Kho lưu trữ chuyên dụng được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin và tài sản của doanh nghiệp, tổ chức một cách hiệu quả nhất, các kho lưu trữ này không chỉ giúp tiết kiệm không gian mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc. Vậy muốn xây kho lưu trữ chuyên dụng cần điều kiện gì? Câu trả lời sẽ được giải đáp ngay dưới đây.
Kho lưu trữ chuyên dụng là gì?
Kho lưu trữ chuyên dụng là công trình bao gồm: khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ công chúng. Kho lưu trữ chuyên dụng đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý dữ liệu và tài sản cho các tổ chức, doanh nghiệp.
Yêu cầu trong kho lưu trữ chuyên dụng
Một số yêu cầu chung trong cho kho lưu trữ chuyên dụng như sau:
- Về địa điểm: Kho nên được đặt ở vị trí thuận tiện cho giao thông, vận chuyển, thuận tiện đi lại, có địa thế cao, thoát nước nhanh, địa chất ổn định, tránh khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ cháy nổ.
- Về kết cấu: Nền kho phải được xử lý bằng phẳng, chịu được ma sát, kết cấu chắc chắn để bảo quản tài liệu lưu trữ an toàn. Tường kho phải có độ chịu lửa cấp 1 theo tiêu chuẩn quy định của Nhà nước
- Về diện tích: Bảo đảm đủ diện tích để bảo quản hồ sơ, tài liệu. Có đất dự phòng để mở rộng khi cần thiết.
- Thiết kế hợp lý phù hợp với quy trình nghiệp vụ lưu trữ cũng như các loại hình tài liệu.
- Đáp ứng các yêu cầu về mỹ quan của công trình văn hoá.
- Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy.
- Hệ thống điện trong kho lưu trữ chuyên dụng phải tuyệt đối an toàn.
Hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng
Khu vực kho bảo quản tài liệu
Khu vực kho bảo quản tài liệu cần được bố trí khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với lối đi, có lối ra vào độc lập, nên bố trí tránh hướng Tây.
Diện tích sàn kho = Số mét giá tài liệu cần bảo quản/5
Diện tích kho bảo quản tài liệu không quá 200m2 bao gồm: diện tích giá kệ để tài liệu, diện tích lối đi giữa các kệ, lối đi đầu mỗi kệ và lối đi chính trong kho.
Kết cấu kho đảm bảo chịu được động đất trên 7 độ richte, chống bão giật cấp 12.
Tải trọng sàn kho tối thiểu là 1700 kg/m2 với hệ thống giá đỡ cố định và với hệ thống giá đỡ di động là 2400 kg/m2
Tường kho bảo quản tài liệu và tường ngăn giữa các kho bảo quản tài liệu phải có độ chịu lửa cấp 1 theo tiêu chuẩn quy định của Nhà nước (không sập đổ sau 4 giờ cháy).
Giữa hai lớp mái có chiều cao tối thiểu là 1m để lưu thông không khí trong kho, độ dốc mái khoảng 5%.
Chiều cao kho tối thiểu là 2,4m.
Cửa ra vào và cửa thoát hiểm phải được làm từ vật liệu chống cháy với độ rộng tối thiểu là 1m, mở theo chiều từ trong ra ngoài.
Các hàng kệ để tài liệu dài không quá 10m, cách tường từ 0.4-0.6m. Lối đi giữa các hàng kệ từ 0.7-0.8m, lối đi giữa hai đầu giá kệ từ 1.2-1.4m.
Ánh sáng trong kho từ 50-80 lux.
