Quy trình quản lý kho theo ISO: Hướng dẫn chuẩn dễ áp dụng

Quy trình quản lý kho theo ISO giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ hoạt động kho vận, từ nhập-xuất-tồn đến kiểm kê, giảm thiểu sai sót và tối ưu hiệu quả vận hành. Trong bài viết này, Kệ công nghiệp VNT sẽ giải đáp chi tiết các bước quản lý kho theo ISO cũng như kinh nghiệm triển khai thực tiến trong doanh nghiệp. Đừng bỏ lỡ nhé!

1. Quy trình quản lý kho theo ISO là gì?

Quy trình quản lý kho theo ISO là hệ thống các bước chuẩn hóa dựa trên tiêu chuẩn quốc tế ISO (đặc biệt là ISO 9001:2015 về hệ thống quản lý chất lượng) nhằm kiểm soát toàn diện hoạt động kho bãi. Quy trình này đảm bảo việc lưu trữ, luân chuyển hàng hóa và quản lý hàng tồn của doanh nghiệp được diễn ra hiệu quả.

Bên cạnh đó, việc áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO còn giúp doanh nghiệp tạo được niềm tin và sự hài lòng từ khách hàng. Khi doanh nghiệp tối ưu được nguồn kho, sẽ đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn khi khách hàng cần và tránh tình trạng thiếu hụt hay lãng phí không cần thiết.

Một số tiêu chuẩn ISO phổ biến áp dụng trong quản lý kho:

2. Các bước trong quy trình quản lý kho theo ISO

Quy trình quản lý kho theo ISO bao gồm ba hoạt động chính: nhập kho, lưu kho và xuất kho. Mỗi bước đều có các thao tác kiểm soát cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu kho.

Quy trình thực hiện nhập kho theo ISO

Nhập kho là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình quản lý kho theo ISO, quyết định chất lượng dữ liệu tồn kho. Quy trình này yêu cầu kiểm tra kỹ lưỡng và ghi chép đầy đủ từng lô hàng.

Bước 1: Lập kế hoạch nhập hàng

Khi phát hiện nguyên vật liệu thiếu hụt hoặc hết hàng phục vụ sản xuất, bộ phận kế hoạch và kế toán cần lập yêu cầu nhập kho và trình lãnh đạo phê duyệt. Thông báo nhập kho cần có các thông tin gồm vật tư, hàng hóa, công cụ, dụng cụ và tài sản cố định. 

Sau khi được phê duyệt, kế hoạch nhập kho chính thức được thiết lập và các bộ phận liên quan bắt đầu theo dõi tiến độ giao hàng từ nhà cung cấp. Chú ý là thời gian báo cáo và ký duyệt không nên kéo dài để quy trình giao hàng diễn ra đúng thời điểm. 

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa

Khi hàng hóa vận chuyển về đến kho, nhân viên kho hoặc kế toán kho sẽ thực hiện các công việc sau:

• Đối chiếu số lượng thực tế với chứng từ giao hàng (phiếu giao hàng, hợp đồng mua hàng)
• Đếm đúng, đếm đủ từng đơn vị sản phẩm, kiểm tra chất lượng và ghi nhận ngay nếu phát hiện chênh lệch, hay hư hỏng hàng hóa.

• Nếu phát hiện hàng hóa không đạt yêu cầu về số lượng hoặc chất lượng, nhân viên kho cần lập biên bản ngay và báo cáo cấp trên hoặc quản lý kho để xử lý kịp thời (trả hàng, đổi hàng).

