Quy trình giao nhận hàng tại kho đầy đủ, chuyên nghiệp

Dịch vụ vận chuyển là một trong những ngành mũi nhọn phát triển song song với nền kinh tế thị trường hội nhập. Không những thu hút được sự quan tâm của nhiều người, dịch vụ này còn được mọi người tin chọn làm trung gian giao nhận hàng hóa cho mình. Nắm được quy trình giao nhận hàng hóa tại kho sẽ giúp cho các nhà xe và tài xế chuẩn bị thật tốt để tránh xảy ra những sai sót khi bốc hàng. Và để có thể hiểu rõ hơn về đặc thù của dịch vụ vận chuyển này, hãy cùng Kệ công nghiệp VNT tìm hiểu về quy trình giao nhận hàng hóa tại kho cơ bản thông qua bài viết dưới đây.

Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình giao nhận hàng hóa tại kho?

Sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, kéo theo các yêu cầu của khách hàng về chất lượng dịch vụ giao nhận sản phẩm tăng cao. Đặc biệt là với những ngành dịch vụ có tính chất đặc thù như vận chuyển hàng hóa thì việc làm hài lòng khách hàng là yếu tố then chốt quyết định tới sự thành công của dịch vụ.

Giao nhận hàng hóa tại kho

Quy trình giao nhận hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng. Nó được ra đời nhằm chuyên nghiệp hóa cho doanh nghiệp từ khâu tiếp nhận tới khâu bàn giao, tối ưu thời gian vận chuyển, xử lý, từng bước, hướng tới mục tiêu khoa học trong vận hành. Nhờ có quy trình này mà doanh nghiệp có thể:

• Đảm bảo cho hàng hóa được giao đúng thời điểm và địa điểm, tránh tổn thất mất hàng, ảnh hưởng tới uy tín của doanh nghiệp.
• Bảo vệ hàng hóa khỏi rủi ro hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển.
• Giúp doanh nghiệp theo dõi tồn kho chính xác, giảm chi phí lưu trữ hàng hóa.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường.

Những đối tượng có liên quan trong quy trình nhận hàng hóa tại kho

Có ba đối tượng chính liên quan tới quy trình giao nhận hàng hóa, trong đó bao gồm:

– Đơn vị sở hữu hàng hóa: đây chính là cá nhân/tổ chức sở hữu hàng hóa, sử dụng dịch vụ kho cũng như dịch vụ vận chuyển của các đối tác thứ 3. Chủ thể này cần chịu trách nhiệm về hàng hóa của mình, tính hợp pháp khi lưu hàng, sản xuất – kinh doanh.

– Đơn vị giao nhận hàng hóa: đây là đối tác thực hiện vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu (cho đơn vị sở hữu hàng hóa). Chủ thể này cần đảm bảo an toàn cho hàng hóa từ lúc được tiếp nhận cho tới khi bàn giao hoàn chỉnh tới địa chỉ nhận cuối cùng.

– Đơn vị quản lý kho: đây là đối tác thực hiện việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa. Chủ thể này sẽ chịu trách nhiệm về sự an toàn, chất lượng hàng hóa được lưu trữ trong khoảng thời gian hàng hóa được đơn vị sở hữu hàng hóa thuê.

Việc nắm rõ trách nhiệm giữa các bên sẽ giúp ích rất nhiều khi xác định công việc của mỗi bên khi thực hiện giao nhận hàng hóa tại kho. Trong nhiều trường hợp một đơn vị có thể đóng nhiều vai trò khác nhau.

Quy trình tiêu chuẩn trong giao nhận hàng hóa tại kho 

Bước 1: Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu

Khi khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa tới một địa điểm nào đó có thể liên hệ với đơn vị vận chuyển. Nhân viên tư vấn sau khi hướng dẫn khách hàng lựa chọn dịch vụ vận chuyển sẽ cử người xuống tận nơi kiểm tra, hoặc xác minh qua điện thoại về trọng lượng, kích thước, số lượng hàng hóa, cung đường mà khách hàng cần vận chuyển đến.

