Hàng tồn kho là gì? Vai trò và phương pháp tính giá trị hàng tồn

Bạn là chủ doanh nghiệp, nhà quản lý kho hàng hoặc đơn giản là muốn hiểu rõ hơn về khái niệm hàng tồn kho là gì, thì bài viết này dành cho bạn. Kệ công nghiệp VNT sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về hàng tồn kho, vai trò quan trọng của nó trong hoạt động kinh doanh và cách tính giá trị hàng tồn một cách chính xác nhất.

Xem thêm:

• Ưu điểm và hạn chế của nguyên tắc quản lý kho FIFO
• Gợi ý 5 phần mềm quản lý kho nhà hàng hiệu quả

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là những sản phẩm hoặc nguyên liệu mà công ty sở hữu nhưng chưa được tiêu thụ hoặc sử dụng. Có thể nghĩ đến hàng tồn kho như là “kho chứa tiềm năng”, nơi lưu giữ giá trị cho doanh nghiệp chờ ngày chuyển đổi thành lợi nhuận.

Hàng tồn kho không chỉ giới hạn ở những sản phẩm cuối cùng sẵn sàng để bán, mà còn bao gồm nguyên vật liệu và bán thành phẩm cần thiết trong quy trình sản xuất. Trong các doanh nghiệp thì hàng tồn kho cũng chính là tài sản hiện hữu mà doanh nghiệp đang kiểm soát và chưa được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh khác.

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho bao gồm những gì?

Hàng tồn kho bao gồm tất cả các loại hàng hóa, từ nguyên vật liệu đầu vào cho đến sản phẩm cuối cùng, từ hàng hóa đang lưu trữ tại kho đến hàng hóa đang di chuyển. Cụ thể:

• Nguyên vật liệu: Nguyên liệu thô, vật liệu phụ, phụ tùng, công cụ, dụng cụ…
• Sản phẩm dở dang: Sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, chưa hoàn thiện.
• Thành phẩm: Sản phẩm đã hoàn thành, sẵn sàng để bán hoặc sử dụng.
• Hàng hóa mua để bán: Hàng hóa đã mua từ nhà cung cấp, đang chờ bán.
• Hàng hóa gửi đi: Hàng hóa đã gửi đi bán hoặc gia công.
• Chi phí dịch vụ dở dang.

Thành phẩm hoàn chỉnh sau sản xuất cũng có thể là hàng tồn kho

>> Tham khảo: Chi phí hàng tồn kho bao gồm những gì?

Vai trò của hàng tồn kho

Hàng tồn kho không chỉ là món tài sản. Nó cũng là yếu tố quyết định sự linh hoạt trong quản lý và đáp ứng nhu cầu thị trường. Dưới đây là một số vai trò chính của hàng tồn kho:

– Đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được liên tục: Hàng tồn kho thành phẩm sẵn sàng để cung cấp cho khách hàng khi có yêu cầu, giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu thị trường một cách nhanh chóng.

– Tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp: Khả năng giao hàng nhanh chóng nhờ có hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tạo dựng được lòng tin và sự hài lòng của khách hàng, nhanh chóng nắm bắt các cơ hội kinh doanh mới.

– Ứng biến linh hoạt với nhu cầu của thị trường: Việc dự trữ hàng hóa giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro do sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng, như thiên tai, dịch bệnh, hay đáp ứng được lượng tăng đột biến nhu cầu vào các mùa cao điểm.

– Tối ưu chi phí: Mua hàng với số lượng lớn có thể giúp doanh nghiệp hưởng được ưu đãi về giá, giảm chi phí sản xuất, tiết kiệm chi phí vận chuyển.

Hàng tồn kho giúp doanh nghiệp ứng phó linh hoạt với nhu cầu của thị trường

Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho

Việc xác định giá trị của hàng tồn kho vào cuối kỳ là cực kỳ quan trọng trong kế toán, ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Nhiều phương pháp tính giá trị hàng tồn kho đã được đề xuất như:

• FIFO (First In, First Out)
• LIFO (Last In, First Out)
• Phương pháp giá đích danh
• Phương pháp bình quân gia quyền

Những phương pháp này không chỉ giúp xác định giá trị hàng tồn kho mà còn ảnh hưởng đến thuế mà doanh nghiệp phải chịu. Việc lựa chọn phương pháp tính giá trị hàng tồn kho phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tính chất hàng hóa, quy mô doanh nghiệp,…

Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Việc quản lý hàng tồn kho tốt giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, tăng doanh thu và nâng cao khả năng cạnh tranh. Dưới đây là một số phương pháp và kỹ thuật quản lý hàng tồn kho hiệu quả:

• Phương pháp định lượng: Sử dụng dữ liệu lịch sử để dự báo nhu cầu trong tương lai (ví dụ: phương pháp trung bình động, hồi quy tuyến tính).
• Phương pháp định tính: Sử dụng ý kiến của chuyên gia, khảo sát khách hàng để dự báo nhu cầu.
• Sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi số lượng hàng hóa, nhập xuất kho, kiểm kê định kỳ.
• Sử dụng mã vạch để xác định và theo dõi hàng hóa một cách chính xác và nhanh chóng.
• Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ để đảm bảo số liệu chính xác và phát hiện các sai lệch.
• Phân loại hàng hóa thành 3 nhóm A, B, C dựa trên giá trị và mức độ tiêu thụ để tập trung quản lý vào các mặt hàng quan trọng nhất.
• Tính toán số lượng hàng hóa tối ưu cần đặt hàng mỗi lần để giảm thiểu tổng chi phí liên quan đến việc đặt hàng và lưu kho.
• Xác định lượng hàng dự phòng để đối phó với những biến động bất ngờ của thị trường.
• Đánh giá hiệu quả của các hoạt động quản lý hàng tồn kho để xác định các điểm cần cải thiện.