Một số thiết bị cần có trong kho như: camera quan sát, thiết bị báo cháy, thiết bị chữa cháy, chống đột nhập, giá kệ hoặc tủ đựng hồ sơ, tài liệu, thiết bị thông gió,…
Các khu vực khác
Các khu vực khác bao gồm:
– Khu xử lý nghiệp vụ lưu trữ ( gồm phòng tiếp nhận tài liệu , Phòng chỉnh lý tài liệu, phòng tu bổ, phục chế tài liệu …)
– Khu hành chính ( Gồm các phòng làm việc hành chính, Phòng họp, Phòng khách, Phòng bảo vệ an ninh…)
– Khu lắp đặt các thiết bị kỹ thuật gồm các phòng lắp đặt hệ thống: điều hòa trung tâm; thiết bị theo dõi, giám sát, kiểm soát tình trạng bảo vệ,…
– Khu vực phục vụ công chúng, gồm: Phòng đọc, Phòng bảo quản tạm tài liệu, Phòng hội nghị, Phòng trưng bày, triển lãm tài liệu… Bố trí tại vị trí thuận tiện để phục vụ độc giả, có diện tích phù hợp, có hệ thống cách âm, thông gió, đủ ánh sáng, Có các thiết bị để sử dụng tài liệu nghe nhìn, có tủ để đồ dùng cá nhân của độc giả phía ngoài gần lối ra vào phòng…
Tổng diện tích sàn của khu xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật tối thiểu bằng 50% tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu. Khu vực phục vụ công chúng tối thiểu bằng tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu.
Tư vấn thiết kế, setup cho kho lưu trữ chuyên dụng
– Thiết kế, setup cho kho lưu trữ chuyên dụng, bạn cần chú ý đến tất cả những yếu tố đã nhắc đến ở phần trên. Bao gồm địa điểm, kết cấu, diện tích, những yêu cầu thiết kế riêng cho mỗi khu vực…
– Bên cạnh đó, để hoàn thiện kho lưu trữ chuyên dụng, cần phải mua sắm các trang thiết bị như kệ sắt kho hàng, hộp, bìa đựng tài liệu, trang thiết bị kỹ thuật bảo quản, trang thiết bị vận chuyển; thiết bị báo động, báo cháy, phòng chống cháy, phòng chống ẩm; hệ thống điều hòa không khí, hệ thống camera quan sát,…
– Bố trí giá kệ kho để tài liệu: Giá kệ lưu trữ có thể xếp thành các hàng song song. Mỗi hàng giá không dài quá 10m. Có thể đặt vuông góc với cửa sổ, cách mặt tường khoảng từ 0,4 – 0,6m. Lối đi giữa các hàng giá kệ từ 0,7- 0,8m, lối đi giữa hai đầu giá từ 1,2 -1,4m.
– Phương pháp sắp xếp trong kho lưu trữ: Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ; xếp tài liệu lên giá; xếp đặt giá kệ gọn gàng trong kho. Chi tiết cách sắp xếp chúng tôi cũng đã có bài viết mà bạn đọc có thể tham khảo.
Hiện nay, sử dụng hệ thống giá kệ kho là phương án tối ưu được các doanh nghiệp lựa chọn để giải phóng bớt “gánh nặng lưu trữ”, tối ưu không gian. Đồng thời bảo quản hồ sơ, hàng hóa tốt hơn và thuận tiện khi cần truy vấn, kiểm kê. Một số loại giá kệ phù hợp cho kho lưu trữ chuyên dụng, có thể kể đến như: Kệ V đa năng, kệ hạng trung, kệ tay quay.
Là đơn vị uy tín nhiều năm trong lĩnh vực sản xuất và lắp đặt kệ kho hàng, Kệ công nghiệp VNT đã hỗ trợ giúp hàng triệu khách hàng setup kho hàng an toàn và hiệu quả. Miễn phí tư vấn, khảo sát mặt bằng trực tiếp; miễn phí lên bảng thiết kế mặt bằng nhà kho. Cùng với đó, Kệ công nghiệp VNT cũng tư vấn giúp bạn chọn mẫu kệ kho phù hợp với không gian nhà kho lưu trữ chuyên dụng và setup kho hàng gọn đẹp, tối ưu công năng. Để được tư vấn thiết kế, setup vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây.
Liên hệ:
- Kệ công nghiệp VNT
- Điện thoại: 0978 755 579
- Email: info@kecongnghiep.vn
- Website: https://kecongnghiep.vn/
Tôi là Nguyễn Linh – Tôi đã có kinh nghiệm hơn 5 năm tư vấn setup giá kệ công nghiệp, kệ kho hàng. Tôi hy vọng những kiến thức mà mình chia sẻ có thể giúp mọi người xây dựng được hệ thống kho bãi hiệu quả, tối ưu diện tích và chi phí.
