Quy trình xuất nhập kho chuẩn gồm 6 bước tuần tự cho mỗi chiều luồng hàng: lập phiếu yêu cầu, phê duyệt nội bộ, kiểm tra tồn kho, lập phiếu xuất/nhập kho, thực hiện xuất/nhập hàng và cập nhật thông tin lên hệ thống.
Cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả trong quy trình xuất nhập bao gồm 4 phương pháp chính: kiểm kê định kỳ, đối chiếu sổ sách với thực tế, áp dụng nguyên tắc FIFO/LIFO và ứng dụng phần mềm WMS kết hợp mã vạch.
Bên cạnh đó, quy trình xuất nhập kho chỉ thực sự vận hành trơn tru khi hạ tầng kệ kho được thiết kế đồng bộ với luồng hàng. Hệ thống kệ kho công nghiệp phù hợp sẽ rút ngắn thời gian picking, giảm sai sót khi lấy hàng và nâng cao năng suất vận hành kho lên đáng kể.
Sau đây, Kệ Công Nghiệp VNT sẽ phân tích chi tiết từng bước trong sơ đồ quy trình xuất nhập kho chuẩn, đồng thời hướng dẫn cách lựa chọn giải pháp kệ kho tối ưu cho từng mô hình doanh nghiệp.
Quy trình xuất nhập kho là gì?
Quy trình xuất nhập kho là chuỗi hoạt động có hệ thống nhằm quản lý luồng hàng hóa đi vào kho (nhập kho) và đi ra khỏi kho (xuất kho) theo trình tự rõ ràng, được giám sát đồng bộ bởi thủ kho, kế toán kho, bộ phận bán hàng/sản xuất và Ban Giám đốc.
Cụ thể, mỗi lần hàng hóa luân chuyển trong quy trình xuất nhập kho đều cần có chứng từ đi kèm. Các chứng từ bắt buộc bao gồm phiếu yêu cầu xuất/nhập kho, phiếu xuất/nhập kho, thẻ kho và biên bản kiểm kê. Toàn bộ hệ thống chứng từ này tạo thành một vòng khép kín, giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác số lượng hàng tồn tại mọi thời điểm.
Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình xuất nhập kho bởi 4 lý do cốt lõi sau:
- Ngăn ngừa thất thoát hàng hóa: Các bước kiểm tra, đối chiếu trong quy trình giúp phát hiện sai lệch ngay từ đầu. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được mất mát do nhầm lẫn, hao hụt hoặc gian lận nội bộ.
- Tăng năng suất vận hành kho: Nhân viên kho nắm rõ nhiệm vụ từng bước, giảm thời gian chờ đợi và loại bỏ thủ tục rườm rà. Các bộ phận phối hợp nhịp nhàng hơn khi có quy trình thống nhất.
- Minh bạch chứng từ phục vụ kiểm toán: Mọi giao dịch xuất nhập đều có hồ sơ lưu trữ đầy đủ. Doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng yêu cầu kiểm toán nội bộ và tuân thủ quy định pháp luật về kế toán.
- Tạo cơ sở dữ liệu cho quyết định kinh doanh: Dữ liệu xuất nhập tồn chính xác giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu thị trường, lập kế hoạch mua hàng hợp lý và tối ưu chi phí lưu kho dài hạn.
Ngược lại, nếu không có quy trình chuẩn, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng sai lệch tồn kho, chậm giao hàng và chồng chéo trách nhiệm giữa các phòng ban. Ngoài ra, một yếu tố thường bị bỏ qua khi chuẩn hóa quy trình chính là hạ tầng kệ kho. Kho hàng không có hệ thống kệ bài bản khiến việc sắp xếp lộn xộn, thủ kho mất thời gian tìm hàng và tỷ lệ sai sót khi xuất nhập tăng cao.
Sơ đồ 6 bước quy trình xuất kho chuẩn gồm những gì?
Có 6 bước chính trong quy trình xuất kho chuẩn: lập phiếu yêu cầu xuất kho, phê duyệt nội bộ, kiểm tra hàng tồn kho, lập phiếu xuất kho, thực hiện xuất hàng và cập nhật thông tin lên hệ thống. Mỗi bước đều gắn với bộ phận chịu trách nhiệm cụ thể, đảm bảo tính giám sát chặt chẽ từ đầu đến cuối.