Để quản trị hàng tồn kho hiệu quả, các doanh nghiệp cần áp dụng những công nghệ tiên tiến và phương pháp tiếp cận linh hoạt. Hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động ASRS chính là giải pháp hoàn hảo cho các doanh nghiệp trong việc quản lý hàng tồn.

Sắp xếp, phân loại hàng hóa để quản lý

Giải pháp hạn chế hàng tồn kho hiệu quả

Trên thực tế, việc giữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng gây khó khăn. Cần cân đối để giữ một lượng hàng tồn phù hợp với tình hình kinh doanh. Nên biết khi nào cần áp dụng chương trình giảm giá để đẩy đi, khi nào cần giữ lại.

Dưới đây là một số giải pháp hạn chế hàng tồn kho hiệu quả mà bạn cần tham khảo để giữ cho số lượng hàng tồn kho hợp lý, phù hợp với cửa hàng nhà mình:

• Ngay từ đầu hãy có chiến lược nhập hàng, sản xuất hàng hợp lý và cần làm được điều này, bạn cần phải nghiên cứu thị trường tiêu dùng một cách cẩn thận và kỹ lưỡng.
• Theo dõi doanh số bán hàng ngày/ hàng tháng của từng sản phẩm để lên kế hoạch nhập hàng, lưu kho và giải quyết hàng tồn kho hợp lý và đúng thời điểm.
• Không nên nhập những mặt hàng có thời hạn quá ngắn, tránh việc tồn đọng nhiều khi chưa được tiêu thụ hết.
• Cần thường xuyên kiểm tra, kiểm để để theo dõi hạn sử dụng của sản phẩm.

>> Tham khảo: Các mô hình quản lý hàng tồn kho tiêu biểu hiện nay

Cách bảo quản và lưu trữ hàng tồn kho

Để hàng hóa có thể giữ nguyên chất lượng bên trong, bao bì bên ngoài cũng như những tính chất của chúng cần có quy trình bảo quản hàng hóa thật chuẩn. Bao gồm:

• Kiểm tra số hàng trong kho

Kiểm tra số hàng trong kho là một trong những khâu quan trọng để chúng ta có cách bảo quản hàng hóa tốt nhất. Khi kiểm tra số hàng trong kho, bạn nên kiểm tra số lượng hàng hóa còn tồn lại xem có sản phẩm hết hạn hay chưa, hiện tại có những mặt hàng nào ví dụ lương thực, thực phẩm hay hàng gia dụng…..được sắp xếp như thế nào, có chồng lấn với nhau không, nếu có thì bạn có cách khắc phục sớm để tránh các thiệt hại đáng tiếc.

• Phân loại hàng hóa còn lại trong kho

Phân loại hàng hóa nghĩa là bạn sẽ phân ra số lượng, tính chất, mức độ hàng hóa. Khi các loại hàng hóa được phân chia rõ ràng thì năng suất làm việc của nhân viên sẽ cao hơn. Kiểm hàng trong kho hàng hóa phải được phân loại theo mẫu mã, kích thước sản phẩm và xếp ngay ngắn thì người kiểm kho sau sẽ làm việc dễ dàng hơn.

Phân loại hàng hóa

• Kiểm tra lại tất cả số lượng hàng hóa tồn kho

Để dễ dàng kiểm soát được số lượng hàng tồn kho, bạn nên sử dụng các phần mềm chuyên dụng để kiểm soát được số lượng hàng tồn trong kho dễ dàng hơn. Bạn thống kê các hàng hóa cũng như mã hàng vào một file để dễ kiểm tra sau này.

• Kiểm tra môi trường, vệ sinh trong kho

Môi trường trong kho ảnh hưởng rất lớn đến hàng hóa. Hàng hóa giữ được lâu và đảm bảo đúng chất lượng ban đầu hay không là một phần nhờ môi trường thông thoáng và sạch sẽ, phù hợp với mỗi loại hàng hóa.

Vì vậy phải thường xuyên kiểm tra kho, cho nhân viên thường xuyên dọn dẹp kho, từ các bề mặt ở ngoài tới các khu vực khuất trong kho có bị ẩm, ngấm nước hay không.

• Sử dụng giá kệ lưu trữ hàng hóa trong kho

Đa số các doanh nghiệp, công ty hiện nay đều trang bị cho nhà kho, phân xưởng của mình một hệ thống giá kệ kho hàng để lưu trữ hàng hoá. Nhân viên sẽ kiểm hàng và phân loại các mặt hàng khác nhau thành từng loại và sắp xếp hàng hóa lên kệ. Giá kệ giúp hàng hóa trong kho tránh để sát mặt đất, từ đó hạn chế ẩm thấp, hư hỏng với khí hậu nóng ẩm của Việt Nam.

Ngoài ra, khi sử dụng giá kệ mọi hàng hóa được kiểm kho và lưu kho một cách chuyên nghiệp, dễ dàng hơn trong quá trình vận chuyển, xuất nhập hàng ra khỏi kho mà không tốn nhiều thời gian cho doanh nghiệp, công sức của thủ kho và công nhân.

Tổng kết: Bài viết đã làm rõ các vấn đề về hàng tồn kho là gì, hàng tồn kho bao gồm những gì? Tầm quan trọng, đồng thời đưa ra một số cách giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn có thêm kiến thức để quản lý hàng tồn kho hiệu quả.