hợp đồng tiêu thụ hàng hóa giữa doanh nghiệp với khách hàng.

– Khả năng mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp.

Quản lý hàng tồn kho là một khía cạnh quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Lựa chọn mô hình quản lý hàng tồn kho phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mà còn nâng cao khả năng phục vụ khách hàng và thích ứng với thị trường.