Dưới đây là chi tiết từng cặp bước trong sơ đồ quy trình xuất kho mà doanh nghiệp cần tuân thủ:
Bước 1 Lập phiếu yêu cầu xuất kho
Quy trình xuất kho bắt đầu khi bộ phận có nhu cầu sử dụng hàng hóa lập phiếu yêu cầu xuất kho gửi đến bộ phận kho. Cụ thể, bộ phận bán hàng yêu cầu xuất hàng thành phẩm, bộ phận sản xuất yêu cầu xuất nguyên vật liệu, còn bộ phận hành chính yêu cầu xuất vật tư tiêu hao.
Phiếu yêu cầu cần ghi rõ: tên hàng, mã hàng, số lượng, mục đích sử dụng và thời gian cần hàng.
Bước 2 Phê duyệt nội bộ
Sau khi tiếp nhận phiếu, Ban Giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ xem xét tính hợp lý của yêu cầu. Nếu phát hiện bất thường hoặc sai sót, người phê duyệt có quyền từ chối hoặc yêu cầu điều chỉnh ngay lập tức. Quan trọng hơn, bước phê duyệt này đảm bảo mọi lần xuất kho đều có cá nhân có thẩm quyền chịu trách nhiệm, tránh tình trạng xuất hàng tùy tiện.
Bước 3 Kiểm tra hàng tồn kho
Sau khi phiếu yêu cầu được phê duyệt, kế toán kho tiến hành kiểm tra số lượng hàng tồn để xác nhận khả năng đáp ứng. Cụ thể hơn, kế toán đối chiếu số liệu trên sổ sách hoặc phần mềm quản lý kho với nhu cầu xuất kho. Trong trường hợp hàng tồn không đủ, kế toán kho phải thông báo ngay cho bộ phận liên quan để xử lý bằng một trong ba cách: nhập bổ sung hàng mới, thay thế bằng mặt hàng tương đương hoặc điều phối hàng từ kho khác.
Bước 4 Lập phiếu xuất kho
Khi hàng tồn đáp ứng đủ yêu cầu, kế toán kho lập phiếu xuất kho thành 2 bản: 1 bản lưu tại sổ kế toán, 1 bản giao cho thủ kho làm căn cứ xuất hàng. Phiếu xuất kho cần ghi đầy đủ: ngày xuất, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính, kho xuất và chữ ký người lập.
Bước 5 Thực hiện xuất kho
Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để lấy hàng đúng vị trí trên kệ, kiểm đếm số lượng và đối chiếu với thông tin trên phiếu. Cả hai bên giao nhận cùng ký xác nhận trên phiếu xuất kho để đảm bảo tính minh bạch, tránh tranh chấp về sau.
Đặc biệt, tốc độ và độ chính xác tại bước lấy hàng (picking) phụ thuộc rất lớn vào hạ tầng kệ kho. Kho sử dụng kệ Selective cho phép thủ kho tiếp cận 100% vị trí pallet mà không cần di chuyển hàng phía trước, giúp lấy hàng nhanh hơn 30-40% so với chất hàng trên sàn.
Với các kho có tần suất xuất nhập cao, kệ Shuttle sử dụng robot tự động di chuyển pallet trên đường ray, tốc độ lấy hàng đạt 0,8 m/s khi có tải, giảm đáng kể nhu cầu nhân công. Kệ Công Nghiệp VNT tư vấn lựa chọn loại kệ phù hợp với tần suất xuất kho, giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian picking tại bước then chốt này.
Bước 6 Cập nhật hệ thống
Sau khi hàng hóa rời kho, thủ kho và kế toán cập nhật dữ liệu lên hệ thống quản lý (thủ công trên sổ sách hoặc qua phần mềm WMS). Bước cuối cùng này đảm bảo báo cáo xuất, nhập, tồn luôn phản ánh chính xác tình trạng kho tại mọi thời điểm.
>>>> XEM THÊM: Quy trình nhập kho nguyên vật liệu: Sơ đồ 6 bước & Giải pháp
Quy trình nhập kho hàng hóa gồm những bước nào?
Có 6 bước cơ bản trong quy trình nhập kho hàng hóa: đề xuất nhập hàng, lập phiếu nhập kho, kiểm tra hàng thực tế, nhập hàng vào kho, sắp xếp lưu trữ trên hệ thống kệ và ghi sổ kế toán. Quy trình nhập kho chuẩn đảm bảo hàng hóa được tiếp nhận đúng chủng loại, đúng số lượng và lưu trữ tại vị trí khoa học.