Bước 3: Lập phiếu nhập kho và cập nhật hệ thống

Sau khi kiểm tra đạt yêu cầu, thủ kho thực hiện lập phiếu nhập kho ghi rõ các thông tin về mã phiếu nhập gồm:

• Mã phiếu nhập, ngày giờ nhập kho
• Thông tin nhà cung cấp (tên, địa chỉ, số điện thoại)
• Danh sách hàng hóa: mã SKU, tên hàng, đơn vị tính, số lượng nhập, đơn giá, thành tiền
• Vị trí lưu kho (khu vực, dãy kệ, tầng)
• Chữ ký người giao hàng, người nhận hàng, thủ kho

Các thông tin này sau đó phải được người có thẩm quyền trong doanh nghiệp ký duyệt để chứng thực tính pháp lý và chính xác của việc nhập hàng. Sau khi ký duyệt thành công, sẽ tiến hành nhập kho hàng hóa đúng với thông tin trên phiếu đã duyệt. Cuối cùng, thủ kho cần xuất chứng từ nhập kho và gửi cho kế toán xác nhận.

Quy trình thực hiện xuất kho theo ISO

Quy trình xuất kho được thiết kế để đảm bảo độ chính xác và năng suất trong việc điều phối hàng hóa từ kho đến bộ phận cần dùng hoặc khách hàng. Hoạt động này có thể phục vụ bốn mục đích: tiêu thụ, chế tạo, lắp ghép hoặc chuyển đến địa điểm khác.

Bước 1: Lập đơn yêu cầu xuất kho

Quá trình bắt nguồn từ việc nhân viên ở phòng chế tạo hoặc tiêu thụ phát hiện nhu cầu sử dụng hàng hóa. Chi tiết đơn yêu cầu phải bao gồm các thông tin:

• Thông tin rõ ràng về loại sản phẩm cần lấy
• Khối lượng yêu cầu
• Lý do sử dụng (tiêu thụ, chế tạo, lắp ghép, vận chuyển)
• Thời điểm mong muốn nhận hàng

Đơn yêu cầu cần được người có thẩm quyền theo bảng phân công của công việc kiểm tra, phê chuẩn và ký tên. Đề nghị xuất kho hoàn chỉnh phải đầy đủ chữ ký để sẵn sàng cho quá trình kiểm tra và phê duyệt tiếp theo. 

Bước 2: Kiểm kê hàng tồn và phê chuẩn đề nghị xuất kho

Đơn yêu cầu được chuyển tới bộ phận kế toán vật tư và nhân viên kiểm tra để xác minh khối lượng cũng như tình trạng hàng hóa so với yêu cầu, đảm bảo sản phẩm đạt chuẩn và có sẵn trong kho. Sau khi đã kiểm tra, người có thẩm quyền sẽ xem xét và duyệt phiếu yêu cầu vận chuyển nếu mọi điều kiện đều phù hợp.

Bước 3: Thực hiện vận chuyển hàng xuất kho

Sau khi giấy tờ được thông qua, người quản kho sẽ chuẩn bị và sắp xếp hàng hóa cho quá trình vận chuyển. Người quản lý kho và bên nhận hàng cùng nhau đối chiếu và xác nhận khối lượng cũng như tình trạng sản phẩm khi xuất.

Mọi thông tin liên quan sau đó sẽ được ghi chép trên phiếu xuất kho và đồng thời ký nhận từ cả hai phía. Bộ phận quản trị kho thực hiện cập nhật thông tin về việc xuất kho ngay trên hệ thống về mã hàng, số lượng, mục đích xuất kho,… Điều này giúp đảm bảo dữ liệu luôn được chính xác, hỗ trợ việc theo dõi tồn kho và hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao.

Quy trình kiểm kê vật tư/hàng hóa lưu kho

Hoạt động rà soát vật tư hàng tồn là yếu tố thiết yếu, giúp duy trì độ chính xác và tính cập nhật của thông tin hàng lưu kho.

