Để quản lý và vận hành một kho hàng, doanh nghiệp phải bỏ ra ngân sách không hề nhỏ. Đồng thời, những yếu tố gây lãng phí trong vận hành kho nếu không được kiểm soát cũng khiến cho chi phí vận hành kho tăng cao đáng kể. Trong bài viết này, Kệ công nghiệp VNT sẽ đưa ra những giải pháp tối ưu khoản chi phí này giúp các doanh nghiệp có thể vận hành kho một cách tối ưu nhất.
Chi phí vận hành gồm những gì?
Chi phí chung (Overhead cost)
Chi phí này tương quan đến chi phí của diện tích quy hoạch sử dụng trên mỗi mét khối nhà kho. Chi phí chung thường gồm có những chi phí thuộc những khối văn phòng như chi phí quản trị, kinh tế tài chính, nhân sự, công nghệ thông tin, và marketing,…
Cụ thể hơn những chi phí này thường gồm có những khoản tiền như tiền lương, chi phí đưa đón, chi phí văn phòng thiết bị,… Các thiết bị bảo mật an ninh và thiết bị bảo đảm an toàn cũng nằm trong loại chi phí này.
Chi phí thiết bị vận hành nhà kho (Equipment costs)
Các chi phí vận hành trong kho gồm có nhiều loại khác nhau từ thiết bị lưu trữ, thiết bị hỗ trợ xuất nhập sản phẩm & hàng hóa, thiết bị hỗ trợ quản trị thông tin… Các doanh nghiệp sẽ trả hai loại chi phí cơ bản cho những thiết bị này là chi phí cố định và chi phí biến đổi.
Một số thiết bị vận hành trong kho
Chi phí cho các thiết bị trong kho hàng gồm có:
- Chi phí cố định: Bao gồm chi phí khấu hao, chi phí thuê ngắn hạn, dài hạn.
- Chi phí biến đổi: Bao gồm chi phí vận hành (nhiên liệu, lốp xe, dầu, pin,…), chi phí bao bì, pallet, màng ro,…
Chi phí nhân sự (Labour costs)
Chi phí nhân cũng bao gồm chi phí cố định và chi phí biến đổi. Trong đó:
- Chi phí cố định: Bao gồm chi phí cho nhân sự vận hành trong kho trực tiếp và nhân sự vận hành gián tiếp (nhân sự quản lý kho, văn phòng). Doanh nghiệp sẽ phải trả chi phí như tiền lương, phí bảo hiểm, chi phí huấn luyện và đào tạo, phúc lợi xã hội, thiết bị bảo hộ,…
- Chi phí nhân biến đổi: Bao gồm có 1 số ít loại chi phí phát sinh thêm trong quy trình vận hành như chi phí tăng ca, chi phí thưởng, chi phí lao động thuê ngoài,…
Chi phí cho nhân sự vận hành trong kho
Chi phí hạ tầng (Space cost)
Các chi phí hạ tầng có thể kể đến như: chi phí thuê/mua nhà kho/đất, chi phí bảo hiểm nhà kho, thuế, chi phí khấu hao nhà xưởng, trang thiết bị như xe nâng, kệ chứa hàng, mạng lưới hệ thống làm lạnh (so với kho lạnh) và khấu hao so với những thiết bị khác, chi phí xử lý chất thải,…
Chi phí lưu kho
Chi phí lưu kho là tổng các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc lưu trữ hàng hóa trong kho. Đây là một phần quan trọng trong chi phí hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh.
Lưu trữ hàng tồn dư
Chi phí xử lý
Chi phí xử lý bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc di chuyển hàng hóa vào và ra khỏi kho, từ khi lấy hàng đến khi giao hàng cho khách hàng. Chi phí này sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hàng hóa và kích cỡ lô hàng của bạn, số lượng SKU, kích thước sản phẩm, số lượng đơn vị trên mỗi đơn đặt hàng và mức độ phức tạp của đơn hàng.
Trong khảo sát năm 2017 của WERC (Warehousing Education and Research Council), tỷ lệ chi phí vận hành kho là từ 5 đến 10% với con số trung bình là 7,05% và trong đó có những nơi đạt được giá trị tốt nhất là 1,1%.
Những yếu tố ảnh hưởng tới chi phí vận hành kho
Những yếu tố gây ảnh hưởng tới chi phí vận hành kho có thể kể đến như:
- Loại hàng hóa: Hàng hóa dễ vỡ, hàng hóa cần điều kiện bảo quản đặc biệt sẽ có chi phí lưu kho cao hơn.
- Kích thước kho: Kho càng lớn thì chi phí vận hành kho càng cao.
- Vị trí kho: Kho nằm ở vị trí thuận lợi về giao thông sẽ có chi phí thuê cao hơn.
- Hiệu quả quản lý: Quản lý kho hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu chi phí vận hành.
Làm sao để tối ưu chi phí vận hành kho?
Tối ưu hóa không gian lưu trữ
Việc tối ưu hóa không gian là cách nâng cao hiệu suất để giảm chi phí vận hành kho doanh nghiệp, nhất là với những kho nhỏ. Hàng hóa cần được sắp xếp đúng vị trí và sắp xếp sao cho khi nhập, xuất hàng được thực thi đúng chuẩn và nhanh gọn hơn.
Ngoài ra để tối ưu hóa sức chứa của kho, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng giá kệ kho hàng để tận dụng được những khoảng trống, tránh tiêu tốn lãng phí không gian trong kho.
Tối ưu hóa không gian với kệ kho hàng
Đơn giản hóa các quy trình, thủ tục
Như một quy luật tất yếu, tiến trình càng đơn thuần thì không cần phải sử dụng nhiều sức lao động, do đó chi phí sẽ thấp hơn. Không những thế, khi tiến trình được đơn giản hóa công ty sẽ hạn chế được những sai sót và rút ngắn thời hạn triển khai xong những thủ tục, dẫn đến hiệu suất được nâng cao.
Sử dụng phần mềm quản lý
Sử dụng phần mềm để quản lý kho giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời, chính xác số lượng hàng tồn trong kho, hàng đã hoặc sắp hết hạn sử dụng, hàng lỗi, hàng bị khách hàng trả lại… Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra được phương án xử lý kịp thời (mua thêm hàng, nhanh chóng thanh lý hàng sắp hết hạn, hàng tồn đọng từ mùa trước,…).
Phần mềm chỉ có thể thay đổi bởi người có đủ quyền quyết định trong công tác quản lý kho cho nên sẽ hạn chế việc xảy ra sai sót hơn. Tốc độ và độ chính xác được nâng cao, nhờ vậy cắt giảm được đáng kể thời gian và chi phí xử lý yêu cầu giao hàng cho khách đúng quy định
Như vậy, bài viết đã đánh giá sơ bộ những góc nhìn tương quan đến những chi phí có liên quan đến việc vận hành một nhà kho. Hy vọng thông qua bài viết, VNT đã đem lại những kỹ năng và kiến thức hữu dụng cho bạn đọc về giải pháp tối ưu chi phí giúp các doanh nghiệp có thể vận hành kho một cách tốt nhất.
Bạn đọc quan tâm:
Tôi là Nguyễn Linh – Tôi đã có kinh nghiệm hơn 5 năm tư vấn setup giá kệ công nghiệp, kệ kho hàng. Tôi hy vọng những kiến thức mà mình chia sẻ có thể giúp mọi người xây dựng được hệ thống kho bãi hiệu quả, tối ưu diện tích và chi phí.