Để hiểu rõ hơn, dưới đây là chi tiết từng nhóm bước trong quy trình nhập kho chuẩn:
Bước 1 Đề xuất nhập hàng
Bộ phận có nhu cầu bổ sung hàng hóa gửi đề xuất nhập kho nêu rõ: loại hàng, số lượng, nhà cung cấp và thời gian dự kiến hàng về. Cụ thể, bộ phận mua hàng đề xuất nhập nguyên vật liệu sản xuất, bộ phận kinh doanh đề xuất nhập hàng thành phẩm, còn bộ phận hành chính đề xuất nhập văn phòng phẩm hoặc vật tư tiêu hao.
Bước 2 Lập phiếu nhập kho
Tiếp theo, kế toán căn cứ vào hợp đồng mua hàng, đơn đặt hàng (PO) hoặc hóa đơn nhà cung cấp để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cần đầy đủ thông tin: tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá và nguồn hàng. Sau khi lập xong, phiếu được trình ký duyệt bởi người có thẩm quyền rồi chuyển cho thủ kho.
Bước 3 Kiểm tra hàng thực tế
Khi hàng về đến kho, thủ kho đối chiếu hàng thực tế với phiếu nhập kho về số lượng, chất lượng và quy cách đóng gói. Nếu phát hiện hàng hư hỏng, thiếu hụt hoặc sai quy cách, thủ kho lập biên bản ngay tại chỗ và báo cáo Ban Giám đốc để xử lý kịp thời.
Bước 4 Nhập hàng vào kho và ghi sổ kế toán
Sau khi kiểm tra đạt yêu cầu, thủ kho sắp xếp hàng hóa vào đúng vị trí theo sơ đồ kho đã quy định. Mỗi kệ cần được đánh mã vị trí (location code), dán nhãn tên hàng rõ ràng. Tùy theo đặc thù hàng hóa, thủ kho áp dụng nguyên tắc FIFO (hàng nhập trước xuất trước, phù hợp với thực phẩm, dược phẩm có hạn sử dụng) hoặc LIFO (hàng nhập sau xuất trước, phù hợp với vật liệu xây dựng, hàng không bị hư hỏng theo thời gian).
Hệ thống kệ kho công nghiệp đóng vai trò then chốt tại bước sắp xếp lưu trữ, quyết định trực tiếp đến tốc độ nhập hàng và khả năng truy xuất sau này. Bảng dưới đây so sánh 4 giải pháp kệ kho phù hợp với từng đặc thù hàng hóa và quy mô kho:
| Loại kệ | Đặc điểm nổi bật | Phù hợp với |
|---|---|---|
| Kệ Selective Rack | Truy xuất 100% vị trí pallet, linh hoạt cao | Kho đa dạng chủng loại, tần suất xuất nhập cao |
| Kệ Drive-in Rack | Mật độ lưu trữ cao, tối ưu diện tích | Hàng đồng nhất số lượng lớn, ít chủng loại |
| Kệ Shuttle | Robot tự động lấy hàng, tốc độ 0,8 m/s có tải, lấp đầy 80% diện tích | Kho lớn cần tự động hóa, giảm nhân công |
| Kệ Mobile Rack | Tối ưu 90% diện tích kho, điều khiển từ xa | Kho lạnh, kho dược phẩm, diện tích hạn chế |
Kệ Công Nghiệp VNT tư vấn lựa chọn loại kệ tối ưu dựa trên phân tích thực tế: diện tích kho, chủng loại hàng hóa, tải trọng pallet và tần suất xuất nhập. Từ đó, doanh nghiệp xây dựng được hệ thống lưu trữ khoa học ngay từ đầu, hỗ trợ trực tiếp cho mọi bước trong quy trình nhập kho.
Cuối cùng, kế toán vật tư cập nhật thẻ kho và ghi nhận vào sổ kế toán (thủ công hoặc trên phần mềm). Thông tin ghi sổ bao gồm: ngày nhập, mã hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị và tài khoản hạch toán. Việc ghi nhận đúng và đầy đủ giúp giá trị hàng hóa được phản ánh chính xác trong hệ thống tài chính, phục vụ cho báo cáo kế toán và kiểm toán định kỳ.
>>>> XEM THÊM: Thiết kế kho lạnh bảo quản trái cây: Tiêu chuẩn & Quy trình
Cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả trong quy trình xuất nhập
Có 4 phương pháp kiểm soát hàng tồn kho chính: kiểm kê định kỳ, đối chiếu sổ sách với thực tế, áp dụng nguyên tắc FIFO/LIFO và ứng dụng phần mềm WMS kết hợp mã vạch. Mỗi phương pháp phục vụ một mục tiêu khác nhau, từ phòng ngừa thất thoát đến tối ưu vận hành toàn diện.