Bước 1: Thông báo hoặc đề xuất yêu cầu kiểm kê

Thông thường doanh nghiệp thực hiện rà soát định kỳ từ 3-6 tháng một lần hoặc đột xuất khi cần thiết. Trưởng bộ phận Hành chính tổng hợp hoặc nhân sự có nhiệm vụ thông báo lịch trình rà soát đến các phòng ban liên quan. Để đảm bảo mọi người đều sẵn sàng cho cuộc kiểm kê, nội dung thông báo cần có các thông tin sau:

• Thời gian cụ thể thực hiện
• Phạm vi khảo sát (toàn bộ hay từng khu vực)
• Mục tiêu của hoạt động kiểm kê
• Phân công vai trò cho từng thành viên

Bước 2: Tiến hành kiểm kê

Sau khi có thông báo, Trưởng phòng hành chính tổng hợp phối hợp cùng thủ kho và kế toán lập biên bản với danh sách đầy đủ các mặt hàng cần đối chiếu, kế hoạch thực hiện và nguồn lực hỗ trợ. Điều này giúp tạo ra quy chuẩn rõ ràng cho lần kiểm kê, đảm bảo vật tư và hàng hóa được kiểm soát chặt chẽ.

Bước 3: Xử lý kết quả sau rà soát

Mọi điểm khác biệt giữa ghi chép và thực tế đều cần được giải quyết. Trưởng phòng HCTH kết hợp với kế toán trưởng và các bộ phận liên quan để xem xét biên bản và xử lý các tình huống như thừa thiếu, hư hại. Đồng thời cũng cập nhật số liệu trên sổ sách, phần mềm quản lý để đưa ra quyết định xử lý hàng tồn.

Bước 4: Tổng hợp và trình báo cáo

Ở bước cuối cùng, báo cáo tổng hợp được lập để cập nhật toàn bộ thông tin về tình trạng vật tư và hàng hóa hiện có. Báo cáo này cần được kế toán trưởng và trưởng ban tài chính xem xét và chấp thuận. Các thông tin và số liệu phải đảm bảo tính chính xác, phản ánh đúng về tình hình tồn kho hiện tại của doanh nghiệp.

Quy định sắp xếp và bảo quản vật tư/hàng hóa trong kho

Tùy thuộc vào đặc tính của sản phẩm, mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy chuẩn riêng biệt về cách tổ chức, lưu trữ và bảo quản vật tư. Dưới đây là các nguyên tắc nền tảng thường được áp dụng:

Nguyên tắc tổ chức sắp xếp

• Phân nhóm sản phẩm: Hàng hóa cần được chia thành các nhóm có hệ thống dựa trên loại, kích thước, thời hạn sử dụng hoặc tiêu chí phù hợp khác. Nguyên tắc này giúp việc tìm kiếm và sử dụng vật tư trong kho diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
• Xác định điểm lưu trữ: Cần xác định rõ ràng vị trí cho từng nhóm sản phẩm, ưu tiên đặt những mặt hàng xuất thường xuyên hoặc có trọng lượng lớn ở vị trí thuận tiện nhất.
• Duy trì khoảng cách hợp lý: Giữ khoảng cách phù hợp giữa các giá đỡ và giữa các lối di chuyển để đảm bảo an toàn lao động khi vận chuyển sản phẩm và phòng tránh cháy nổ.

Nguyên tắc bảo quản

• Kiểm soát môi trường: Đối với những sản phẩm nhạy cảm với nhiệt độ và độ ẩm như thực phẩm, dược phẩm và hóa chất, cần lưu giữ trong môi trường có điều kiện được kiểm soát nghiêm ngặt.
• Bảo vệ khỏi tổn thương: Áp dụng các biện pháp phòng hộ như sử dụng bao bì hoặc giá kệ chứa hàng để tránh hư hại do va chạm, trầy xước hoặc tác động từ các yếu tố bên ngoài.
• Phòng chống sinh vật gây hại: Triển khai các biện pháp ngăn ngừa để tránh sự xâm nhập của côn trùng, động vật và bảo vệ sản phẩm không bị hư hại.

3. Lợi ích khi áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO

Áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO mang lại những lợi ích thiết thực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa toàn diện hoạt động kho vận từ chi phí, hiệu suất đến năng lực cạnh tranh.