Bước 2: Nhận hàng tại địa điểm

Ở bước này, đơn vị vận chuyển sẽ tới địa điểm tập kết hàng hóa để tiếp nhận hàng. Người vận chuyển sau khi kiểm tra lại về tình trạng hàng hóa nhận sẽ thực hiện kĩ biên bản bàn giao với khách hàng và tiếp tục vận chuyển hàng hóa tới kho lưu trữ.

Nhận hàng tại nơi tập kết

Bước 3: Vận chuyển hàng hóa về kho lưu trữ

Đơn vị kho vận sau khi tiếp nhận hàng hóa sẽ tiến hành kiểm tra tổng quát về tình trạng hàng hóa được đơn vị vận chuyển giao tới. Nếu có các vấn đề phát sinh, đơn vị kho vận và vận chuyển sẽ xác nhận bằng văn bản tại thời điểm tiếp nhận. Nếu hàng hóa đã đảm bảo, đơn vị kho vận sẽ tiếp nhận, ký bàn giao và đưa hàng hóa lưu trữ trong kho.

Bước 4: Sắp xếp và lưu trữ hàng hóa

Hàng hóa trong kho sẽ được sắp xếp và lưu trữ theo quy trình khoa học trên giá kệ kho hàng. Đơn vị kho vận sẽ chịu trách nhiệm về an toàn cho hàng hóa trong suốt thời gian được bảo quản tại đây.

Việc sắp xếp, tổ chức hàng hóa trong kho không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, lấy hàng và kiểm kê khi cần. Tham khảo ngay: 10 Cách sắp xếp hàng hóa trong kho đúng và tối ưu lưu trữ nhất giúp tối ưu không gian lưu trữ đáng kể cho doanh nghiệp.

Bước 5: Bàn giao và xuất hàng

Đơn vị kho vận sau khi nhận yêu cầu của đơn vị/chủ sở hữu hàng hóa về việc xuất hàng và bàn giao cho đơn vị vận chuyển.

Tại bước này đơn vị vận chuyển sẽ kiểm tra lại một lần nữa về tình trạng hàng hóa sẽ bàn giao, nếu phát sinh vấn đề nào sẽ thực hiện xử lý ngay tại thời điểm kiểm tra. Đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành nhận bàn bàn giao và vận chuyển hàng tới địa chỉ nhận được chỉ định.

Bước 6: Giao hàng tại địa điểm nhận theo yêu cầu

Đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành vận chuyển hàng hóa tới địa điểm nhận mà đơn vị sở hữu hàng hóa yêu cầu.

Tại đây, bên nhận hàng sẽ kiểm tra hàng và ký biên bản bàn giao xác nhận giao hàng thành công

Bước 7: Hoàn tất công việc

Các đơn vị kho/vận chuyển tiến hành tất toàn và hoàn thiện các giấy tờ, thanh toán kèm theo.

Lưu trữ hàng hóa trong kho an toàn với hệ thống giá kệ

Kệ để hàng là một trong những bộ phận thiết yếu trong kho chứa hàng. Lựa chọn giá kệ phù hợp với kích thước kho hàng cũng như tải trọng của từng mặt hàng cụ thể giúp cho việc di chuyển, vận chuyển hàng hóa trở nên mượt mà, nhanh chóng hơn, từ đó gia tăng hiệu quả lưu trữ.

Hàng hóa được lưu trữ an toàn trên giá kệ

Với kho hàng và số lượng hàng lớn, cần dùng những loại kệ để hàng nặng có trọng tải lớn và sức chứa lớn với nhiều mặt hàng đa dạng. Những loại kệ thường được sử dụng phổ biến là: kệ Selective, kệ Double Deep, kệ Drive In.

Những loại kệ này thường được dùng vì khả năng chứa hàng hóa lớn, giảm tối đa diện tích cho kho, đảm bảo cho việc các trang thiết bị phòng cháy chữa cháy. Hàng hóa được đảm bảo an toàn thoáng mát giải quyết tình trạng thiếu hụt diện tích chứa hàng, giúp kho hàng trở nên sạch đẹp và được sắp xếp một cách khoa học.

Tóm lại, quy trình giao nhận hàng hóa là một khâu quan trọng trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của doanh nghiệp. Việc xây dựng và thực hiện một quy trình giao nhận hiệu quả là điều cần thiết để đảm bảo hàng hóa được giao đến tay khách hàng một cách nhanh chóng, an toàn và chính xác.