Để hiểu rõ hơn về cách kiểm soát hàng tồn kho trong quy trình xuất nhập kho, dưới đây là phân tích 2 khía cạnh then chốt nhất:
Kiểm kê định kỳ và đối chiếu sổ sách, thực tế
Có, kiểm kê định kỳ và đối chiếu sổ sách với thực tế là bước bắt buộc trong kiểm soát hàng tồn kho, bởi 3 lý do quan trọng:
- Phát hiện sai lệch sớm: Chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách và hàng thực tế trong kho có thể phát sinh do nhầm lẫn khi xuất nhập, hao hụt tự nhiên hoặc thất thoát. Kiểm kê định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý trước khi sai lệch tích lũy lớn.
- Chuẩn bị cho kiểm toán: Dữ liệu kiểm kê là căn cứ trực tiếp cho báo cáo tài chính và kiểm toán nội bộ. Doanh nghiệp không thể đáp ứng yêu cầu kiểm toán nếu thiếu hồ sơ kiểm kê.
- Tối ưu cơ cấu tồn kho: Kết quả kiểm kê giúp xác định hàng chậm luân chuyển, hàng hết hạn hoặc hàng tồn dư.
Đặc biệt, kiểm kê trở nên nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều khi kho có hệ thống kệ được đánh mã vị trí rõ ràng. Thay vì lục tìm hàng trên sàn hoặc chất chồng lên nhau, nhân viên kiểm kê chỉ cần đi theo sơ đồ kệ, đối chiếu từng vị trí với dữ liệu trên hệ thống. Kệ Công Nghiệp VNT thiết kế hệ thống kệ kèm sơ đồ đánh mã vị trí (ví dụ: Dãy A, Kệ 3, Tầng 2, Ô 5) giúp doanh nghiệp kiểm kê nhanh hơn 40-50% so với kho không có kệ bài bản.
>>>> XEM THÊM: Cách vẽ sơ đồ kho hàng, lên layout chuyên nghiệp
Ứng dụng phần mềm WMS và mã vạch quản lý hàng tồn
Phần mềm WMS vượt trội về tốc độ cập nhật và độ chính xác, trong khi đó quản lý thủ công chiếm ưu thế về chi phí triển khai ban đầu, nhưng quản lý thủ công hoàn toàn thua kém về khả năng mở rộng quy mô.
Bảng dưới đây so sánh 2 phương pháp kiểm soát hàng tồn kho theo 4 tiêu chí vận hành then chốt:
| Tiêu chí | Quản lý thủ công (sổ sách/Excel) | Phần mềm WMS + mã vạch |
|---|---|---|
| Tốc độ cập nhật | Chậm, phụ thuộc nhân sự nhập liệu | Real-time, quét mã vạch cập nhật tức thì |
| Tỷ lệ sai sót | 3-5% do nhập liệu thủ công | Dưới 0,1% nhờ tự động hóa |
| Khả năng truy xuất | Tìm kiếm thủ công, tốn thời gian | Truy xuất theo mã vị trí, lô hàng trong vài giây |
| Chi phí triển khai | Thấp ban đầu, tăng dần khi quy mô lớn | Đầu tư ban đầu cao hơn, tiết kiệm dài hạn |
Doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang phần mềm WMS khi số lượng SKU vượt quá 200 mặt hàng hoặc khi tần suất xuất nhập kho vượt 50 lần/ngày. Ngoài ra, phần mềm WMS phát huy hiệu quả tối đa khi kết hợp với hệ thống kệ kho có đánh mã vị trí (location coding). Mỗi ô kệ mang một mã duy nhất, khi quét mã vạch tại vị trí đó, hệ thống WMS tự động cập nhật trạng thái hàng hóa mà không cần nhập liệu thủ công.
Kệ Công Nghiệp VNT cung cấp giải pháp kệ kho đồng bộ từ thiết kế đến vận hành: tư vấn loại kệ kho phù hợp (kệ Selective, kệ Drive-in,…), thiết kế sơ đồ kho tối ưu luồng xuất nhập, đánh mã vị trí kệ tương thích với phần mềm WMS và bàn giao bản vẽ 3D miễn phí. Nếu doanh nghiệp mong muốn tư vấn lắp đặt kệ kho hàng liên hệ ngay với Kệ Công Nghiệp VNT để nhận tư vấn chi tiết.
>>>> XEM THÊM: Kho Hàng Là Gì? Phân Loại, Chức Năng Và Cách Tối Ưu Kho