• Giảm sai sót và tăng độ chính xác: Cụ thể hóa quy trình giúp nhân viên tuân thủ đúng các bước tiêu chuẩn, giúp giảm thiểu các lỗi như nhập sai, xuất nhầm hoặc thất thoát hàng hóa.
• Tăng khả năng truy xuất thông tin: Mọi giao dịch được ghi chép và lưu trữ trên hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu lịch sử hàng hóa. Khi phát hiện sản phẩm lỗi, có thể tra cứu ngay lô hàng, nhà cung cấp, ngày nhập kho nhanh chóng. 
• Tối ưu chi phí vận hành: Quy trình quản lý kho theo ISO giúp doanh nghiệp giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hóa, nguyên liệu, từ đó tiết kiệm ngân sách trong việc đầu tư hàng hóa
• Nâng cao hiệu suất vận hành: Quy trình chuẩn giúp các bộ phận trong kho chỉ cần làm theo từng bước thiết lập sẵn, giúp quá trình vận hành hàng hóa xuyên suốt, trơn tru. 
• Nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh: Ứng dụng quy trình quản lý kho theo ISO thể hiện cam kết chất lượng của doanh nghiệp, giúp xây dựng lòng tin với khách hàng, đối tác và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Lưu ý: Quy trình quản lý kho theo ISO không phải là bộ tài liệu cứng nhắc. Doanh nghiệp cần tùy chỉnh phù hợp với quy mô, ngành hàng và đặc thù hoạt động của mình để đạt hiệu quả cao nhất.

4. Quản lý kho thông minh với giải pháp kệ chứa hàng của Kệ công nghiệp VNT

Quản lý kho hàng là hoạt động liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp và quản lý hàng hóa, vật tư trong kho. Theo đó, để quản lý kho theo chuẩn ISO, doanh nghiệp cần triển khai hệ thống giá kệ chứa hàng giúp tối ưu không gian, lưu trữ và quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực.

Với hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giá kệ kho hàng, Kệ công nghiệp VNT là lựa chọn hàng đầu cho khách hàng muốn tư vấn giải pháp tối ưu không gian và khả năng quản lý kho. Đầu tư hệ thống kệ tự động kết hợp phần mềm quản lý kho thông minh sẽ giúp doanh nghiệp:

• Dễ dàng sắp xếp, lưu trữ hàng hóa: Kệ công nghiệp VNT cung cấp đa dạng dòng kệ như kệ Selective, kệ Drive in, kệ ASRS, kệ Radio Shuttle,… phù hợp với nhiều loại mặt hàng, sản phẩm của doanh nghiệp. Hệ thống giá kệ sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp, phân loại và kiểm kê hàng hóa.
• Tự động hóa quy trình quản lý kho: Thay vì quản lý bằng số sách thủ công, khi lắp đặt giá kệ kết hợp phần mềm WMS doanh nghiệp có thể tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhận lệnh xuất kho đến hoàn tất giao hàng và cập nhật số liệu theo thời gian thực lên hệ thống. Từ đó tiết kiệm 60- 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm hàng hóa trong kho.
• Kiểm soát tình trạng hàng hóa chính xác: Phần mềm tích hợp sẽ ghi nhận thông tin xuất nhập kho chính xác thông qua QRcode. Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho cũng như tình trạng hàng hóa quá hạn hay hết hạn kịp thời.

Quy trình quản lý kho theo ISO là nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kho vận, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Bạn đang gặp khó khăn trong việc triển khai quy trình quản lý kho và cần tư vấn giải pháp kệ chứa hàng, kệ tự động phù hợp với tiêu chuẩn ISO? Liên hệ ngay với Kệ công nghiệp VNT qua hotline 086 758 9999 để được hỗ trợ nhanh nhất. 

• Hotline: 0867589999
• Email: info@vinatechgroup.vn
• Website: kecongnghiep.vn
• Địa chỉ: Lô C2-7, Đường N7, KCN Tân Phú Trung, Củ Chi, Hồ Chí Minh